Die meisten Unternehmen beginnen ihre ERP-Recherche auf die gleiche Weise. Sie fragen ein Angebot an, der SAP-Partner sendet eine Kalkulation mit drei Lizenztypen zurück – Starter Package, Limited User und Professional User – und sofort stellt sich die entscheidende Frage:
Welche Lizenz benötigt mein Team tatsächlich?
Das ist eine berechtigte Frage – und eine, die Kaufentscheidungen oft stärker verzögert als die eigentlichen Kosten.
SAP Business One Cloud verwendet ein benutzerbezogenes, rollenbasiertes Lizenzmodell. Jeder Anwender, der sich im System anmeldet, benötigt eine eigene Lizenz. Die Art der Lizenz bestimmt, welche Funktionen, Daten und Berichte genutzt werden können.
Wer zu viele Professional-Lizenzen kauft, zahlt Monat für Monat unnötig hohe Lizenzkosten.
Wer hingegen zu viele Limited-Lizenzen einsetzt, stellt möglicherweise bereits wenige Tage nach dem Go-Live fest, dass wichtige Mitarbeiter nicht auf die benötigten Funktionen zugreifen können.
Die optimale Lizenzkombination hängt stark vom Unternehmen ab. Ein Start-up mit fünf Mitarbeitern hat völlig andere Anforderungen als ein Produktionsunternehmen mit zwanzig Mitarbeitern. Ebenso unterscheiden sich die Anforderungen eines Finanzdienstleisters deutlich von denen eines Großhändlers mit mehreren Lagerstandorten.
Werfen wir deshalb einen genauen Blick darauf, wie die einzelnen Lizenztypen funktionieren und für welche Rollen sie tatsächlich gedacht sind.
Starter Package User
Das Starter Package ist SAPs Einstiegslösung für Unternehmen mit maximal fünf Benutzern.
Mit Kosten von 38 € pro Benutzer und Monat im Cloud-Abonnement oder 1.140 € pro Benutzer als Kauflizenz bietet es den kostengünstigsten Einstieg in SAP Business One Cloud.
Der Funktionsumfang umfasst:
Wichtig dabei:
Das Starter Package ist weder eine Testversion noch eine eingeschränkte Demo.
Es handelt sich um eine vollständige SAP Business One Installation mit derselben Softwarebasis wie bei einer Professional-Umgebung mit fünfzig Benutzern. Der einzige Unterschied besteht in der Benutzerobergrenze von fünf Anwendern.
Für kleine Handelsunternehmen, Logistikdienstleister oder junge Dienstleistungsunternehmen ist das Starter Package häufig die ideale Einstiegslösung.
Wächst das Unternehmen später über fünf Benutzer hinaus, erfolgt der Wechsel auf Professional- oder Limited-Lizenzen nahtlos. Daten, Prozesse und Konfigurationen bleiben vollständig erhalten.
Limited User
Die Limited User Lizenz richtet sich an Mitarbeiter, die ausschließlich in einem bestimmten Geschäftsbereich arbeiten und keinen Zugriff auf andere Module benötigen.
Mit 47 € pro Benutzer und Monat im Cloud-Abonnement beziehungsweise 1.400 € als Kauflizenz kostet sie etwa die Hälfte einer Professional-Lizenz.
Es gibt drei Varianten:
Limited CRM
Geeignet für:
Funktionsumfang:
Limited Finance
Geeignet für:
Funktionsumfang:
Limited Logistics
Geeignet für:
Funktionsumfang:
Die Einschränkung ist bewusst gesetzt.
Ein Limited CRM User kann beispielsweise keine Finanzberichte öffnen.
Ein Limited Logistics User kann keine Bestellungen erstellen.
Diese Modulgrenzen werden systemseitig strikt durchgesetzt. Sobald Mitarbeiter regelmäßig über ihren Funktionsbereich hinaus arbeiten, wird eine Limited-Lizenz schnell zur Einschränkung.
Professional User
Die Professional User Lizenz bietet uneingeschränkten Zugriff auf SAP Business One.
Sie umfasst:
Mit 91 € pro Benutzer und Monat beziehungsweise 2.700 € als Kauflizenz ist sie die umfangreichste und leistungsfähigste Lizenzvariante.
Professional-Lizenzen eignen sich für Mitarbeiter, deren Aufgaben mehrere Unternehmensbereiche umfassen.
Typische Beispiele:
- Bereichsübergreifende Manager
Eine einfache Faustregel lautet:
Benötigt ein Benutzer regelmäßig Daten oder Prozesse aus mehreren Modulen, sollte er eine Professional-Lizenz erhalten.
Bleibt die Tätigkeit klar auf einen Funktionsbereich beschränkt, genügt meist eine Limited-Lizenz.
