cks.DMS – Die moderne, revisionssichere Archivierungslösung für SAP Business One

Archivieren Sie Ihre Dokumente in revisionssicherer, elektronischer Form und erfüllen Sie so die besonderen Anforderungen des Handels- und Steuerrechts. cks.DMS gewährleistet, dass jede Änderung an einem archivierten Dokument automatisch eine neue Revision erzeugt und diese zusätzlich zum ‘Original’ gespeichert wird. So ist jede Änderung Schritt für Schritt nachvollziehbar. WICHTIG: Auch mit SAP Business One erstellte Ausgangsbelege werden automatisch revisionssicher abgelegt.

Verfügbarkeit von Informationen in Ihrem Unternehmen

Dokumente erreichen oft nicht sofort die Abteilungen, die sie benötigen, und durchlaufen mehrere Stationen im Verarbeitungsprozess. Mit cks.DMS stehen die Informationen aus digital archivierten Dokumenten jederzeit und ortsunabhängig allen berechtigten Mitarbeitern zur Verfügung – schnell und effizient.

Schnelle Suche nach Dokumenten und Informationen

Mit cks.DMS können Sie Dokumente, E-Mails und Dateien direkt hinter Geschäftsvorgängen und -partnern archivieren. Über einen einfachen Rechtsklick können Sie alle zugehörigen Dokumente einsehen – sogar die archivierten Belege der jeweiligen Transaktionen. Zusätzlich ermöglicht die Volltextsuche das schnelle Auffinden von Informationen, wobei Wildcards und Operatoren wie AND und OR für präzise Ergebnisse sorgen.

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Revisionssichere digitale Archivierung von Dokumenten, E-Mails und Dateien

Digitale Archive, auch elektronische Archive genannt, bieten mehr als nur eine kostengünstige Alternative zur traditionellen Aufbewahrung von handels- und steuerrechtlich relevanten Dokumenten. Sie ermöglichen es, Informationen sicher zu speichern und diese schnell und einfach zugänglich zu machen – sofort und auch noch in vielen Jahren. Mit cks.DMS verwalten und archivieren Sie Ihre Dokumente direkt über die SAP Business One-Benutzeroberfläche und können jederzeit auf archivierte Informationen zugreifen, ohne die Anwendung zu wechseln.

Nahtlose Integration in SAP Business One

Mit cks.DMS müssen Sie sich nicht an eine neue Benutzeroberfläche gewöhnen. Das System ist vollständig in die SAP Business One-Oberfläche integriert, sodass Sie ohne Umschalten zwischen verschiedenen Anwendungen arbeiten können. Dokumente, E-Mails und Dateien werden automatisch mit den entsprechenden SAP-Belegen oder Geschäftspartnern verknüpft und archiviert. So sind alle relevanten Informationen sofort in SAP Business One verfügbar.

Digitale Archivierung für SAP Business One – cks.DMS

Revisionssichere Archivierung von Ausgangsbelegen

Ausgangsbelege wie selbst erstellte Rechnungen werden nicht automatisch revisionssicher in SAP Business One gespeichert. Mit cks.DMS können Sie diese Belege in eine unveränderbare Revision überführen und sicher archivieren. Mithilfe von cks.RUN können Sie diesen Prozess sogar nach Feierabend automatisch durchführen lassen.

Dokumente im SAP Genehmigungsverfahren übergeben

Empfänger von Genehmigungsanfragen können mit cks.DMS das archivierte Dokument einsehen und mit den Werten im geparkten SAP-Beleg abgleichen. So wird eine zusätzliche Sicherheitsebene geschaffen und der Genehmigungsprozess effizienter gestaltet.

Vereinfachtes Genehmigungsverfahren mit cks.DMS

Die Konfiguration des SAP Genehmigungsverfahrens kann zeitaufwendig sein. cks.DMS bietet eine vereinfachte Lösung, bei der Dokumente vorab zur Genehmigung weitergereicht werden. Nach der Genehmigung wird daraus automatisch der entsprechende SAP-Beleg erstellt.

