Jedes ERP-Einführungsprojekt beginnt mit derselben Euphorie. Die Entscheidung ist gefallen. Die Lizenzen sind bestellt. Im Team wurde bereits eine Demo angesehen, und der geplante Go-live-Termin steht längst im Kalender.  Doch was passiert eigentlich zwischen diesem Moment und dem Tag, an dem Ihr Unternehmen SAP Business One Cloud zum ersten Mal produktiv nutzt? Genau darüber wird erstaunlich selten gesprochen.  Dieser Leitfaden schließt diese Lücke.  Der nachfolgende 8-Wochen-Implementierungsplan zeigt, wie Ingold Solutions eine typische Einführung von SAP Business One Cloud bei kleinen und mittelständischen Unternehmen umsetzt. Dabei handelt es sich nicht um ein theoretisches Beratungsmodell, sondern um den bewährten Ablauf aus der Praxis – mit klar definierten Projektphasen, einer strukturierten Vorgehensweise und realistischen Zeitplänen. Natürlich ist jedes Unternehmen unterschiedlich.  Ein überschaubares Projekt mit sauberen Stammdaten und wenigen Geschäftsprozessen kann bereits innerhalb von vier bis sechs Wochen produktiv gehen. Komplexere Einführungen – beispielsweise mit mehreren Lagerstandorten, Produktionsmodulen, umfangreichen Datenmigrationen oder der Anbindung externer Systeme – benötigen häufig zehn bis sechzehn Wochen. Für die meisten mittelständischen Unternehmen, die SAP Business One Cloud erstmals einführen, ist jedoch ein Zeitraum von acht Wochen ein realistischer und gut planbarer Rahmen. 

Projektüberblick 

Woche	Projektphase	Inhalte
Woche 1	Discovery Workshop	Projektumfang definieren, Geschäftsprozesse analysieren, Projektplan erstellen, Benutzer und Lizenzen festlegen
Woche 2	Prozessanalyse	Konfigurationskonzept, Kontenplan, Berechtigungskonzept und Beleglayouts erstellen
Woche 3	Systemeinrichtung	Produktivsystem aufsetzen, Module konfigurieren sowie DATEV-, ELSTER- und Compliance-Einstellungen vornehmen
Woche 4	Datenmigration	Stammdaten, Preislisten und Eröffnungsbestände importieren und validieren
Woche 5	Anwenderschulung	Rollenbasierte Schulungen mit realen Unternehmensdaten in einer Testumgebung
Woche 6	Tests	End-to-End-Prozesse, Integrationen und User Acceptance Tests durchführen
Woche 7	Go-live-Vorbereitung	Finale Datenmigration, Benutzerfreigaben, Go-live-Checkliste und Produktivsetzung vorbereiten
Woche 8	Go-live	Produktiver Betrieb, Hypercare-Support und Umstellung des Altsystems in den Lesemodus

Quelle: Implementierungsmethodik von Ingold Solutions auf Basis des SAP Accelerated Implementation Program (AIP). Paketpreise gemäß den veröffentlichten Preisen von Ingold Solutions (Stand: April 2026).  

Woche 1: Discovery Workshop 

Die erste Woche einer SAP Business One Cloud Implementierung beginnt nicht mit der Einrichtung der Software. Sie beginnt mit dem Zuhören.  Ein professioneller Discovery Workshop verfolgt vor allem ein Ziel: Er schafft Klarheit darüber, was ein Unternehmen tatsächlich benötigt – und nicht nur, was zunächst vermutet wird. Denn häufig unterscheiden sich Wunsch und tatsächlicher Bedarf erheblich.  Ein Geschäftsführer sagt beispielsweise:  „Wir brauchen eine Lagerverwaltung."  In der Praxis kann das völlig unterschiedliche Anforderungen bedeuten.  Vielleicht geht es lediglich um Bestandsführung und Mindestbestände.  Vielleicht werden jedoch zusätzlich benötigt: 

• Chargenverwaltung  

• Seriennummernverfolgung  

• mehrere Lagerorte  

• Lagerplatzverwaltung  

• mehrstufige Einkaufsfreigaben  

Wird diese Differenz bereits in der ersten Projektwoche erkannt, entstehen weder Mehrkosten noch Verzögerungen.  Erfolgt diese Erkenntnis erst kurz vor dem Go-live, verschiebt sich häufig der gesamte Projektplan.  

Inhalte des Discovery Workshops bei Ingold Solutions 

Während der ersten Projektwoche werden gemeinsam mit dem Kunden folgende Themen erarbeitet: 

Dokumentation der bestehenden Geschäftsprozesse 

Gemeinsam wird analysiert, 

• wie Verkaufsprozesse heute ablaufen,  

• wie Bestellungen bearbeitet werden,  

• wie Einkaufsprozesse funktionieren,  

• und wie Finanzbuchhaltung sowie Lagerverwaltung aktuell organisiert sind.  