Lizenzvergleich im Überblick
| Funktion |
Starter Package |
Limited User |
Professional User |
| Cloud-Preis pro Monat |
38 € |
47 € |
91 € |
| Kauflizenz |
1.140 € |
1.400 € |
2.700 € |
| Maximale Benutzerzahl |
5 |
Unbegrenzt |
Unbegrenzt |
| Modulzugriff |
Service & Handel |
Ein Modulbereich |
Alle Module |
| Mobile App |
✔ |
✔ |
✔ |
| Reporting |
Standard |
Bereichsspezifisch |
Vollständig |
| Web Client |
✔ |
✔ |
✔ |
| Wartung (Kauflizenz) |
19 % |
19 % |
19 % |
| Ideal für |
Start-ups |
Fachabteilungen |
Führungskräfte |
Quelle: SAP veröffentlichte Preisliste April 2026. Cloud-Abonnements erfordern eine Mindestlaufzeit von 12 Monaten.
Welche Lizenz passt zu welcher Rolle?
| Rolle |
Empfohlene Lizenz |
Monatliche Kosten |
Begründung |
| Geschäftsführer |
Professional |
91 € |
Zugriff auf Finanz-, Vertriebs- und Betriebsdaten |
| Vertriebsleiter |
Limited CRM |
47 € |
CRM, Angebote und Aktivitäten |
| Finanzleiter |
Limited Finance oder Professional |
47 € / 91 € |
Abhängig vom Umfang der Berichterstattung |
| Lagerist |
Limited Logistics |
47 € |
Lager- und Versandprozesse |
| COO / Betriebsleiter |
Professional |
91 € |
Bereichsübergreifende Verantwortung |
Besonders im Finanzbereich kommt es häufig zu Fehlentscheidungen.
Ein Mitarbeiter in der Kreditorenbuchhaltung benötigt meist nur Limited Finance.
Ein Finance Manager, der zusätzlich Produktionskosten analysiert, Steuercodes verwaltet und Managementberichte erstellt, benötigt hingegen Professional-Zugriff.
Cloud-Abonnement oder Kauflizenz: Welche Option ist die richtige?
SAP Business One Cloud kann auf zwei unterschiedliche Arten lizenziert werden.
Die richtige Entscheidung hängt weniger von einem einfachen Preisvergleich ab, sondern vielmehr von Ihrer Unternehmensstruktur, Ihren IT-Ressourcen und Ihren langfristigen Zielen.
Cloud-Abonnement
Beim Cloud-Modell fallen die Lizenzkosten als monatliche Gebühr pro Benutzer an.
Die oben genannten Preise gelten dabei als Grundlage:
- Starter Package: 38 € pro Benutzer/Monat
- Limited User: 47 € pro Benutzer/Monat
- Professional User: 91 € pro Benutzer/Monat
Wird SAP Business One Cloud über Ingold Solutions auf der SAP-zertifizierten Microsoft Azure HANA Infrastruktur betrieben, kommen Hosting-Kosten ab 7 € pro Benutzer und Monat hinzu.
Vorteile des Cloud-Abonnements:
- Keine hohe Anfangsinvestition
- Keine Server-Hardware erforderlich
- Skalierbarkeit bei Unternehmenswachstum
- Geringer interner IT-Aufwand
Die Mindestvertragslaufzeit beträgt 12 Monate.
Zusätzliche Benutzer können unkompliziert zur nächsten Abrechnungsperiode hinzugefügt werden.
Kauflizenz (Perpetual License)
Bei der Kauflizenz wird die Software einmalig erworben.
Zusätzlich fällt eine jährliche Wartungsgebühr in Höhe von 19 % des ursprünglichen Lizenzwerts an.
Beispiel:
Eine Professional-Lizenz kostet 2.700 €.
Die jährliche Wartung beträgt:
2.700 € × 19 % = 513 € pro Jahr.
Diese Wartungsgebühr umfasst:
Wann ist ein Cloud-Abonnement sinnvoll?
Cloud ist häufig die bessere Wahl, wenn:
- Mitarbeiter an mehreren Standorten arbeiten
- Interne IT-Ressourcen begrenzt sind
- Planbare monatliche Kosten gewünscht werden
Wann macht eine Kauflizenz Sinn?
Ein Kaufmodell kann interessant sein, wenn:
- Produktionsanlagen lokal integriert werden müssen
- Strenge Vorgaben zur Datensouveränität bestehen
- Bereits eigene Server-Infrastruktur vorhanden ist
- Eine langfristige On-Premise-Strategie verfolgt wird
Für die Mehrheit kleiner und mittelständischer Unternehmen ist heute jedoch SAP Business One Cloud die wirtschaftlich attraktivere Variante.