Archivierung von Dokumenten zu Chargen- und Seriennummern-Vorgängen

Archivieren Sie Ihre Prüfprotokolle zusammen mit den entsprechenden Chargen- und Seriennummern in SAP Business One. So finden Sie bei Bedarf die gewünschten Dokumente sofort.

Automatische Zuordnung von wiederkehrenden Dokumenten

Versehen Sie Ihre Ausgangsbelege wie Angebote und Auftragsbestätigungen mit einem kleinen QR-Code. Importieren Sie das Dokument nach dessen Rückkehr in den cks.DIGITAL 4.0 Dokumentenmanager, wird es direkt mit dem passenden SAP-Beleg verknüpft und revisionssicher archiviert.

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Automatisierungen und Zusatzfunktionen für Ihre Belegverarbeitung

Automatisierte Erfassung von Rechnungen im PDF- oder Papierformat

Mit cks.ADC können Sie Eingangsrechnungen, Lieferscheine, Kundenbestellungen und Zahlungsavisen aus verschiedenen Formaten automatisch erfassen und per Knopfdruck vollständig ausgefüllte SAP-Belege erzeugen. So senken Sie die Kosten in der Buchhaltung und steigern die Effizienz Ihrer Prozesse.

Revisionssichere Archivierung von handels- und steuerrechtlich relevanten Dokumenten

Dokumente, die mit cks.eINVOICE automatisch erfasst werden, sind gleichzeitig auch revisionssicher archiviert. Mit cks.DMS können Sie darüber hinaus alle anderen Dokumente, E-Mails und Dateien rechtssicher archivieren und direkt in SAP Business One verfügbar machen – für eine schnelle und sichere Verarbeitung.

Automatischer Import neuer E-Rechnungen

Mit cks.RUN können Sie E-Mail-Postfächer überwachen und eingehende E-Mails einschließlich Anhänge automatisch in die Belegerfassung von cks.eINVOICE überführen. So erhalten Sie neue Eingangsrechnungen direkt per E-Mail und können diese effizient weiterverarbeiten.

Verschieben Sie E-Rechnungen direkt aus Microsoft Outlook

Mit cks.OUTLOOK können Sie E-Rechnungen, die Sie per E-Mail erhalten, direkt aus Microsoft Outlook in den Dokumentenmanager von cks.DIGITAL 4.0 übertragen – ohne die Benutzeroberfläche wechseln zu müssen. Die angehängten Fremdbelege sind sofort für die Verarbeitung mit cks.eINVOICE verfügbar.

Vollautomatisierte Belegverarbeitung

Mitarbeiter in der Buchhaltung erhalten neue Fremdbelege nur wenige Minuten nach Eingang im Unternehmen als fertig ausgefüllte geparkte Belege. Diese können schnell überprüft, verbucht und gemäß dem Genehmigungsverfahren weitergeleitet werden. Automatisieren Sie Ihre gesamte Belegverarbeitung für mehr Effizienz und weniger manuellen Aufwand.

Noch effizienter mit Erweiterungen für cks.DMS

Automatisierte Belegerfassung mit cks.ADC

Optimieren Sie Ihre Buchhaltungsprozesse mit cks.ADC. Unsere Lösung ermöglicht Ihnen die automatische Erstellung vollständig ausgefüllter SAP-Belege auf Knopfdruck.
Dank der automatisierten Belegerfassung von Fremdbelegen sparen Sie wertvolle Zeit und entlasten Ihre Buchhaltung. Reduzieren Sie die Fehlerquote erheblich im Vergleich zur manuellen Eingabe und vermeiden Sie unnötige Korrekturen.
Zudem können Sie Abweichungen zu Basisbelegen und Stammdaten direkt im SAP-Beleg einsehen, was eine noch präzisere und effizientere Bearbeitung ermöglicht. Verlassen Sie sich auf eine fehlerfreie und reibungslose Buchhaltung!