Dabei wird bewusst nicht der Soll-Prozess betrachtet, sondern die tatsächliche Arbeitsweise im Unternehmen. 

Analyse der bestehenden Systemlandschaft 

Anschließend wird untersucht, 

• welche Software aktuell eingesetzt wird,  

• wo sich welche Daten befinden,  

• welche Systeme weiterhin genutzt werden sollen  

• und in welchen Formaten die vorhandenen Daten vorliegen.  

Diese Informationen bilden später die Grundlage für eine erfolgreiche Datenmigration. 

Projektorganisation und Go-live-Planung 

Ebenso wichtig ist die organisatorische Vorbereitung.  Hier werden unter anderem festgelegt: 

• der geplante Go-live-Termin,  

• die Projektverantwortlichen auf Kundenseite,  

• Entscheidungsbefugnisse,  

• sowie die zeitliche Verfügbarkeit aller Projektbeteiligten.  

Klare Verantwortlichkeiten sorgen dafür, dass Entscheidungen schnell getroffen werden können und das Projekt planmäßig voranschreitet. 

Definition des Projektumfangs 

Gemeinsam wird festgelegt, 

• welche SAP Business One Module Bestandteil des ersten Go-live sind,  

• welche Prozesse später umgesetzt werden,  

• und welche Anforderungen bewusst in eine spätere Projektphase verschoben werden.  

Dieses sogenannte Phase-2-Konzept verhindert unnötige Komplexität während der Ersteinführung. 

Benutzer und Lizenzplanung 

Zum Abschluss der ersten Woche erfolgt die Planung aller SAP-Benutzer.  Dabei wird festgelegt, 

• welche Mitarbeiter eine Professional User Lizenz benötigen,

• welche mit einer Limited User Lizenz arbeiten,

• und welche Lizenzvariante für die jeweilige Rolle optimal geeignet ist.

Das Ergebnis der ersten Woche 

Am Ende des Discovery Workshops stehen zwei zentrale Projektdokumente: 

• ein verbindlich abgestimmter Projektumfang,  

• sowie ein detaillierter Projektplan mit klar definierten Meilensteinen für jede einzelne Woche.  

Erst wenn beide Seiten diese Unterlagen freigegeben haben, beginnt die nächste Projektphase.  Dieser Schritt mag auf den ersten Blick bürokratisch wirken.  Tatsächlich gehört er jedoch zu den wichtigsten Erfolgsfaktoren einer SAP Business One Cloud Implementierung und verhindert spätere Zusatzkosten, Missverständnisse und Terminverschiebungen.  

Woche 2: Prozessanalyse 

Nachdem der Projektumfang definiert wurde, beginnt die eigentliche Detailarbeit.  In der zweiten Woche werden sämtliche Geschäftsprozesse so analysiert, dass sie optimal in SAP Business One Cloud abgebildet werden können. Dabei geht es nicht darum, bestehende Abläufe unverändert zu übernehmen.  Vielmehr prüfen die Berater von Ingold Solutions, wie sich die Prozesse möglichst effizient mit den Standardfunktionen von SAP Business One umsetzen lassen. SAP verfügt über klar definierte Prozessmodelle – beispielsweise für: 

• Procure-to-Pay (Einkauf bis Zahlung),  

• Order-to-Cash (Auftrag bis Zahlungseingang),  

• Monats- und Jahresabschlüsse,  

• Finanzbuchhaltung,  

• Lagerverwaltung und Logistik.  

Diese Standardprozesse werden mit den bestehenden Unternehmensabläufen verglichen.  Dabei wird festgelegt, 

• welche Prozesse ohne Anpassung übernommen werden können,  

• welche Konfigurationen erforderlich sind,  

• und an welchen Stellen individuelle Erweiterungen wie Benutzerfelder, Freigabeworkflows oder spezielle Beleglayouts notwendig werden. 

Woche 2: Prozessanalyse 

Während der zweiten Woche entstehen außerdem zahlreiche Grundlagen, die später das tägliche Arbeiten mit SAP Business One Cloud bestimmen. 

Kontenplan und Finanzstruktur 

Gemeinsam mit der Finanzabteilung wird überprüft, 

• ob der bestehende Kontenplan übernommen werden kann,  

• welche Kostenstellen benötigt werden,  

• wie Profitcenter aufgebaut werden,  

• und wie Auswertungen künftig erfolgen sollen.  

Unternehmen mit mehreren Niederlassungen oder Geschäftsbereichen erhalten bereits in dieser Phase eine Struktur, die später detaillierte Analysen ermöglicht. 

Berechtigungskonzept 

Nicht jeder Mitarbeiter benötigt Zugriff auf sämtliche Unternehmensdaten.  Deshalb wird frühzeitig definiert, 

• welche Benutzer Verkaufsdaten sehen dürfen,  

• wer Einkaufspreise bearbeiten kann,  

• welche Mitarbeiter Zugriff auf Finanzinformationen erhalten,  

• und welche Freigaben für kritische Geschäftsprozesse erforderlich sind.  