Kostenbeispiel 1: Beratungsunternehmen mit acht Mitarbeitern
Folgende Lizenzstruktur ist typisch:
| Rolle |
Lizenz |
| Geschäftsführer |
Professional |
| 2 Vertrieb |
Limited CRM |
| 2 Finanzwesen |
Limited Finance |
| Operations Manager |
Professional |
| 2 Lager/Support |
Limited Logistics |
Monatliche Kosten
| Position |
Kosten |
| Professional (2 × 91 €) |
182 € |
| Limited CRM (2 × 47 €) |
94 € |
| Limited Finance (2 × 47 €) |
94 € |
| Limited Logistics (2 × 47 €) |
94 € |
| Azure HANA Hosting (8 × 7 €) |
56 € |
| Gesamt |
520 € pro Monat |
Jährliche Kosten
- 6.240 € pro Jahr
Kostenbeispiel 2: Start-up mit fünf Mitarbeitern
Das Unternehmen nutzt das Starter Package.
Monatliche Lizenzkosten
5 Benutzer × 38 €
= 190 € pro Monat
Mit Cloud-Hosting:
5 Benutzer × 45 €
= 225 € pro Monat
Jährliche Kosten
- 2.700 € pro Jahr
Der entscheidende Punkt:
Das Start-up arbeitet auf derselben SAP Business One Plattform wie größere Unternehmen mit Professional-Lizenzen.
Die Software ist identisch.
Lediglich die Benutzeranzahl und der Lizenzumfang unterscheiden sich.
Häufig gestellte Fragen
Kann ich Starter-, Limited- und Professional-Lizenzen kombinieren?
Ja.
Die meisten Unternehmen verwenden eine Kombination verschiedener Lizenztypen.
Ein typisches Szenario könnte so aussehen:
- 2 Professional User für Geschäftsführung und Finanzleitung
- 3 Limited CRM User im Vertrieb
Eine Ausnahme bildet das Starter Package.
Hier gilt die Grenze von maximal fünf Benutzern für die gesamte Datenbank.
Sobald das Unternehmen wächst, werden einzelne Limited- oder Professional-Lizenzen eingesetzt.
Kann eine Limited-Lizenz später auf Professional erweitert werden?
Ja.
Ein Upgrade ist jederzeit möglich.
Dabei bleiben erhalten:
Es ist keine Datenmigration erforderlich.
Lediglich die Lizenzkosten werden ab der nächsten Abrechnungsperiode angepasst.
Ist das Starter Package wirklich dieselbe Software wie die Professional-Version?
Ja.
Das Starter Package basiert auf derselben SAP Business One Software.
Identisch sind:
Die Unterschiede liegen ausschließlich in:
- Benutzerlimit (maximal 5 Benutzer)
Ein späterer Wechsel auf Professional- oder Limited-Lizenzen erfolgt ohne Systemwechsel.
Was beinhaltet die jährliche Wartung bei Kauflizenzen?
Die Wartung von 19 % deckt ab:
Dazu gehört auch die angekündigte SAP Business One Version 11.
Außerdem bleibt die Berechtigung für SAP-Support über den Implementierungspartner erhalten.
Sind die Lizenzpreise bei jedem SAP-Partner gleich?
Ja.
SAP legt die Lizenzpreise zentral fest.
Die veröffentlichten Preise gelten unabhängig davon, ob Sie mit einem SAP Silver, Gold oder Platinum Partner zusammenarbeiten.
Unterschiede bestehen bei:
- DATEV-, ELSTER- und DACH-Compliance-Know-how
Ingold Solutions bietet die offiziellen SAP-Preise ohne Aufschlag sowie die Implementierung durch zertifizierte SAP-Experten.
Welche Lizenzkombination ist die richtige für Ihr Unternehmen?
Die optimale Lizenzstruktur hängt von mehreren Faktoren ab:
- Cloud- oder On-Premise-Strategie
Eine falsche Entscheidung verursacht jeden Monat unnötige Kosten oder schränkt die Produktivität Ihrer Mitarbeiter ein.
Deshalb empfiehlt es sich, die Lizenzplanung bereits vor Vertragsabschluss gemeinsam mit einem erfahrenen SAP-Partner durchzuführen.
Fazit
Die Wahl der richtigen SAP Business One Cloud Lizenz ist weit mehr als eine Preisentscheidung.
Sie beeinflusst:
- Gesamtkosten des ERP-Systems
Für die meisten Unternehmen ergibt sich eine Mischung aus Professional- und Limited-Lizenzen als optimale Lösung.
Während Führungskräfte und bereichsübergreifend arbeitende Mitarbeiter Professional-Zugriff benötigen, können viele Fachanwender mit Limited-Lizenzen kosteneffizient arbeiten.
Das Starter Package bietet darüber hinaus einen idealen Einstieg für kleine Unternehmen mit bis zu fünf Benutzern.
Ingold Solutions GmbH ist SAP Silver Partner und Microsoft Solutions Partner mit Sitz in Berlin. Mit mehr als zehn Jahren Erfahrung in SAP Business One Cloud Implementierungen unterstützt Ingold Solutions Unternehmen bei der Auswahl der optimalen Lizenzstrategie, der Implementierung und dem langfristigen Betrieb ihrer ERP-Lösung.
Applicable for Package
Optional