Effiziente Digitale Archivierung mit cks.DMS

Nutzen Sie die Vorteile der digitalen Archivierung mit cks.DMS und archivieren Sie Dokumente, E-Mails und Dateien in revisionssicherer Form.
Die moderne elektronische Archivierung stellt sicher, dass Ihre Daten nicht nur sicher, sondern auch dauerhaft und zugänglich bleiben. Verfügbar von jedem Arbeitsplatz aus, können Sie relevante Dokumente und Informationen innerhalb von Sekunden finden – schnell und effizient.
Maximieren Sie die Verfügbarkeit und Sicherheit Ihrer Unternehmensinformationen mit unserer innovativen Archivierungslösung.

Microsoft Outlook Add-in für cks.DIGITAL 4.0
cks.OUTLOOK

Verschieben Sie E-Mails und Anhänge direkt aus Microsoft Outlook in cks.DIGITAL 4.0, um diese sicher zu archivieren und Geschäftspartnern sowie SAP-Belegen zuzuordnen.

Verschieben Sie E-Mails und Anhänge mühelos, ohne die Microsoft Outlook-Oberfläche zu verlassen – direkt in Ihr Dokumentenmanagement-System.
Ordnen Sie E-Mails und Anhänge auf einfache Weise einem Geschäftspartner oder einem SAP-Beleg in SAP Business One zu.
Erkennen Sie archivierte E-Mails sofort in Microsoft Outlook, um den Überblick zu behalten und die Effizienz zu steigern.

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 Trustindex überprüft, ob die Originalquelle der Bewertung Google ist. Die Kooperation mit der Ingold Solutions GmbH als unserem Lösungspartner für SAP Business One war für die MIP Consult GmbH eine äußerst positive Erfahrung. Ingold hat uns mit einem maßgeschneiderten Paket beliefert, das ihre umfassende Kenntnis unserer Anforderungen widerspiegelt. Ihr Team hat die SAP-Datenbank effizient konfiguriert, umfangreiche Schulungen angeboten und die Stammdaten sorgfältig hochgeladen, was einen reibungslosen Übergang ermöglichte.

Die Implementierung des Multi-Banking-Systems zeugt weiter von ihrer fachlichen Kompetenz und ihrem Engagement für ganzheitliche Lösungen. Die Professionalität und Einsatzbereitschaft von Ingold haben unseren Übergang äußerst effizient gestaltet, und ihre kontinuierliche Unterstützung ist von unschätzbarem Wert. Wir können Ingold Solutions GmbH wärmstens empfehlen für Unternehmen, die erstklassige SAP-Lösungen und exzellenten Service.
  
 
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 Trustindex überprüft, ob die Originalquelle der Bewertung Google ist. Ingold Solutions GmbH hat für Numiartis eine effiziente Lösung entwickelt, die als B2B-E-Commerce-Portal und Online-Katalog dient und B2C-Bestellungen vereinfacht. Das verbesserte Design ermöglicht eine reibungslose Navigation und effiziente Kundenregistrierung, was zur Kundengewinnung beiträgt. Dank der Magento Open Source Plattform ist auch die Produkt-Navigation optimiert worden. Wir sind sehr zufrieden mit dem bedeutenden Beitrag von Ingold Solutions zur digitalen Erweiterung unseres Unternehmens.
  
 
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 Trustindex überprüft, ob die Originalquelle der Bewertung Google ist. Ingold Solutions proved to be an invaluable partner for Pyronova IS Deutschland GmbH during our recent implementation. Their team seamlessly configured our accounting system, and their expertise was evident as they provided a dedicated German accounting expert, ensuring precise setup tailored to our needs.

Furthermore, Ingold's commitment to customization shone through as they worked on seamless and precise configuration of our accounting system within SAP Business One. This addon will undoubtedly elevate our financial operations.

Their professionalism, expertise, and dedication to our project's success were exemplary. We highly recommend Ingold Solutions for their exceptional service and comprehensive support throughout our implementation process.