Ein sauber aufgebautes Rollen- und Berechtigungskonzept erhöht nicht nur die Datensicherheit, sondern vereinfacht auch den späteren Arbeitsalltag. 

Beleglayouts und Formulare 

Bereits vor dem Go-live werden unter anderem gestaltet: 

• Angebote  

• Auftragsbestätigungen  

• Lieferscheine  

• Rechnungen  

• Gutschriften  

Dabei werden Unternehmenslogo, Farben, Pflichtangaben sowie gesetzliche Anforderungen berücksichtigt.  Unternehmen müssen ihre Geschäftsdokumente nach dem Go-live also nicht mehr manuell anpassen. 

Freigabeprozesse 

Viele Unternehmen arbeiten mit Genehmigungsworkflows.  Beispielsweise sollen: 

• Bestellungen ab einem bestimmten Betrag freigegeben werden,  

• Preisnachlässe genehmigt werden,  

• oder Lieferantenrechnungen vor der Buchung geprüft werden.  

Diese Regeln werden bereits während der Prozessanalyse definiert und anschließend im System eingerichtet. 

Das Ergebnis der zweiten Woche 

Am Ende der zweiten Woche liegt ein vollständiges Fachkonzept vor.  Dieses beschreibt detailliert, 

• wie SAP Business One Cloud konfiguriert wird,  

• welche Prozesse im Standard laufen,  

• welche individuellen Anpassungen erforderlich sind,  

• und wie Benutzer später mit dem System arbeiten.  

Erst danach beginnt die eigentliche technische Einrichtung des Systems.  

Woche 3: Systemeinrichtung 

Jetzt wird aus Planung Realität.  In der dritten Woche wird die SAP Business One Cloud Umgebung eingerichtet und entsprechend der zuvor definierten Anforderungen konfiguriert.  Das bedeutet jedoch weit mehr als lediglich eine Software zu installieren.  Alle Unternehmensprozesse werden nun Schritt für Schritt im System abgebildet. 

Einrichtung der Systemlandschaft 

Zu Beginn wird die Cloud-Umgebung bereitgestellt.  Dazu gehören unter anderem: 

• Einrichtung der SAP HANA-Datenbank  

• Konfiguration der Benutzer  

• Lizenzaktivierung  

• Einrichtung der Mandanten  

• Sicherheits- und Backup-Konfiguration  

Je nach Projekt erfolgt die Bereitstellung in einer dedizierten oder einer Multi-Tenant-Cloud-Umgebung. 

Konfiguration der Module 

Anschließend werden die vereinbarten SAP Business One Module eingerichtet.  Dazu zählen beispielsweise: 

Finanzbuchhaltung 

• Kontenplan  

• Steuerkennzeichen  

• Zahlungsbedingungen  

• Kostenstellen  

• Profitcenter  

Einkauf 

• Lieferantenstammdaten  

• Einkaufsbelege  

• Genehmigungsworkflows  

• Preislisten  

Vertrieb 

• Kundenstammdaten  

• Angebote  

• Aufträge  

• Lieferscheine  

• Rechnungen  

• Preislisten  

Lagerverwaltung 

• Lagerorte  

• Artikelgruppen  

• Lagerbewegungen  

• Mindestbestände  

• Umlagerungen  

Produktion (falls Bestandteil des Projekts) 

• Stücklisten  

• Arbeitspläne  

• Produktionsaufträge  

• Materialverbrauch  

Einrichtung gesetzlicher Anforderungen 

Gerade für deutsche Unternehmen spielt die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben eine wichtige Rolle.  Bereits während der Systemeinrichtung werden unter anderem vorbereitet: 

• DATEV-Schnittstelle  

• ELSTER-relevante Einstellungen  

• Umsatzsteuerkennzeichen  

• Buchungslogiken  

• Nummernkreise  

• gesetzeskonforme Belegnummerierung  

Dadurch ist sichergestellt, dass spätere Finanzprozesse den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. 

Einrichtung von Integrationen 

Nutzt das Unternehmen weitere Systeme, werden diese ebenfalls vorbereitet.  Typische Integrationen sind: 

• Shopify  

• Magento  

• WooCommerce  

• Microsoft 365  

• Versanddienstleister (DHL, UPS, DPD, FedEx)  

• Zahlungsanbieter  

• Dokumentenmanagementsysteme  

Dabei werden zunächst die technischen Schnittstellen eingerichtet und getestet.  Die eigentliche Prozessvalidierung erfolgt später während der Testphase. 

Individuelle Anpassungen 

Falls individuelle Erweiterungen vereinbart wurden, werden diese nun umgesetzt.  Beispiele: 

• Benutzerdefinierte Felder  

• Eigene Masken  

• Zusätzliche Reports  

• Dashboards  

• Genehmigungsworkflows  

• Individuelle Drucklayouts  

Dabei achtet Ingold Solutions darauf, möglichst nahe am SAP-Standard zu bleiben, um zukünftige Updates einfach durchführen zu können. 

