Der Go-Live eines neuen ERP-Systems ist nicht einfach der Zeitpunkt, an dem die neue Lösung eingeschaltet wird. Es ist der Moment, ab dem sich das Unternehmen bei echten Aufträgen, Lagerbeständen, Lieferantenrechnungen, Kundenzahlungen und Finanzdaten auf dieses System verlassen muss. Genau dieser Unterschied ist entscheidend.  Ein Kundenauftrag, der in einer Demonstration einwandfrei funktioniert, kann sich bei einem ungewöhnlichen Rabatt plötzlich anders verhalten. Ein Einkaufsprozess kann problemlos laufen – bis eine Teillieferung eintrifft. Eine E-Commerce-Integration kann zehn Testbestellungen erfolgreich importieren und dennoch Schwierigkeiten verursachen, sobald beispielsweise eine Bestellung doppelt übertragen wird. Und eine Rechnung kann auf den ersten Blick korrekt aussehen, obwohl sie auf das falsche Sachkonto gebucht wurde. Solche Probleme sollten vor dem Go-Live erkannt werden – und nicht erst in der ersten produktiven Arbeitswoche.  Eine erfahrene SAP Business One Agentur sollte Tests deshalb nicht als abschließende technische Kontrolle betrachten, sondern als Überprüfung realer Geschäftsprozesse. SAP Business One verbindet unter anderem Finanzwesen, Vertrieb, Einkauf, Lagerverwaltung und Reporting. Entsprechend muss getestet werden, was passiert, wenn ein Geschäftsvorgang mehrere dieser Bereiche durchläuft. Diese 50-Punkte-Checkliste bietet dafür einen praxisorientierten Rahmen. 

Was sollte eine SAP Business One Agentur vor dem Go-Live testen? 

Vor dem Go-Live von SAP Business One sollten unter anderem Stammdaten, Finanzbuchungen, Vertrieb, Einkauf, Lagerbestand, Steuern, Benutzerberechtigungen, Freigaben, Berichte, Beleglayouts, Add-ons, Integrationen, Performance sowie Backup- und Wiederherstellungsprozesse getestet werden. Zusätzlich sollten die tatsächlichen Anwender im Rahmen eines User Acceptance Tests (UAT) vollständige End-to-End-Geschäftsprozesse durchspielen, bevor die finale Go-/No-Go-Entscheidung getroffen wird.  Der entscheidende Begriff dabei lautet: End-to-End. Zu testen, ob ein Kundenauftrag angelegt werden kann, ist sinnvoll. Noch aussagekräftiger ist jedoch die Prüfung, ob dieser Auftrag angelegt, geliefert, fakturiert und bezahlt werden kann und anschließend korrekt in der Finanzbuchhaltung erscheint. 

Was bedeutet Go-Live-Testing bei SAP Business One? 

Beim Go-Live-Testing wird systematisch geprüft, ob die konfigurierte SAP Business One Umgebung bereit ist, die tatsächlichen Geschäftsprozesse eines Unternehmens zuverlässig abzubilden. Dabei geht es um deutlich mehr als die Frage, ob einzelne Masken geöffnet oder bestimmte Funktionen ohne Fehlermeldung ausgeführt werden können.  Ein fundiertes Testkonzept umfasst üblicherweise mehrere Ebenen.  Funktionstests prüfen, ob einzelne Funktionen in SAP Business One wie vorgesehen arbeiten.  Integrationstests prüfen, ob SAP Business One Daten korrekt mit angebundenen Systemen austauscht.  Datenvalidierung stellt sicher, dass migrierte Stamm- und Bewegungsdaten vollständig und korrekt übernommen wurden.  Beim User Acceptance Testing (UAT) führen tatsächliche Anwender jene Prozesse durch, mit denen sie nach dem Go-Live täglich arbeiten werden.  Performance-Tests untersuchen, ob das System auch unter realistischen Bedingungen mit akzeptabler Geschwindigkeit arbeitet.  Die Cutover-Validierung prüft schließlich, ob das Unternehmen organisatorisch und technisch bereit ist, vom bisherigen System auf SAP Business One umzustellen.  Ein Unternehmen kann eine dieser Teststufen erfolgreich abschließen und bei einer anderen dennoch Probleme feststellen. Genau deshalb sollte die Aussage „Das System funktioniert“ niemals das einzige Kriterium für die Freigabe des Go-Live sein. 