Attila Totos
Head of Finance Dep.
Pyronova
  
 
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   Thomas Schneider 
 
 
 
 Trustindex überprüft, ob die Originalquelle der Bewertung Google ist. Von Anfang an beeindruckte uns Ingold Solutions mit ihrer Umsetzung von SAP Business One. Sie erfüllten effizient unseren Bedarf an Benutzerlizenzen und integrierten diese in die robuste Infrastruktur von Cloudiax's Private Cloud. Unsere Entscheidung für das Standardpaket wurde dank Ingold Solutions' Geschäftsblueprint-Vorlage präzise umgesetzt, was zu einer perfekten Datenbankkonfiguration führte und unsere Betriebsstruktur optimierte. Ingold Solutions bot mit ihrer Expertise wertvolle Unterstützung. Ihr technisches Team sorgte nicht nur für die richtigen Änderungen, sondern integrierte sie auch nahtlos in die Cloudiax-Umgebung. Die von Ingold Solutions eingesetzten Technologien - von der Private Cloud in Cloudiax über SAP B1 mit HANA bis zum SAP Business One Standard Package - zeugen von einem durchdachten Ansatz, der auf betrieblichen Erfolg ausgerichtet ist.
Absolut professionell, nur zu empfehlen!
winwall GmbH
  
 
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     Verifiziert von: Trustindex  Das verifizierte Trustindex-Abzeichen ist das universelle Symbol des Vertrauens. Nur die besten Unternehmen können das verifizierte Abzeichen erhalten, die eine Bewertungsnote über 4.5 haben, basierend auf Kundenbewertungen der letzten 12 Monate. Mehr erfahren

Applicable for Package Optional	Factory Start 7500 € (For small manufacturing companies starting with structured processes.)	Factory Boost 8900 € (For growing manufacturers with increasing operational complexity.)	Factory Max 9900 € (For advanced manufacturers with high process requirements.)
Company Database with basic settings Posting Period defined and Period Indicators General Settings defined System Initialization defined Define Basic Setup information Document Numbering User Group Authorization (Department Level)
Standard Layouts with individual Logo and customization of the footer Sales Quotation Sales Order Delivery Note A/R Invoice A/P Credit Memo Downpayments Purchase Order
Outlook Add-on Integration (5 users included) Activate the Outlook Add-on Configuration of Outlook Add-on
Reporting and analytics
Access to Test Demo Database
Web Client Activation
Customization - Simple User Defined Fields (UDF) and User Define Tables (UDT)
Configuration of SAP Mobile App Standard Mobile App. B1 Sales App. (Additional License required) B1 Service App. (Additional License required)

Company Database with basic settings Posting Period defined and Period Indicators General Settings defined System Initialization defined Define Basic Setup information Document Numbering User Group Authorization (Department Level)
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Configuration of SAP Mobile App Standard Mobile App. B1 Sales App. (Additional License required) B1 Service App. (Additional License required)

Company Database with basic settings Posting Period defined and Period Indicators General Settings defined System Initialization defined Define Basic Setup information Document Numbering User Group Authorization (Department Level)
Standard Layouts with individual Logo and customization of the footer Sales Quotation Sales Order Delivery Note A/R Invoice A/P Credit Memo Downpayments Purchase Order
Outlook Add-on Integration (5 users included) Activate the Outlook Add-on Configuration of Outlook Add-on
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Access to Test Demo Database
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Customization - Simple User Defined Fields (UDF) and User Define Tables (UDT)
Configuration of SAP Mobile App Standard Mobile App. B1 Sales App. (Additional License required) B1 Service App. (Additional License required)

Company Database with basic settings Posting Period defined and Period Indicators General Settings defined System Initialization defined Define Basic Setup information Document Numbering User Group Authorization (Department Level)
Standard Layouts with individual Logo and customization of the footer Sales Quotation Sales Order Delivery Note A/R Invoice A/P Credit Memo Downpayments Purchase Order
Outlook Add-on Integration (5 users included) Activate the Outlook Add-on Configuration of Outlook Add-on
Reporting and analytics
Access to Test Demo Database
Web Client Activation
Customization - Simple User Defined Fields (UDF) and User Define Tables (UDT)
Configuration of SAP Mobile App Standard Mobile App. B1 Sales App. (Additional License required) B1 Service App. (Additional License required)