Das Ergebnis der dritten Woche 

Am Ende dieser Phase steht eine vollständig konfigurierte SAP Business One Cloud Umgebung bereit.  Alle Module sind eingerichtet, Benutzer angelegt und die grundlegenden Geschäftsprozesse können erstmals im System durchgespielt werden.  Die technische Basis für die Datenmigration ist damit geschaffen. 

Fortsetzung – Woche 4: Datenmigration 

Die vierte Woche entscheidet häufig darüber, ob der Go-live reibungslos verläuft oder später unnötige Probleme verursacht.  Denn selbst das beste ERP-System liefert nur dann verlässliche Ergebnisse, wenn die Daten, mit denen es arbeitet, korrekt und vollständig sind.  Genau darum geht es in dieser Projektphase.  Bei der Datenmigration werden sämtliche relevanten Informationen aus dem bisherigen System – beispielsweise aus einer alten ERP-Lösung, einer Buchhaltungssoftware oder Excel-Dateien – in SAP Business One Cloud übernommen.

Welche Daten werden übernommen? 

Je nach gewähltem Implementierungspaket werden unterschiedliche Daten migriert.  Im Professional-Paket übernimmt Ingold Solutions unter anderem: 

Geschäftspartner 

Alle Kunden- und Lieferantenstammdaten werden importiert, darunter: 

• Firmennamen  

• Ansprechpartner  

• Adressen  

• Telefonnummern  

• E-Mail-Adressen  

• Zahlungsbedingungen  

• Kreditlimits  

• Debitoren- und Kreditorenkonten  

Artikelstammdaten 

Ebenso werden sämtliche Produktinformationen übernommen: 

• Artikelnummern  

• Produktbezeichnungen  

• Artikelgruppen  

• Lagerorte  

• Mengeneinheiten  

• Einkaufspreise  

• Verkaufspreise  

• Bewertungsverfahren  

Dadurch stehen alle Produkte unmittelbar nach dem Go-live zur Verfügung. 

Preislisten 

Unternehmen mit individuellen Kundenpreisen profitieren besonders von diesem Schritt.  Übernommen werden beispielsweise: 

• kundenspezifische Preislisten  

• Staffelpreise  

• Sonderkonditionen  

• Fremdwährungen  

• Rabattstrukturen  

Eröffnungsbestände 

Damit das Unternehmen nach dem Go-live nahtlos weiterarbeiten kann, werden außerdem übernommen: 

• offene Kundenforderungen  

• offene Lieferantenrechnungen  

• Bankbestände  

• Kassenbestände  

• Sachkontensalden  

• Lagerbestände zum Stichtag  

So startet SAP Business One Cloud mit denselben Zahlen, die auch im bisherigen System vorhanden waren.  

Datenqualität entscheidet über den Projekterfolg 

Die eigentliche Migration dauert meist nur wenige Stunden.  Die Vorbereitung dagegen oft mehrere Tage.  Unternehmen, die bereits zu Projektbeginn 

• Dubletten entfernen,  

• Artikelnummern vereinheitlichen,  

• Lieferanten bereinigen  

• und Lagerbestände abstimmen,  

haben in dieser Phase einen erheblichen Vorteil.  Denn SAP übernimmt Daten exakt so, wie sie angeliefert werden.  Fehlerhafte Stammdaten werden durch die Migration nicht automatisch korrigiert.  Aus diesem Grund stellt Ingold Solutions standardisierte Importvorlagen sowie detaillierte Mapping-Dokumente bereit.  Jedes Datenfeld des Altsystems wird dabei einem entsprechenden Feld in SAP Business One zugeordnet.  So lassen sich Fehler bereits vor dem eigentlichen Import erkennen und vermeiden.  

Das Ergebnis der vierten Woche 

Am Ende der Datenmigration verfügt das Unternehmen über eine vollständig eingerichtete Testumgebung mit realen Unternehmensdaten.  Ab diesem Zeitpunkt können Mitarbeiter sämtliche Geschäftsprozesse unter realistischen Bedingungen testen. 

Woche 5: Anwenderschulung 

Eine erfolgreiche ERP-Einführung hängt nicht allein von der Software ab.  Sie hängt vor allem von den Menschen ab, die täglich mit ihr arbeiten.  Deshalb steht in Woche fünf nicht die Technik im Mittelpunkt, sondern die Anwender.  Im Gegensatz zu klassischen Software-Demonstrationen arbeitet das Team nun mit den eigenen Unternehmensdaten in einer realitätsnahen Testumgebung.  Die Mitarbeiter lernen genau die Prozesse kennen, die sie später täglich ausführen werden.  

Praxis statt Theorie 

Während der Schulung werden keine künstlichen Beispiele verwendet.  Die Teilnehmer arbeiten mit ihren eigenen: 

• Kunden  

• Artikeln  

• Lieferanten  

• Preislisten  

• Lagerbeständen  

• Belegen  

Dadurch entsteht bereits vor dem Go-live Sicherheit im Umgang mit dem neuen System.  Fehler dürfen jetzt gemacht werden – denn sie entstehen in einer Testumgebung und nicht im laufenden Geschäftsbetrieb. 