Wer sollte an den SAP Business One Tests beteiligt sein? 

Tests sollten nicht ausschließlich Aufgabe des Implementierungsberaters sein. Die SAP Business One Agentur kann Testfälle erstellen, die Umgebung konfigurieren, technische Fehler beheben und die Tests koordinieren. Ob ein Prozess aus fachlicher Sicht tatsächlich korrekt funktioniert, müssen jedoch die Personen beurteilen, die diesen Geschäftsprozess im Unternehmen kennen.

Testbereich	Primär am Test beteiligt	Fachliche Validierung
Finanzwesen	SAP-B1-Berater	Finanzabteilung
Vertrieb	Berater/Key User	Vertriebsteam
Einkauf	Berater/Key User	Einkauf
Lager	Berater/Key User	Lager/Operations
Integrationen	Technik-/Integrationsteam	Prozessverantwortliche
Berichte	Berater	Fachbereich
UAT	Anwender	Projekt-/Prozessverantwortliche

Ein Berater kann bestätigen, dass eine Rechnung erfolgreich gebucht wurde. Die Finanzabteilung muss jedoch bestätigen, dass sie richtig gebucht wurde. Dieser Unterschied ist wesentlich. 

Die 50-Punkte-Checkliste für den SAP Business One Go-Live 

Die folgenden Prüfungen sollten an Prozesse, Branche, Lokalisierung, Integrationen und Projektumfang des jeweiligen Unternehmens angepasst werden. Nicht jedes SAP Business One Projekt nutzt sämtliche Funktionen. Jeder geschäftskritische Prozess, der ab dem ersten Tag benötigt wird, sollte jedoch über einen klar definierten Testfall und ein erwartetes Ergebnis verfügen. 

1. Stammdaten testen

Fehlerhafte Stammdaten können selbst eine technisch einwandfreie ERP-Implementierung vom ersten Tag an unzuverlässig machen. Die Prüfung sollte deshalb bei den Daten beginnen, von denen alle nachfolgenden Transaktionen abhängen. 

1. Geschäftspartner-Stammdaten

Prüfen Sie Kunden- und Lieferantenstammdaten. Dazu gehören beispielsweise Namen, Adressen, Währungen, Zahlungsbedingungen, Steuerinformationen, Kontaktdaten sowie unternehmensspezifische Felder, die in Workflows, Berichten oder Integrationen verwendet werden.  Es reicht nicht zu prüfen, ob die Datensätze vorhanden sind. Entscheidend ist, ob sie alle Informationen enthalten, die für reale Geschäftsvorgänge benötigt werden. 

2. Artikelstammdaten

Validieren Sie Produkt- und Artikelinformationen, darunter Artikelnummern, Beschreibungen, Artikelgruppen, Mengeneinheiten, Lagereinstellungen und weitere relevante Attribute.  Besondere Aufmerksamkeit verdienen Felder, die von externen Systemen verwendet werden. Ein scheinbar kleiner Mapping-Fehler kann später zu erheblichen Integrationsproblemen führen. 

3. Preislisten und Sonderpreise

Verwenden Sie repräsentative Kombinationen aus Kunden und Produkten, um zu prüfen, ob bei Transaktionen die vorgesehenen Preise angewendet werden.  Arbeitet das Unternehmen mit kundenspezifischen Preisen, Rabatten oder mehreren Preislisten, sollte jede relevante Regel getestet werden – nicht nur ein Standardauftrag. 

4. Lager- und Standortdaten

Prüfen Sie, ob Lager und relevante Lagerstrukturen korrekt eingerichtet und den richtigen Prozessen zugeordnet wurden. Der Test sollte eine einfache Frage beantworten: 

Wird der Bestand über den richtigen Lagerort bewegt, sobald die Mitarbeiter reale Transaktionen bearbeiten? 

5. Migrierte Stammdaten

Vergleichen Sie die migrierten Informationen mit dem Altsystem. Achten Sie auf doppelte Kunden, veraltete Lieferanten, unvollständige Datensätze, fehlende Artikel und fehlerhafte Zuordnungen.  Eine Migration ist nicht allein deshalb erfolgreich, weil „der Import ohne Fehlermeldung abgeschlossen wurde“. 

