WARUM SIE DIESEM LEITFADEN VERTRAUEN KÖNNEN 

Ingold Solutions ist ein in Berlin ansässiger SAP Silver Partner und Microsoft Solutions Partner, ISO-9001-zertifiziert und Mitglied der Deutsch-Indischen Handelskammer. Mit Delivery Centern in Deutschland und Indien realisieren wir SAP-Business-One-Implementierungen und -Integrationen für Unternehmen aus elf verschiedenen Branchen.  Dieser Leitfaden wurde von unserem SAP-Business-One-Beratungsteam erstellt und wird kontinuierlich aktualisiert. Er berücksichtigt die aktuelle SAP-Dokumentation zu FP 2602 sowie den zum Zeitpunkt der Veröffentlichung geltenden regulatorischen Stand in Deutschland, Polen und der Europäischen Union. 

Was ist E-Invoicing? 

Unter E-Invoicing beziehungsweise elektronischer Rechnungsstellung versteht man die Ausstellung und den Empfang von Rechnungen in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datenformat – in der Regel XML – anstelle einer PDF-Datei, eines gescannten Dokuments oder einer Papierrechnung.  Ein wesentlicher Unterschied, der bei der Einführung verpflichtender E-Rechnungen häufig für Missverständnisse sorgt: Eine PDF Rechnung gilt nach den meisten aktuellen gesetzlichen Definitionen nicht automatisch als E-Rechnung – unabhängig davon, wie professionell sie gestaltet ist.  Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten Format vorliegen, das es dem empfangenden System ermöglicht, die Rechnungsdaten automatisch auszulesen, zu validieren und weiterzuverarbeiten, ohne dass Informationen manuell aus einem visuellen Dokument übertragen werden müssen.  Die strukturierten Daten orientieren sich in Europa typischerweise an der Norm EN 16931, ergänzt um länderspezifische Ausprägungen. Dazu gehören beispielsweise XRechnung in Deutschland, das im polnischen KSeF verwendete FA(3)-Schema sowie verschiedene Peppol-BIS-Formate innerhalb des Peppol-Netzwerks. Hybride Formate wie ZUGFeRD kombinieren beide Ansätze: Sie integrieren strukturierte XML-Daten in eine für Menschen lesbare PDF Datei und ermöglichen dadurch sowohl die visuelle Nutzung als auch die automatisierte Verarbeitung durch IT-Systeme.

Warum E-Invoicing zunehmend zu einem ERP-Thema wird 

E-Invoicing war lange Zeit vor allem ein Thema für Kreditorenbuchhaltung und Tax Compliance. Elektronische Rechnungen wurden häufig über separate Portale oder zusätzliche Softwarelösungen verarbeitet.  Das ändert sich zunehmend. Die für eine E-Rechnung benötigten Quelldaten – beispielsweise rechtliche Unternehmensdaten des Kunden, Umsatzsteuer-Identifikationsnummern, Steuerkennzeichen auf Positionsebene, Währung und Zahlungsbedingungen – sind bereits im ERP-System vorhanden und Bestandteil der jeweiligen Verkaufs- oder Einkaufsbelege.  Da Deutschland, Polen und zahlreiche weitere Länder schrittweise von freiwilliger zu verpflichtender strukturierter Rechnungsstellung übergehen, lautet die entscheidende Frage für viele mittelständische Unternehmen nicht mehr: 

„Sollten wir E-Invoicing einführen?“ 

Sondern vielmehr: 

„Wie kann unser ERP-System diese Dokumente automatisch erzeugen, validieren und übermitteln, ohne dass daraus ein manueller Engpass entsteht?“ 

Für Unternehmen, die SAP Business One einsetzen, wird E-Invoicing damit zu einem festen Bestandteil der ERP-Projektplanung und sollte nicht erst nachträglich als isolierte Initiative der Finanzabteilung ergänzt werden. 

Wie SAP Business One elektronische Dokumente verarbeitet 

SAP Business One verarbeitet elektronische Dokumente über das sogenannte eDocument Framework. Dabei wird ein in SAP Business One erstellter Verkaufs- oder Einkaufsbeleg in das strukturierte Format umgewandelt, das für das jeweilige Land oder Netzwerk erforderlich ist. Anschließend wird das Dokument über den vorgesehenen Kommunikationskanal zur Übermittlung, Validierung und Empfangsbestätigung weitergeleitet. Gemäß der aktuellen Dokumentation zu SAP Business One 10.0 FP 2602 kann der Web Client elektronische Dokumente sowohl über ein generisches eDocument-Protokoll als auch über das Peppol-Protokoll erzeugen. Damit steht die Erstellung strukturierter Dokumente nicht mehr ausschließlich im klassischen SAP Business One Client zur Verfügung, sondern auch im browserbasierten Web Client, den zunehmend mehr Anwender für ihre täglichen Geschäftsprozesse nutzen.  In der Praxis ist dies insbesondere für hybride Arbeitsmodelle und dezentral organisierte Finanzteams relevant: E-Invoicing ist nicht mehr zwingend an einen lokal installierten Desktop Client gebunden. 