Schulungen nach Aufgabenbereichen 

Jede Abteilung erhält eine auf ihre täglichen Aufgaben zugeschnittene Schulung. 

Finanzbuchhaltung 

Das Finanzteam lernt unter anderem: 

• Eingangsrechnungen buchen  

• Ausgangsrechnungen verwalten  

• Bankabstimmungen durchführen  

• Offene Posten überwachen  

• Finanzberichte erstellen  

• Monatsabschlüsse vorbereiten  

Vertrieb 

Die Vertriebsmitarbeiter arbeiten mit: 

• Angeboten  

• Verkaufsaufträgen  

• Kundenstammdaten  

• CRM-Aktivitäten  

• Preislisten  

• Lieferinformationen  

Lager und Logistik 

Das Lagerpersonal übt: 

• Wareneingänge buchen  

• Warenausgänge erfassen  

• Umlagerungen durchführen  

• Kommissionierungen bearbeiten  

• Inventuren vorbereiten  

Management 

Geschäftsführung und Abteilungsleiter konzentrieren sich auf: 

• Dashboards  

• KPIs  

• Managementberichte  

• Drill-Down-Analysen  

• Auswertungen in Echtzeit  

Dadurch kann das Management bereits vor dem Go-live nachvollziehen, welche Kennzahlen künftig jederzeit verfügbar sein werden.  

Umfang der Schulungen 

Der Schulungsumfang richtet sich nach dem gewählten Implementierungspaket.  Während kleinere Pakete eine kompakte Einführung beinhalten, umfasst das Professional-Paket mehrere Stunden individueller Beratung direkt am eingerichteten Kundensystem.  Zusätzlich erhalten alle Anwender Zugriff auf: 

• SAP Learning Hub  

• SAP Practical Handbook  

• rollenbezogene Kurzanleitungen  

• Dokumentationen der wichtigsten Geschäftsprozesse  

Dadurch steht den Mitarbeitern auch nach der Schulung jederzeit eine umfassende Wissensbasis zur Verfügung. 

Das Ergebnis der fünften Woche 

Am Ende dieser Projektphase kennen die Mitarbeiter ihre täglichen Arbeitsabläufe in SAP Business One Cloud.  Unsicherheiten wurden bereits vor dem Go-live beseitigt und sämtliche Fachbereiche sind optimal auf den Produktivstart vorbereitet. 

Fortsetzung – Woche 6: Testphase 

Bevor SAP Business One Cloud produktiv eingesetzt wird, muss sichergestellt sein, dass sämtliche Geschäftsprozesse unter realen Bedingungen einwandfrei funktionieren.  Genau darum geht es in Woche 6.  Jetzt zeigt sich, ob die Konfiguration den Anforderungen des Unternehmens tatsächlich entspricht oder ob noch Anpassungen erforderlich sind.  Bei Ingold Solutions besteht diese Phase aus drei zentralen Testbereichen. Pasted text.txt 

End-to-End-Prozesstests 

Im ersten Schritt werden vollständige Geschäftsprozesse vom Anfang bis zum Ende durchgespielt.  Dazu gehören beispielsweise: 

Order-to-Cash 

Der komplette Vertriebsprozess wird simuliert: 

• Angebot erstellen  

• Kundenauftrag anlegen  

• Lieferung erzeugen  

• Rechnung erstellen  

• Zahlung verbuchen  

Jeder einzelne Schritt wird von den Mitarbeitern durchgeführt, die diese Prozesse später auch im täglichen Betrieb bearbeiten. 

Procure-to-Pay 

Ebenso wird der gesamte Einkaufsprozess getestet: 

• Bestellanforderung  

• Bestellung beim Lieferanten  

• Wareneingang  

• Eingangsrechnung  

• Zahlung an den Lieferanten  

Dadurch wird sichergestellt, dass sämtliche Prozessketten vollständig und fehlerfrei funktionieren. 

Integrationstests 

Nutzen Unternehmen zusätzliche Systeme, werden nun sämtliche Schnittstellen überprüft.  Dazu zählen beispielsweise: 

• Shopify  

• Magento  

• WooCommerce  

• Multi Banking Connector  

• Lagerverwaltungssysteme  

• Versandsoftware  

• E-Rechnungslösungen  

Jetzt wird geprüft, 

• ob Webshop-Bestellungen automatisch in SAP Business One erscheinen,  

• ob Lagerbestände korrekt synchronisiert werden,  

• ob Zahlungsinformationen übertragen werden,  

• und ob alle externen Systeme zuverlässig miteinander kommunizieren.  

Fehler in dieser Phase lassen sich deutlich einfacher beheben als nach dem Go-live. 