2. Finanzwesen und Buchhaltung testen

Fehler im Finanzwesen sind nach dem Go-Live besonders kritisch, da operative Transaktionen unmittelbar Auswirkungen auf die Buchhaltung haben können. 

6. Kontenplan

Prüfen Sie den Kontenplan sowie die Regeln für die Kontenfindung. Stellen Sie sicher, dass Transaktionen auf jene Konten gebucht werden, die von der Finanzabteilung erwartet werden. 

7. Eröffnungssalden

Die nach SAP Business One übernommenen Eröffnungssalden sollten zum vereinbarten Migrationsstichtag mit dem Altsystem abgestimmt werden. Nicht erklärbare Differenzen sollten vor dem Go-Live untersucht werden. 

8. Debitorenbuchhaltung

Testen Sie Ausgangsrechnungen, Gutschriften, Zahlungseingänge und offene Forderungen. Berücksichtigen Sie neben Standardtransaktionen auch Stornierungen und Korrekturen, mit denen Anwender im Tagesgeschäft tatsächlich konfrontiert werden. 

9. Kreditorenbuchhaltung

Testen Sie Lieferantenrechnungen, Gutschriften und Zahlungsvorgänge und kontrollieren Sie deren buchhalterische Auswirkungen. Entstehen Belege aus Einkaufsprozessen, sollte der vollständige Belegfluss geprüft werden, anstatt ausschließlich eigenständige Eingangsrechnungen anzulegen. 

10. Journalbuchungen

Testen Sie sowohl manuell angelegte als auch automatisch vom System erzeugte Journalbuchungen. Dass eine Transaktion einen Buchungssatz erzeugt, bedeutet noch nicht, dass Konten, Beträge und Dimensionen korrekt sind. 

11. Bankabwicklung, Abstimmung und Finanzberichte

Führen Sie die relevanten Bank- und Abstimmungsprozesse durch und prüfen Sie anschließend die wichtigsten Finanzberichte. Die Finanzabteilung sollte wesentliche Salden bis zu den zugrunde liegenden Geschäftsvorfällen nachvollziehen können. 

3. Vertriebsprozesse testen

Bei der Prüfung des Vertriebs sollte eine Transaktion nicht mit der Anlage eines Auftrags enden. Entscheidend ist der vollständige Prozess bis hin zu Lieferung, Rechnung und Zahlung. 

12. Verkaufsangebote

Erstellen Sie Angebote mit realistischen Kunden, Artikeln, Mengen, Preisen und Rabatten. Prüfen Sie sowohl den Beleg in SAP Business One als auch die Ausgabe, die der Kunde erhält. 

13. Kundenaufträge

Testen Sie sowohl typische als auch weniger häufige Auftragsszenarien. Dazu können Rabatte, unterschiedliche Lieferadressen, mehrere Lager, verschiedene Währungen oder weitere unternehmensspezifische Regeln gehören. 

14. Lieferungen

Erstellen Sie Lieferungen auf Grundlage der entsprechenden Kundenaufträge und prüfen Sie Mengen, Belegbeziehungen und Lagerbewegungen. Wenn Teillieferungen zum normalen Geschäftsprozess gehören, sollten auch diese getestet werden. 

15. Ausgangsrechnungen und Gutschriften

Prüfen Sie Rechnungs- und Gutschriftprozesse einschließlich ihrer Auswirkungen auf Kundensalden, Steuern und Buchhaltung. 

16. Vollständiger Quote-to-Cash-Prozess

Verbinden Sie nun die einzelnen Testfälle:  Angebot → Kundenauftrag → Lieferung → Ausgangsrechnung → Zahlungseingang  Gerade an diesem Punkt werden häufig Probleme sichtbar, die bei isolierten Funktionstests unentdeckt bleiben. 

4. Einkaufsprozesse testen

Der Einkauf in SAP Business One kann Beschaffung, Wareneingang, Lieferantenrechnungen, Zahlungen, Lager und Finanzbuchhaltung miteinander verbinden.  Entsprechend sollte auch der Test dieser Prozesskette folgen. 

17. Bestellungen

Erstellen Sie Bestellungen mit repräsentativen Lieferanten, Artikeln, Mengen, Preisen und Lagern. Wenn Freigaberegeln gelten, müssen diese Bestandteil des Tests sein. 