Applicable for Package Optional	Factory Start 7500 € (For small manufacturing companies starting with structured processes.)	Factory Boost 8900 € (For growing manufacturers with increasing operational complexity.)	Factory Max 9900 € (For advanced manufacturers with high process requirements.)
Predefined COA SKR03/SKR04
Multiple Currencies
Setup of GL Account Determination
Set up of Tax Codes
Budgeting
Cost Accounting Setup the Dimensions and Cost Centers Mark relevant accounts for Cost Accounting in COA.
Elster Configuration and processing Activate ELSTER Add-on Define VAT declaration boxes ELSTER Configuration
DATEV Configuration and Export
Assitance in applying SEPA Creditor Number
Financial Reports Setup
Fixed Assets Intialization and master setup
INTRASTAT Configuration Activate Intastat feature Setup Intrastat configuration Item Master and BP Master Intrastat relevant

Im Plan enthalten Optional	Factory Start 7500 € (Für kleine Fertigungsunternehmen, mit einfachen, strukturierten Abläufen.)	Factory Boost 8900 € (Für wachsende Hersteller mit zunehmender betrieblicher Komplexität.)	Factory Max 9900 € (Für etablierte Hersteller mit hohen Prozessanforderungen.)
Firmendatenbank (Grundeinstellung) Buchungsperioden und Periodenkennzeichen Vorgefertigter Kontenplan SKR03/SKR04 Allgemeine Einstellungen Systeminitialisierung Belegnummernkreis Berechtigungen für Benutzergruppen (Abteilungsebene)
Standard-Belege, mit individuellem Logo und Anpassung der Fußzeile Angebot Kundenauftrag Lieferschein Ausgangsrechnung Ausgangsgutschrift Anzahlungsrechnung / -anforderung (Proforma) Bestellung
Integration des Outlook-Add-ons (für 5 Benutzer inbegriffen) Das Outlook-Add-on aktivieren Konfiguration des Outlook-Add-ons
Berichtswesen und Analysen
Zugang zur Test-Demodatenbank
Web-Client-Aktivierung
Anpassung - Einfache benutzerdefinierte Felder (UDF) und benutzerdefinierte Tabellen (UDT)
Konfiguration der SAP Mobile App Standard Mobile App. B1 Sales-App. (Zusätzliche Lizenz erforderlich) B1 Service-App. (Zusätzliche Lizenz erforderlich)

Banks Setup Bank Setup House bank setup Define standard format CAMT.053 or MT940
Electronic Transactions Setup Payment Wizard Setup Payment Methods Assign Payment Methods to BP Master Assitance in applying SEPA Creditor Number (https://extranet.bundesbank.de/scp/beantragungCI/lizenz.xhtml?dswid=8814)
Bank Statement Processing Define Bank Internal/Extenal Operation Codes Setup matching criterias
Payment Engine Add-on Activate the Payment Engine Add-on Create required BPP and BSP file formats

Banks Setup Bank Setup House bank setup Define standard format CAMT.053 or MT940
Electronic Transactions Setup Payment Wizard Setup Payment Methods Assign Payment Methods to BP Master Assitance in applying SEPA Creditor Number (https://extranet.bundesbank.de/scp/beantragungCI/lizenz.xhtml?dswid=8814)
Bank Statement Processing Define Bank Internal/Extenal Operation Codes Setup matching criterias
Payment Engine Add-on Activate the Payment Engine Add-on Create required BPP and BSP file formats

Banks Setup Bank Setup House bank setup Define standard format CAMT.053 or MT940
Electronic Transactions Setup Payment Wizard Setup Payment Methods Assign Payment Methods to BP Master Assitance in applying SEPA Creditor Number (https://extranet.bundesbank.de/scp/beantragungCI/lizenz.xhtml?dswid=8814)
Bank Statement Processing Define Bank Internal/Extenal Operation Codes Setup matching criterias
Payment Engine Add-on Activate the Payment Engine Add-on Create required BPP and BSP file formats

Vendor Groups
Landed Costs
Freight

Digitale Archivierung für SAP Business One