In SAP Business One ermöglicht die Ingold Intercompany Integration Lösung den Prozess der Umwandlung einer Ausgangsrechnung in einer Unternehmensdatenbank in eine geparkte Eingangsrechnung in einer anderen. Nachfolgend finden Sie die Vorgehensweise für die Erstellung von einer Ausgangsrechnung zu einer geparkten Eingangsrechnung:
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Erstellung der Ausgangsrechnung
Im verkaufenden Unternehmen (Hauptniederlassung) wird eine Ausgangsrechnung erstellt. Diese Rechnung wird in der Regel ausgestellt, nachdem ein Verkauf an ein einkaufendes Unternehmen (Zweigniederlassung) innerhalb derselben Organisation, aber mit einer anderen Unternehmensdatenbank, getätigt wurde. Die Ausgangsrechnung enthält Details wie Produkt- oder Dienstleistungsbeschreibungen, Mengen, Preise und den fälligen Gesamtbetrag.
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Erkennung der Intercompany-Transaktion
Die Intercompany Integration Lösung identifiziert diese Ausgangsrechnung als Teil einer Intercompany-Transaktion. Anschließend werden die Details der Ausgangsrechnung automatisch von der Datenbank der Hauptniederlassung in die Datenbank der Zweigniederlassung repliziert und übertragen.
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Erstellung der geparkten Eingangsrechnung
Anhand der Details der Ausgangsrechnung wird in der Datenbank der Zweigniederlassung eine entsprechende geparkte Eingangsrechnung erstellt. Diese geparkte Eingangsrechnung spiegelt die Details der Ausgangsrechnung der Hauptniederlassung wider und stellt sicher, dass die einkaufende Einheit die Verbindlichkeit korrekt erfasst.
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Überprüfung und Anpassung
Die in der Zweigniederlassung gespeicherte Eingangsrechnung kann überprüft und gegebenenfalls angepasst werden. Anpassungen können erforderlich sein, wenn Abweichungen, zusätzliche Kosten oder besondere Vereinbarungen zwischen Unternehmenseinheiten berücksichtigt werden müssen.
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Finalisierung der Eingangsrechnung
Sobald die geparkte Eingangsrechnung in der Zweigniederlassung überprüft und bestätigt wurde, kann sie in eine endgültige Eingangsrechnung umgewandelt werden. Dadurch wird die Transaktion abgeschlossen und die Verbindlichkeit im Buchhaltungssystem der Zweigniederlassung erfasst.
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Synchronisation und Datenkonsistenz
Um die Konsistenz und Genauigkeit der Daten zu gewährleisten, werden diese ständig zwischen den Datenbanken der Hauptniederlassung und der Zweigniederlassung synchronisiert. Jede Aktualisierung oder Änderung der Aus- oder Eingangsrechnung wird in das entsprechende Dokument der anderen Gesellschaft übernommen.
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Dokumentenfluss und Prüfpfad
Der gesamte Prozess, von der Erstellung der Ausgangsrechnung in der Hauptniederlassung bis zur Erstellung der Eingangsrechnung in der Zweigniederlassung, wird aufgezeichnet. Dadurch wird ein klarer Prüfpfad geschaffen, der für interne Kontrollen und Compliance-Zwecke wichtig ist.
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Automatisierung und Effizienz
Die Automatisierung dieses Prozesses reduziert die manuelle Dateneingabe, minimiert Fehler und erhöht die Effizienz. Sie gewährleistet eine genaue und zeitnahe Erfassung von Intercompany-Transaktionen.
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Compliance und Berichterstattung
Der Prozess unterstützt die Einhaltung interner Richtlinien und externer regulatorischer Anforderungen. Er vereinfacht die Konsolidierung von Finanzberichten und das Berichtswesen für das gesamte Unternehmen. Durch die Automatisierung der Umwandlung von Ausgangsrechnungen in geparkte Eingangsrechnungen erleichtert die Intercompany Integration Lösung von SAP Business One das effiziente und genaue Finanzmanagement über verschiedene Zweigniederlassungen oder Tochtergesellschaften hinweg und stellt sicher, dass Intercompany-Abrechnungen nahtlos verarbeitet werden.