18. Wareneingang aus Bestellung

Buchen Sie einen Wareneingang auf Grundlage der Bestellung. Prüfen Sie Mengen, Lagerbewegungen und den daraus resultierenden Belegfluss. Falls Teillieferungen üblich sind, sollten auch diese Szenarien berücksichtigt werden. 

19. Eingangsrechnungen

Verarbeiten Sie die Lieferantenrechnung und gleichen Sie sie mit den vorhergehenden Einkaufsbelegen ab. Kontrollieren Sie neben den Belegwerten auch die entsprechenden Finanzbuchungen. 

20. Vollständiger Procure-to-Pay-Prozess

Testen Sie die gesamte Prozesskette: 

Bestellung → Wareneingang → Eingangsrechnung → Zahlung 

Das Ergebnis sollte sowohl aus operativer als auch aus buchhalterischer Sicht geprüft werden. 

5. Lager und Bestandsführung testen

Bestandsfehler können sich schnell auf Kundenservice, Einkauf und Buchhaltung auswirken. Eine reine Kontrolle der Mengen reicht deshalb nicht aus. 

21. Wareneingänge und Warenausgänge

Testen Sie manuelle Lagerbewegungen, sofern diese zum normalen Geschäftsablauf gehören. Prüfen Sie die Mengen und – sofern relevant – deren buchhalterische Auswirkungen. 

22. Umlagerungen

Bewegen Sie Bestände zwischen Lagern beziehungsweise relevanten Lagerorten. Kontrollieren Sie Ausgangslager, Ziellager und die daraus resultierende Bestandsverfügbarkeit. 

23. Bestandsverfügbarkeit

Vergleichen Sie die erwarteten Bestände mit den Werten in SAP Business One. Prüfen Sie außerdem, was Anwender sehen, wenn ein Artikel verfügbar, nicht verfügbar oder nur in unzureichender Menge vorhanden ist. 

24. Chargen- und Seriennummern

Verwendet das Unternehmen Chargen oder Seriennummern, sollte deren vollständiger Lebenszyklus getestet werden. Die Prüfung sollte insbesondere Zuordnung und Rückverfolgbarkeit innerhalb der relevanten Transaktionen umfassen. 

25. Bestandsbewertung

Prüfen Sie die Bestandsbewertung und gleichen Sie sie mit der erwarteten finanziellen Behandlung ab. Eine Bestandsmenge kann korrekt sein, während der zugehörige Wert falsch ist. 

6. Steuern, Währungen und Lokalisierung testen

Fehler bei der Steuerberechnung können bei einfachen Funktionstests leicht unentdeckt bleiben, weil sich der entsprechende Beleg möglicherweise trotzdem problemlos erstellen lässt. 

26. Steuercodes

Prüfen Sie, ob die relevanten Steuercodes korrekt eingerichtet wurden und in den vorgesehenen Geschäftsszenarien verfügbar sind. 

27. Steuerberechnungen

Testen Sie die Steuerberechnung anhand repräsentativer Verkaufs- und Einkaufstransaktionen. Berücksichtigen Sie dabei Rabatte, Frachtkosten, Gutschriften und weitere relevante Konstellationen, statt sich auf eine einzelne Standardrechnung zu beschränken. 

28. Fremdwährungstransaktionen

Arbeitet das Unternehmen mit mehreren Währungen, sollten Wechselkurse und entsprechende Fremdwährungstransaktionen getestet werden. Prüfen Sie sowohl den Beleg als auch die Auswirkungen auf die Finanzbuchhaltung. 

29. Lokale Anforderungen

Validieren Sie gesetzlich erforderliche Berichte, Beleganforderungen und lokalisierungsspezifische Prozesse. Da sich die gesetzlichen Anforderungen von Land zu Land erheblich unterscheiden, sollte dieser Teil der Checkliste immer an die verwendete SAP Business One Lokalisierung angepasst werden. 

7. Benutzerrollen und Berechtigungen testen

Ein erfolgreicher Test beweist nicht lediglich, dass ein Administrator eine Transaktion durchführen kann. Er muss zeigen, dass der richtige Mitarbeiter mit dem richtigen Berechtigungsumfang dazu in der Lage ist.

30. Benutzerkonten

Stellen Sie sicher, dass alle erforderlichen Benutzer auf die für ihre Arbeit benötigte Umgebung zugreifen können. 