User Acceptance Test (UAT) 

Der wichtigste Teil der Testphase ist die Abnahme durch den Kunden.  Die sogenannten Key User prüfen, ob sämtliche Prozesse exakt den Anforderungen entsprechen, die im Projektkonzept definiert wurden.  Dabei bestätigen sie unter anderem: 

• Geschäftsprozesse funktionieren wie vereinbart.  

• Alle benötigten Funktionen stehen zur Verfügung.  

• Belege und Formulare entsprechen den Anforderungen.  

• Berechtigungen wurden korrekt eingerichtet.  

• Berichte liefern die gewünschten Informationen.  

Sollten Abweichungen festgestellt werden, werden diese dokumentiert, priorisiert und vor dem Go-live behoben.  Erst nach der offiziellen Freigabe durch den Kunden beginnt die Vorbereitung des Produktivstarts. Pasted text.txt 

Das Ergebnis der sechsten Woche 

Am Ende der Testphase steht fest: 

• Die Geschäftsprozesse funktionieren.  

• Die Schnittstellen arbeiten zuverlässig.  

• Die Anwender können mit dem System umgehen.  

• Das Unternehmen ist bereit für den Produktivbetrieb.  

Woche 7: Vorbereitung des Go-live 

Jetzt beginnt die letzte Phase vor der Produktivsetzung.  In Woche 7 werden keine neuen Funktionen mehr entwickelt und keine größeren Änderungen an der Systemkonfiguration vorgenommen.  Stattdessen konzentriert sich das Projektteam darauf, den Wechsel vom bisherigen System auf SAP Business One Cloud sorgfältig vorzubereiten. 

Festlegung des Go-live-Termins 

Der Go-live-Termin wird jetzt endgültig bestätigt.  Ab diesem Zeitpunkt gilt er als verbindlich.  Alle Projektbeteiligten richten ihre Planung darauf aus.  Ein späteres Verschieben des Termins würde zusätzliche Kosten verursachen und zahlreiche Folgeprozesse beeinflussen. 

Letzte Datenmigration 

Kurz vor dem Produktivstart erfolgt die finale Übernahme aller Unternehmensdaten.  Dazu gehören insbesondere: 

• aktuelle Kunden- und Lieferantenstammdaten  

• Artikelstammdaten  

• Lagerbestände  

• offene Rechnungen  

• Bankbestände  

• Kontensalden  

Damit startet SAP Business One Cloud mit exakt denselben Daten wie das bisherige System zum festgelegten Stichtag. 

Aktivierung der Benutzer 

Jetzt werden sämtliche Benutzerkonten für den Produktivbetrieb eingerichtet.  Dabei werden überprüft: 

• Benutzerzugänge  

• Lizenzzuordnungen  

• Rollen  

• Berechtigungen  

• Passwortrichtlinien  

Jeder Mitarbeiter erhält Zugriff auf genau die Funktionen, die für seine tägliche Arbeit erforderlich sind. 

Go-live-Checkliste 

Vor der Freigabe wird eine umfassende Abschlussprüfung durchgeführt.  Dabei werden unter anderem kontrolliert: 

• Systemkonfiguration  

• Berechtigungen  

• Integrationen  

• Drucklayouts  

• Kontenplan  

• Steuerkennzeichen  

• Eröffnungsbestände  

• Benutzerzugänge  

• Sicherungskonzepte  

Erst wenn sämtliche Prüfpunkte erfolgreich abgeschlossen sind, wird der Produktivstart freigegeben. 

Hypercare-Planung 

Bereits vor dem Go-live wird die intensive Betreuungsphase vorbereitet.  Für die ersten Wochen nach der Einführung definiert Ingold Solutions: 

• feste Ansprechpartner  

• Reaktionszeiten  

• tägliche Projektabstimmungen  

• Eskalationswege  

Dadurch können eventuelle Fragen oder kleinere Anpassungen unmittelbar nach dem Go-live schnell bearbeitet werden. Pasted text.txt 

Woche 8: Go-live 

Nach mehreren Wochen Vorbereitung ist der entscheidende Moment erreicht.  SAP Business One Cloud übernimmt den produktiven Geschäftsbetrieb.  Für viele Unternehmen verläuft dieser Tag deutlich ruhiger als erwartet.  Warum?  Weil sämtliche Prozesse bereits mehrfach getestet wurden.  Die Mitarbeiter kennen das System.  Die Daten wurden überprüft.  Und alle Beteiligten wissen genau, welche Aufgaben sie übernehmen. 

Die ersten produktiven Geschäftsvorfälle 

Am ersten Tag werden unter anderem: 

• Kundenaufträge erstellt,  

• Bestellungen ausgelöst,  

• Wareneingänge gebucht,  

• Rechnungen erstellt,  

• Zahlungen verarbeitet,  

• sowie erste Managementberichte ausgewertet.  

Alle Geschäftsprozesse laufen jetzt erstmals vollständig im Produktivsystem. 

