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Seriennummern- und Chargenverwaltung in SAP Business One: Best Practices für lückenlose Rückverfolgbarkeit

In der Fertigungs- und Distributionsbranche ist Rückverfolgbarkeit kein Luxus mehr – sie ist eine Notwendigkeit. Ob in der Lebensmittel- und Getränkeindustrie, in der Pharma-, Elektronik- oder Maschinenbranche: Die Fähigkeit, den Lebenszyklus eines Produkts vom Rohstoff bis zum Endkunden nachzuvollziehen, ist entscheidend für Qualitätssicherung, gesetzliche Anforderungen und das Vertrauen der Kunden.  SAP Business One, die leistungsstarke ERP-Lösung für kleine und mittelständische Unternehmen, bietet integrierte Werkzeuge für die Seriennummern- und Chargenverwaltung. Diese ermöglichen es Unternehmen, ihre Produkte über alle Produktions-, Lager- und Vertriebsetappen hinweg transparent zu verfolgen.  In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie Serien- und Chargenverfolgung in SAP Business One optimal konfigurieren und nutzen – mit praxisnahen Empfehlungen von Ingold Solutions GmbH, einer erfahrenen SAP-Agentur in Berlin mit umfassender Expertise in digitaler Fertigung und ERP-Prozessen.  Warum Rückverfolgbarkeit entscheidend ist  Bevor wir auf die Einrichtung eingehen, werfen wir einen Blick auf die wichtigsten Gründe für Rückverfolgbarkeit in produktions- und lagerbasierten Unternehmen: 

• Gesetzliche Vorschriften: Branchen wie Pharma, Automobil und Lebensmittel erfordern vollständige Dokumentation jeder Einheit oder Charge für Audits, Rückrufe oder Zertifizierungen. 

• Qualitätssicherung: Fehlerhafte Produkte lassen sich gezielt auf bestimmte Lieferanten oder Produktionschargen zurückführen, wodurch Schäden minimiert werden. 

• Kundenvertrauen: Rückverfolgbarkeit schafft Transparenz, Verantwortlichkeit und Sicherheit – besonders bei sicherheitskritischen oder hochwertigen Produkten. 

• Prozesseffizienz: Echtzeitdaten zu Seriennummern und Chargen vereinfachen Rückgaben, Garantieabwicklungen und Bedarfsprognosen. 

Seriennummern vs. Chargenverwaltung: Der Unterschied  SAP Business One unterscheidet zwei grundlegende Rückverfolgungsmodelle:  🔹 Seriennummernverwaltung  Jede einzelne Einheit erhält eine eindeutige Seriennummer – ideal für: 

• Elektronik und Haushaltsgeräte 

• Medizinische Geräte 

• Maschinen mit Wartungs- oder Garantiepflicht 

Mit der Serienverfolgung lassen sich einzelne Produkte vom Einkauf über die Produktion bis hin zur Auslieferung und Nachbetreuung verfolgen.  🔹 Chargenverwaltung  Wird verwendet, wenn Produkte in Losen (Chargen) produziert oder eingekauft werden. Alle Artikel einer Charge teilen dieselben Eigenschaften, z. B. Herstellungs- oder Ablaufdatum.  Geeignet für: 

• Pharmazeutische Produkte 

• Lebensmittel und Getränke 

• Chemieprodukte 

• Kosmetika 

Jede Charge erhält eine eindeutige Kennung, die auf alle Einheiten innerhalb der Charge übertragen wird.  So richten Sie Serien- und Chargenverfolgung in SAP Business One ein 

1. Verfolgung auf Artikelebene aktivieren

• Gehen Sie zu Stammdaten Artikel 

• Im Tab Bestand wählen Sie: 

• Verwaltung nach Seriennummern 

• oder Verwaltung nach Chargen 

• Definieren Sie, wann die Verfolgung greifen soll: 

• Beim Wareneingang 

• Beim Warenausgang (Verkauf, Produktion) 

• Oder bei beiden 

2. Serien-/Chargenparameter konfigurieren

Im Menü Serien-/Chargen-Nummernverwaltung: 

• Nummern automatisch generieren oder manuelle Eingabe aktivieren 

• Attribute festlegen (z. B. Herstellungsdatum, Haltbarkeit, Lagerort) 

• Benutzerdefinierte Felder (UDFs) hinzufügen – z. B. für Zertifikate oder Temperaturprotokolle 

3. Verwendung in Transaktionen

Nach Aktivierung erfordert SAP Business One die Zuweisung von Serien-/Chargennummern bei: 