31. Rollenbasierte Berechtigungen

Testen Sie Berechtigungen mit repräsentativen Benutzerkonten und nicht ausschließlich über ein Administratorkonto. Mitarbeiter sollten auf die für ihre Aufgaben erforderlichen Funktionen zugreifen können, ohne unnötig weitreichende Rechte zu erhalten. 

32. Kritische Transaktionen

Testen Sie ausdrücklich den Zugriff auf finanzielle, administrative und andere sensible Funktionen. Versuchen Sie auch, gesperrte Aktionen durchzuführen. Nur so lässt sich feststellen, ob die vorgesehenen Einschränkungen tatsächlich greifen. 

33. Funktionstrennung

Prüfen Sie Kombinationen von Berechtigungen, die operative oder finanzielle Kontrollrisiken verursachen könnten. Dies ist insbesondere dann relevant, wenn ein einzelner Benutzer mehrere Schritte eines sensiblen Prozesses anlegen, genehmigen und abschließen kann. 

8. Freigabeprozesse und Benachrichtigungen testen

Konfigurierte Workflows sollten nicht nur anhand eines einzigen erfolgreichen Beispiels geprüft werden. Besonders wichtig sind Grenzfälle. 

34. Freigabeprozesse

Testen Sie jeden geschäftskritischen Freigabeprozess. Stellen Sie sicher, dass Transaktionen beim richtigen Genehmiger landen und die vorgesehene Freigabe nicht unbeabsichtigt umgangen werden kann. 

35. Freigabegrenzen und Ausnahmen

Nehmen wir an, für Transaktionen oberhalb eines bestimmten Betrags ist eine Genehmigung erforderlich. Testen Sie nicht nur einen Vorgang oberhalb dieses Betrags. Prüfen Sie jeweils einen Vorgang unterhalb, genau auf und oberhalb des Grenzwerts. Mit diesem einfachen Vorgehen lassen sich Konfigurationsfehler erkennen, die bei einem gewöhnlichen Standardtest möglicherweise verborgen bleiben.

36. Alerts und Benachrichtigungen

Prüfen Sie, ob die vorgesehenen Meldungen unter den definierten Bedingungen ausgelöst werden und die richtigen Empfänger erreichen. 

9. Berichte, Dashboards und Beleglayouts testen

Ein Bericht ist nicht automatisch korrekt, nur weil er sich öffnen lässt. Die in Berichten, Analysen, KPIs und Dashboards angezeigten Zahlen sollten vor dem Go-Live anhand bekannter Transaktionen validiert werden. 

37. Standardberichte

Testen Sie jene Berichte, die Mitarbeiter und Management im Tagesgeschäft tatsächlich benötigen. Kontrollieren Sie Filter, Datumsbereiche, Summen und die zugrunde liegenden Transaktionen. 

38. Crystal Reports und individuelle Berichte

Bei individuell angepassten Berichten sollten Berechnungen, Parameter, Felder, Formatierungen und Datenauswahl überprüft werden. Beschränken Sie den Test nicht auf ein einziges Datenszenario. 

39. Dashboards und KPIs

Vergleichen Sie die in Dashboards und KPIs angezeigten Werte mit den zugrunde liegenden Transaktionen. Zeigt ein KPI beispielsweise 25 offene Aufträge, sollte nachvollziehbar geprüft werden, ob die Datenbasis tatsächlich 25 offene Aufträge enthält – statt den Dashboard-Wert ungeprüft zu übernehmen. 

40. Beleglayouts

Erstellen Sie reale Beispiele für Angebote, Aufträge, Rechnungen, Einkaufsbelege und weitere extern verwendete Dokumente. Prüfen Sie Unternehmensdaten, Kundeninformationen, Summen, Steuern, Seitenumbrüche, Sprache, Formatierung und weitere erforderliche Angaben. 

10. Add-ons und Integrationen testen

Integrationen verdienen besondere Aufmerksamkeit. Ein Prozess kann innerhalb von SAP Business One fehlerfrei funktionieren und dennoch an der Schnittstelle zu einer anderen Anwendung scheitern. 

41. SAP Business One Add-ons

Testen Sie jedes geschäftskritische Add-on in der finalen beziehungsweise einer repräsentativen produktionsnahen Konfiguration. Es reicht nicht festzustellen, dass sich das Add-on starten lässt. Führen Sie die Prozesse durch, die Ihre Mitarbeiter im Arbeitsalltag tatsächlich verwenden werden. 