Unterstützung während der Hypercare-Phase 

Natürlich können im laufenden Betrieb Fragen entstehen.  Deshalb begleitet Ingold Solutions seine Kunden während der ersten zwei bis vier Wochen intensiv.  In dieser sogenannten Hypercare-Phase unterstützt das Projektteam unter anderem bei: 

• Anwenderfragen  

• kleineren Konfigurationsanpassungen  

• Prozessoptimierungen  

• Auswertungen  

• Benutzerverwaltung  

• Schnittstellen  

Probleme werden in der Regel innerhalb kurzer Zeit analysiert und behoben. 

Abschluss des Implementierungsprojekts 

Nach erfolgreichem Go-live wird das bisherige ERP-System in den Lesemodus versetzt.  Es dient ausschließlich noch als Referenz für historische Daten.  Das Unternehmen arbeitet nun vollständig mit SAP Business One Cloud und verfügt über eine moderne ERP-Plattform, die alle zentralen Geschäftsprozesse in einem System vereint. Mit dem erfolgreichen Abschluss der Hypercare-Phase endet das Implementierungsprojekt – und der produktive Betrieb beginnt.  

Häufige Ursachen für Projektverzögerungen – und wie Sie diese vermeiden 

Ein Implementierungsprojekt innerhalb von acht Wochen ist durchaus realistisch.  Es gibt jedoch einige Faktoren, die den Zeitplan verlängern können.  Interessanterweise sind diese Verzögerungen nur selten technischer Natur.  In den meisten Fällen liegen die Ursachen in organisatorischen Themen auf Unternehmensseite – und genau diese lassen sich mit einer guten Vorbereitung vermeiden. Pasted text.txt 

Ursache der Verzögerung	Warum passiert das?	Empfehlung von Ingold Solutions
Unvollständige Daten	Dubletten, fehlerhafte Stammdaten oder nicht abgestimmte Lagerbestände verzögern die Datenmigration.	Beginnen Sie bereits in Woche 1 mit der Datenbereinigung und benennen Sie einen verantwortlichen Ansprechpartner.
Erweiterung des Projektumfangs	Zusätzliche Anforderungen werden erst während der Implementierung eingebracht.	Definieren Sie den Projektumfang frühzeitig. Neue Anforderungen sollten in einer zweiten Projektphase umgesetzt werden.
Nicht verfügbare Entscheidungsträger	Freigaben verzögern sich, weil Verantwortliche im Urlaub oder anderweitig verhindert sind.	Stimmen Sie alle wichtigen Termine bereits während des Discovery Workshops mit den Projektverantwortlichen ab.
Zu späte Integrationstests	Schnittstellen werden erst kurz vor dem Go-live geprüft.	Testen Sie alle Integrationen spätestens in Woche 5.
Flexibler Go-live-Termin	Der Produktivstart wird mehrfach verschoben.	Nach der Freigabe in Woche 7 sollte der Go-live-Termin verbindlich bleiben.

Die Erfahrung aus zahlreichen Projekten zeigt deutlich:  Technische Herausforderungen lassen sich in der Regel schnell lösen.  Organisatorische Probleme dagegen verursachen häufig die größten Verzögerungen.  Deshalb arbeiten erfolgreiche ERP-Projekte immer als gemeinsames Team: 

• Der Implementierungspartner übernimmt die technische Umsetzung.  

• Das Unternehmen sorgt für klare Entscheidungen, vollständige Daten und verfügbare Ansprechpartner. Pasted text.txt  

Welches Implementierungspaket passt zu Ihrem Unternehmen? 

Der oben beschriebene Acht-Wochen-Zeitplan orientiert sich an den Standard- und Plus-Paketen von Ingold Solutions.  Je nach Projektumfang unterscheiden sich die enthaltenen Leistungen. 

Leistungsumfang	Basic	Standard	Plus	Professional
Installation aller Module	✔	✔	✔	✔
Unternehmensdatenbank inkl. Kontenplan (SKR03 / SKR04)	✔	✔	✔	✔
Individuelle Beleglayouts	✔	✔	✔	✔
Einstiegsschulung (1 Stunde + Handbuch + Learning Hub)	✔	✔	✔	✔
Live-Schulungen mit SAP-Berater	—	1 Std.	3 Std.	5 Std.
Banking- und Zahlungsverkehr	—	—	✔	✔
DATEV- und ELSTER-Konfiguration	—	—	✔	✔
Import von Stammdaten	—	—	—	✔
Import der Eröffnungsbestände	—	—	—	✔
Preis (zzgl. Lizenzen & Hosting)	500 €	1.400 €	2.950 €	4.900 €

Alle Pakete beinhalten: 

• Unterstützung beim Go-live  

• Zugang zum SAP Learning Hub  

• Dokumentation  

• Projektbegleitung durch erfahrene SAP-Berater  

Für Unternehmen mit bestehender Buchhaltung, umfangreichen Stammdaten oder gesetzlichen Anforderungen wie DATEV, ELSTER, SEPA oder XRechnung empfiehlt Ingold Solutions in der Regel mindestens das Plus- oder Professional-Paket. Pasted text.txt

Häufig gestellte Fragen 

Wie lange dauert eine SAP Business One Cloud Implementierung? 