• Wareneingängen 

• Produktionsbuchungen 

• Umlagerungen 

• Lieferungen 

So ist jede Bewegung vollständig nachvollziehbar.  Best Practices für Serien- und Chargenverfolgung  ✅ 1. Einheitliches Nummerierungsschema definieren  Strukturierte Codes (z. B. Artikel-Jahr-Chargen-ID) erleichtern Suche, Filterung und Berichte.  ✅ 2. Automatisierung nutzen  Automatische Generierung der Nummern vermeidet Fehler und stellt Konsistenz sicher.  ✅ 3. Qualitätssicherung integrieren  Über UDFs Testergebnisse direkt mit Serien-/Chargennummern verknüpfen – zentralisiert und prüfbar.  ✅ 4. Berichte gezielt einsetzen  SAP B1 bietet umfassende Berichte wie: 

• Chargenbewegungen 

• Seriennummernbewegungen 

• Bestandsübersicht nach Charge/Seriennummer 

Diese unterstützen bei Rückverfolgung und Rückrufmaßnahmen.  ✅ 5. Mitarbeiterschulung sicherstellen  Lagermitarbeiter und Vertrieb sollten wissen: 

• Wie man Daten korrekt erfasst 

• Warum Rückverfolgbarkeit wichtig ist 

• Wie Scanner oder mobile Geräte mit SAP B1 funktionieren 

✅ 6. Warnmeldungen konfigurieren  Das SAP-Benachrichtigungssystem informiert automatisch über: 

• Abgelaufene oder ablaufende Chargen 

• Gesperrte Bestände 

• Seriennummern mit Garantieablauf oder Servicebedarf 

Praxisbeispiel: Wie Ingold Solutions GmbH Herstellern präzise Rückverfolgung ermöglicht  Ingold Solutions GmbH, eine führende SAP-Agentur in Berlin, hat Rückverfolgbarkeitslösungen für Kunden aus Bereichen wie Pharma, Lebensmittelverpackung und Industrieproduktion erfolgreich umgesetzt.  Ein Beispiel: Ein deutsches Unternehmen im Bereich Nahrungsergänzungsmittel benötigte: 

• Lückenlose Chargenverfolgung vom Rohstoff bis zur Verpackung 

• Ablaufwarnungen 

• Zertifikatsnachweis für Audits 

Ingold Solutions passte SAP Business One wie folgt an: 

• Benutzerdefinierte Felder für Laborwerte und Zertifikate 

• Automatisierte Chargennummernvergabe direkt im Produktionsauftrag 

• Echtzeit-Barcodeerfassung im Lager 

Das Ergebnis:  ✔ 40 % schnellere Audits ✔ 100 % Nachverfolgbarkeit ✔ Verbesserte Prognose der Haltbarkeit  Ein überzeugendes Beispiel, wie eine erfahrene SAP-Agentur in Berlin aus SAP Standardfunktionen praxisnahe und rechtskonforme Lösungen schafft.  Erweiterte Funktionen: Rückverfolgbarkeit auf dem nächsten Level  SAP Business One lässt sich mit Partnerlösungen weiter ausbauen. Ingold Solutions GmbH unterstützt Sie z. B. bei: 

• Mobile WMS-Apps für Barcode-Scans unterwegs 

• IoT-/Maschinenintegration für Echtzeitdaten vom Shopfloor 

• Etikettendruck mit Serien-/Chargeninformationen 

• Dashboards für Alterung von Chargen, Rückrufe oder Fehlerraten 

FAQs: Serien- und Chargenverwaltung in SAP Business One  ❓ Kann ich später von Chargen- auf Serienverfolgung umstellen? Nein, die Verfolgungsmethode muss beim Einrichten des Artikels festgelegt werden und kann später nicht geändert werden.  ❓ Was passiert bei Lagerumlagerungen? SAP B1 verlangt auch hier die Angabe von Serien- oder Chargennummern – vollständige Rückverfolgbarkeit bleibt erhalten.  ❓ Kann ich ein Produkt gleichzeitig nach Charge und Seriennummer verfolgen? Im SAP-Standard nicht möglich. Es gibt aber Erweiterungen oder Workarounds.  ❓ Ist die Funktion in allen SAP-Versionen verfügbar? Ja, Serien- und Chargenverfolgung ist sowohl in der SQL- als auch HANA-Version von SAP Business One enthalten.  Fazit: Rückverfolgbarkeit als Wettbewerbsvorteil  Rückverfolgbarkeit ist nicht nur gesetzliche Pflicht – sie schafft Transparenz, Kontrolle und Vertrauen. SAP Business One bietet alle nötigen Funktionen. Entscheidend ist eine durchdachte Konfiguration und Umsetzung.  Mit Ingold Solutions GmbH, Ihrer erfahrenen SAP-Agentur in Berlin, richten Sie Ihre Serien- und Chargenverfolgung professionell ein – perfekt abgestimmt auf Ihre Branche, Anforderungen und Prozesse.  Bereit für vollständige Kontrolle und transparente Lieferketten? Kontaktieren Sie Ingold Solutions GmbH – Ihre kompetente SAP-Agentur in Berlin – für eine maßgeschneiderte SAP Business One-Lösung mit Fokus auf Produktion, Lager und Rückverfolgbarkeit.