42. Drittsystem-Integrationen

Testen Sie alle relevanten Datenflüsse zwischen SAP Business One und angebundenen Systemen wie E-Commerce-Plattformen, CRM-Lösungen, Lagerverwaltungssystemen, Zahlungsdiensten oder anderen externen Anwendungen.  Bei einer E-Commerce-Integration kann dies beispielsweise folgende Prozesskette umfassen: 

Produkt → Preis → Bestand → Kunde → Bestellung → Zahlung → Fulfillment → Status 

Eine einzige erfolgreich übertragene Bestellung ist kein ausreichender Nachweis dafür, dass eine Integration produktionsbereit ist. 

43. Fehler- und Wiederherstellungsszenarien bei Integrationen

Dieser Test wird besonders häufig unterschätzt.  Testen Sie – soweit praktisch möglich – bewusst Fehlerfälle.  Was passiert, wenn eine Verbindung wegen eines Timeouts abbricht?  Was passiert, wenn erforderliche Daten fehlen?  Was passiert, wenn dieselbe Transaktion zweimal übertragen wird?  Was passiert, wenn SAP Business One vorübergehend nicht verfügbar ist?  Und was geschieht mit einer fehlgeschlagenen Transaktion, nachdem die Verbindung wiederhergestellt wurde?  Eine belastbare Integration benötigt auf diese Fragen klare Antworten. 

11. Performance, Backup und Wiederherstellung testen

Technische Betriebsbereitschaft ist nicht allein dadurch gegeben, dass sich Benutzer erfolgreich anmelden können. 

44. System-Performance

Führen Sie häufig genutzte Transaktionen und wichtige Berichte unter realistischen Bedingungen aus. Achten Sie insbesondere auf Antwortzeiten, die tägliche Arbeitsabläufe beeinträchtigen könnten – vor allem bei Prozessen, die sehr häufig ausgeführt werden. 

45. Backup

Stellen Sie sicher, dass die vereinbarten Backup-Prozesse tatsächlich erfolgreich ausgeführt werden. Allein die Existenz eines geplanten Backup-Jobs beweist noch nicht, dass verwertbare Sicherungen vorhanden sind. 

46. Restore und Recovery

Sofern dies zum technischen Projektumfang gehört, sollte auch das Wiederherstellungsverfahren validiert werden. Eine Backup-Strategie entfaltet ihren tatsächlichen Wert erst dann, wenn das Unternehmen weiß, wie Daten und Systeme im Ernstfall wiederhergestellt werden können. 

12. User Acceptance Testing

Zu diesem Zeitpunkt wurden einzelne Funktionen möglicherweise bereits ausführlich geprüft. Beim UAT geht es jedoch um eine andere Frage: 

Können reale Mitarbeiter mit dem konfigurierten System ihre tatsächlichen Aufgaben erledigen? 

47. End-to-End-UAT

Lassen Sie repräsentative Anwender realistische Geschäftsszenarien durchführen, ohne jeden Test in eine vom Berater geführte Demonstration zu verwandeln. Im Vertrieb könnte ein solcher Prozess beispielsweise so aussehen: 

Kundenanfrage → Angebot → Auftrag → Lieferung → Rechnung → Zahlung 

Im Einkauf: 

Beschaffungsbedarf → Bestellung → Wareneingang → Lieferantenrechnung → Zahlung 

Die Anwender sollten dabei auch prüfen, ob ihnen in jeder Prozessphase die benötigten Berichte, Dokumente und Informationen zur Verfügung stehen. 

48. Fehlerbehebung und UAT-Freigabe

Jeder festgestellte Fehler sollte dokumentiert, klassifiziert und einem Verantwortlichen zugewiesen werden. Eine praktische Einstufung kann beispielsweise so aussehen:

Priorität	Beispiel	Vorgehen vor dem Go-Live
Kritisch	Zentrale Transaktion kann nicht abgeschlossen werden	Beheben
Hoch	Wesentlicher Prozess liefert ein falsches Ergebnis	Beheben
Mittel	Prozess funktioniert mit akzeptabler Übergangslösung	Fachliche Entscheidung erforderlich
Niedrig	Kosmetisches Problem oder kleiner Layoutfehler	Kann ggf. nach Go-Live behoben werden

Das Ziel besteht nicht darin, so zu tun, als würde jede ERP-Implementierung mit null offenen Punkten live gehen. Entscheidend ist vielmehr, dass offene Punkte bekannt, verstanden und bewusst akzeptiert werden – anstatt erst nach dem Go-Live von den Anwendern entdeckt zu werden.