Für kleine und mittelständische Unternehmen liegt die Projektdauer in der Regel zwischen sechs und acht Wochen.  Kleinere Projekte mit wenigen Benutzern und ohne Datenmigration können bereits innerhalb von drei bis vier Wochen produktiv gehen.  Komplexere Einführungen mit mehreren Lagerstandorten, Produktionsprozessen oder umfangreichen Schnittstellen benötigen häufig zehn bis sechzehn Wochen. Pasted text.txt 

Was beinhaltet das Basic-Implementierungspaket? 

Das Basic-Paket umfasst unter anderem: 

• Installation aller SAP Business One Module  

• Einrichtung der Unternehmensdatenbank  

• Kontenplan (SKR03 oder SKR04)  

• Nummernkreise  

• Berechtigungskonzept  

• individuelle Beleglayouts  

• Einstiegsschulung  

• SAP Practical Handbook  

• Zugang zum SAP Learning Hub  

Banking-Konfiguration, DATEV-, ELSTER- sowie Datenmigration sind Bestandteil der höheren Implementierungspakete. Pasted text.txt 

Was passiert, wenn sich das Projekt verzögert? 

Verzögerungen entstehen meist durch: 

• unvollständige Daten,  

• zusätzliche Anforderungen,  

• fehlende Projektentscheidungen,  

• oder verspätete Freigaben.  

Ingold Solutions arbeitet deshalb mit: 

• regelmäßigen Projektstatus-Meetings,  

• Change-Request-Prozessen,  

• transparenten Aufgabenlisten  

• und einem strukturierten Eskalationsmanagement.  

Dadurch werden Auswirkungen auf den Go-live frühzeitig erkannt und kommuniziert. Pasted text.txt 

Muss das bisherige ERP-System während der Implementierung abgeschaltet werden? 

Nein.  Während der gesamten Implementierungsphase arbeitet Ihr Unternehmen weiterhin mit dem bisherigen System.  SAP Business One Cloud wird zunächst in einer separaten Testumgebung eingerichtet.  Erst am vereinbarten Go-live-Termin erfolgt die Umstellung.  Das bisherige System bleibt anschließend meist noch mehrere Monate im Lesemodus verfügbar, sodass historische Daten jederzeit eingesehen werden können. Pasted text.txt 

Unterstützt Ingold Solutions auch nach dem Go-live? 

Ja.  Alle Implementierungspakete beinhalten Unterstützung während des Produktivstarts.  Darüber hinaus begleitet Ingold Solutions seine Kunden während einer zwei- bis vierwöchigen Hypercare-Phase. Auch langfristige Support- und Wartungsverträge stehen zur Verfügung und umfassen beispielsweise: 

• Benutzerverwaltung  

• Lizenzänderungen  

• Systempflege  

• individuelle Erweiterungen  

• Optimierungen  

• zukünftige Prozessanpassungen  

So wächst SAP Business One Cloud gemeinsam mit Ihrem Unternehmen. Pasted text.txt 

Bereit für Ihre SAP Business One Cloud Implementierung? 

Eine erfolgreiche ERP-Einführung beginnt lange vor dem eigentlichen Go-live.  Mit einer klaren Projektstruktur, sauberen Stammdaten und einem erfahrenen Implementierungspartner lässt sich eine SAP Business One Cloud Implementierung in vielen Fällen innerhalb von acht Wochen erfolgreich realisieren. Als SAP Silver Partner und Microsoft Solutions Partner unterstützt Ingold Solutions Unternehmen seit vielen Jahren bei der Einführung, Migration und Optimierung von SAP Business One Cloud. Von der ersten Prozessanalyse über die Datenmigration bis hin zum Go-live und dem anschließenden Support begleitet Sie unser erfahrenes Expertenteam während des gesamten Projekts.  Dabei gehören DATEV, ELSTER, SEPA, XRechnung, Microsoft Azure Hosting sowie individuelle ERP-Integrationen zum festen Bestandteil unserer Implementierungsleistungen – insbesondere für Unternehmen im deutschen Markt. Pasted text.txt

Vereinbaren Sie jetzt eine kostenlose Beratung 

Möchten Sie erfahren, wie eine SAP Business One Cloud Implementierung speziell in Ihrem Unternehmen aussehen könnte?  Unsere SAP-Experten analysieren gemeinsam mit Ihnen: 

• die Anzahl Ihrer Benutzer,  

• Ihre bestehenden Geschäftsprozesse,  

• den Umfang der Datenmigration,  

• gesetzliche Anforderungen,  

• sowie notwendige Integrationen zu Webshops oder Drittsystemen.  

Starten Sie mit einer unverbindlichen Erstberatung und legen Sie den Grundstein für eine erfolgreiche ERP-Einführung mit SAP Business One Cloud.