13. Cutover und finale Go-Live-Validierung

Bei den letzten Prüfungen geht es nicht mehr nur um die Funktionsfähigkeit des Systems. Jetzt muss festgestellt werden, ob auch das Unternehmen selbst für die Umstellung bereit ist. 

49. Cutover-Plan

Der Cutover-Plan sollte eindeutig festlegen, wer welche Aufgabe zu welchem Zeitpunkt übernimmt.  Abhängig vom Projektumfang können dazu gehören: 

• Transaktionsstopp im Altsystem 

• finale Datenextraktion und Migration 

• Abstimmung der Eröffnungssalden 

• Übernahme offener Verkaufs- und Einkaufsbelege 

• Bestandsvalidierung 

• Aktivierung der Benutzer 

• Aktivierung der Integrationen 

• Backup 

• finale technische Prüfungen 

• Eskalationskontakte 

• interne Kommunikation an die Mitarbeiter 

Jede wichtige Aufgabe sollte einen Verantwortlichen und einen dokumentierten Status haben. 

50. Formale Go-/No-Go-Freigabe

An der finalen Entscheidung sollten sowohl die SAP Business One Agentur als auch die verantwortlichen Projektbeteiligten auf Kundenseite beteiligt sein. Eine praktische Frage bringt die zahlreichen technischen Details auf den Punkt:  Gibt es ein ungelöstes Problem, das das Unternehmen daran hindern könnte, einzukaufen, zu verkaufen, Waren zu empfangen, Produkte oder Dienstleistungen auszuliefern, Rechnungen zu erstellen, Zahlungen zu leisten oder einzuziehen oder verlässliche Finanzinformationen bereitzustellen? Falls die Antwort „Ja“ lautet, sollte dieser Punkt vor dem Go-Live ausdrücklich geprüft und bewertet werden. 

Welche Probleme sollten einen SAP Business One Go-Live stoppen? 

Nicht jeder Fehler hat die gleiche Bedeutung. Ein Rechtschreibfehler in einem wenig genutzten internen Bericht birgt nicht dasselbe Risiko wie eine fehlerhafte Kundenrechnung oder ein nicht abgestimmter Eröffnungssaldo.  Mögliche Go-Live-Blocker sind beispielsweise: 

• wesentliche Differenzen bei finanziellen Eröffnungssalden 

• fehlerhafte Steuerberechnungen 

• Ausfall eines geschäftskritischen Vertriebs- oder Einkaufsprozesses 

• erhebliche Bestandsabweichungen 

• unzuverlässige geschäftskritische Integrationen 

• unangemessene Zugriffsrechte auf sensible Funktionen 

• ungelöste kritische UAT-Fehler 

• fehlender oder nicht abgestimmter Cutover-Prozess 

• nicht durchführbare Wiederherstellung im Fehlerfall 

Die konkreten Kriterien sollten bereits vor dem letzten Testzyklus vereinbart werden. Andernfalls können Go-Live-Meetings schnell zu subjektiven Diskussionen darüber werden, ob ein neu entdecktes Problem „kritisch genug“ ist. 

Muss jedes offene Problem den Go-Live verzögern? 

Nicht unbedingt. Bei einer komplexen Implementierung können zum Zeitpunkt des Go-Live noch Punkte mit niedriger Priorität offen sein. Entscheidend ist die Unterscheidung zwischen einer Einschränkung und einem geschäftskritischen Fehler.  Eine kleinere Formatierungsanpassung an einem internen Dokument kann beispielsweise möglicherweise nach dem Go-Live erledigt werden. Auch ein nicht geschäftskritischer Bericht lässt sich unter Umständen während der Stabilisierungsphase fertigstellen.  Eine falsch gebuchte Rechnung, unzuverlässige Lagerbestände oder eine ausgefallene Auftragsintegration können dagegen die Betriebsfähigkeit des Unternehmens beeinträchtigen.  Die Entscheidung sollte deshalb auf geschäftlichen und finanziellen Auswirkungen, Compliance-Anforderungen, vorhandenen Workarounds und operativen Risiken beruhen – nicht lediglich auf der Anzahl der noch offenen Tickets.

Was sollten Sie vor dem Go-Live von Ihrer SAP Business One Agentur erhalten? 

Bevor die Implementierung in den Produktivbetrieb übergeht, sollte für den Kunden klar nachvollziehbar sein, was getestet wurde und welche Punkte noch offen sind.  Abhängig von Projektumfang und vereinbarter Methodik können zu den relevanten Projektunterlagen beispielsweise gehören:  ein ausgefülltes Testprotokoll, dokumentierte UAT-Ergebnisse, eine Liste offener Punkte, die Abstimmung der migrierten Daten, eine Benutzer- und Berechtigungsmatrix, der Status der Integrationen, der Cutover-Plan, Eskalationskontakte sowie die vereinbarten Supportleistungen nach dem Go-Live.  Dokumentation ist aus einem einfachen Grund wichtig:  Drei Monate später ist die Aussage „Wir haben es getestet“ wesentlich weniger hilfreich als die Information, was getestet wurde, wer den Test durchgeführt hat, welches Szenario verwendet wurde und welches Ergebnis dabei erzielt wurde.

Ein praktischer Go-/No-Go-Rahmen für SAP Business One 

Statt sich auf das allgemeine Gefühl zu verlassen, dass das Projekt „bereit“ sei, können Unternehmen die Go-Live-Bereitschaft nach Bereichen dokumentieren.

Bereich	Grün	Gelb	Rot
Finanzwesen	Abgestimmt	Kleinere erklärbare Abweichung	Wesentliche Differenz
Bestand	Validiert	Begrenzte erklärbare Abweichung	Erhebliche Differenz
Kernprozesse	Erfolgreich getestet	Workaround dokumentiert	Prozess nicht durchführbar
Integrationen	Funktionsfähig	Nicht kritisches Problem	Kritischer Datenfluss funktioniert nicht
UAT	Abgenommen	Kleinere offene Punkte	Kritische Fehler
Benutzer	Einsatzbereit	Begrenzter Schulungsbedarf	Key User können nicht arbeiten
Cutover	Verantwortliche und Zeitplan bestätigt	Kleinere offene Aufgabe	Kritische Aufgabe ohne Verantwortlichen
Recovery	Vereinbartes Verfahren validiert	Weitere Prüfung erforderlich	Kein tragfähiges Wiederherstellungsverfahren

Ein gelber Status sollte nicht automatisch „Go“ oder „No-Go“ bedeuten. Er sollte vielmehr eine dokumentierte Entscheidung über Auswirkungen, Workaround, Verantwortlichkeit und geplanten Lösungstermin auslösen.  Das ist wesentlich aussagekräftiger, als die ERP-Bereitschaft lediglich anhand eines prozentualen Projektfortschritts zu beurteilen. 

Der Go-Live ist eine Geschäftsentscheidung – nicht nur ein technischer Meilenstein 

Zwischen einem SAP Business One System, das verfügbar ist, und einem System, das bereit für den produktiven Geschäftsbetrieb ist, besteht ein erheblicher Unterschied. Genau diesen Unterschied soll das Go-Live-Testing sichtbar machen. Eine umfassende Testphase sollte nachweisen, dass Kundenaufträge zuverlässig bis zur Lieferung und Fakturierung verarbeitet werden können, Einkaufsprozesse bis zur Lieferantenzahlung funktionieren, Lagerbestände stimmen, Finanzbuchungen korrekt erfolgen, Benutzer über die richtigen Berechtigungen verfügen, Integrationen auch mit Fehlerfällen umgehen können und Mitarbeiter ihre täglichen Aufgaben im System tatsächlich erledigen können.  Genau hier geht die Aufgabe einer erfahrenen SAP Business One Agentur über die reine Installation und Konfiguration der Software hinaus. Sie sollte dabei unterstützen, reale Geschäftsprozesse in aussagekräftige Testszenarien zu übertragen, die technische Validierung zu koordinieren, den UAT zu begleiten, Fehler zu beheben und einen kontrollierten Übergang in den Produktivbetrieb vorzubereiten. Das Ziel besteht nicht darin, am Ende einfach 50 Häkchen auf einer Checkliste zu setzen. Entscheidend ist, den Go-Live mit belastbaren Nachweisen zu erreichen, dass die Prozesse, auf die das Unternehmen im täglichen Betrieb angewiesen ist, tatsächlich getestet wurden.