SAP Business One und Peppol 

Peppol – Pan-European Public Procurement Online – ist ein Netzwerk und Standard für den elektronischen Dokumentenaustausch. Ursprünglich wurde Peppol für die öffentliche Beschaffung in Europa entwickelt. Inzwischen wird das Netzwerk jedoch weit über den öffentlichen Sektor und Europa hinaus eingesetzt. Das Netzwerk umfasst heute zahlreiche europäische Länder sowie unter anderem Australien, Neuseeland, Singapur, Japan, Kanada und Teilnehmer in den USA.  Peppol basiert auf dem sogenannten Vier-Ecken-Modell:

1. Das ERP-System des Absenders erstellt das Dokument.  

1. Der Access Point des Absenders übernimmt das Dokument.  

1. Das Peppol-Netzwerk leitet es an den Access Point des Empfängers weiter.  

1. Der Access Point des Empfängers stellt das Dokument dem Zielsystem bereit.  

Der praktische Vorteil für Unternehmen liegt im Prinzip „Connect once, connect to all“: Eine einzige Access-Point-Anbindung ermöglicht die Kommunikation mit anderen bereits angeschlossenen Peppol-Teilnehmern. Separate Integrationen für jeden einzelnen Geschäftspartner sind damit grundsätzlich nicht erforderlich. SAP Business One lässt sich über SAP Document and Reporting Compliance, Cloud Edition, mit Peppol integrieren. Der Electronic Document Service (EDS) übernimmt dabei die Kommunikation und Verarbeitung. Ein webbasiertes Dashboard ermöglicht die Überwachung des Dokumentenstatus. Die Einrichtung umfasst unter anderem die Konfiguration der entsprechenden EDS-Connectoren sowie der Kommunikation über das Integration Framework von SAP Business One. Dabei ist zu berücksichtigen, dass Peppol-spezifische Funktionen von den jeweiligen SAP-Business-One-Lokalisierungen abhängen und nicht in jedem Markt identisch zur Verfügung stehen. 

E-Invoicing im SAP Business One Web Client 

Die wachsende Bedeutung des Web Clients in FP 2602 gehört zu den praktisch relevanten Entwicklungen für Finanzabteilungen. Elektronische Dokumente können über das generische eDoc-Protokoll oder über Peppol direkt im Web Client erzeugt werden. Dadurch können Rechnungsstellung, Dokumentenerzeugung und die Nachverfolgung der Übermittlung zunehmend browserbasiert durchgeführt werden, ohne für diesen Prozess zwingend zum klassischen Client wechseln zu müssen.  Für Unternehmen mit dezentralen oder hybriden Finanzteams bietet dies erhebliche Vorteile. Ein Mitarbeiter im Homeoffice oder ein Unternehmen, das SAP Business One HANA über den Web Client nutzt, kann konforme elektronische Dokumente erstellen und übermitteln, ohne dafür einen lokal installierten Client zu benötigen. 

Workflow von der Rechnungserstellung bis zur Übermittlung 

Der Prozess von einem abgeschlossenen Verkaufsbeleg bis zur übermittelten elektronischen Rechnung umfasst typischerweise mehrere Schritte: 

• Belegerstellung: Eine Ausgangsrechnung beziehungsweise ein entsprechender Verkaufsbeleg wird wie gewohnt in SAP Business One erstellt.  

• eDocument-Erzeugung: SAP Business One konvertiert den Beleg in das erforderliche strukturierte Format, beispielsweise XRechnung, FA(3), Peppol BIS oder ein anderes lokales Schema.  

• Validierung: Das erzeugte Dokument wird gegen das jeweilige Schema und die geltenden Geschäftsregeln geprüft.  

• Übermittlung: Das validierte Dokument wird über den vorgesehenen Kanal versendet – beispielsweise über einen Peppol Access Point, eine nationale Plattform wie KSeF oder direkt an den Empfänger.  

• Statusüberwachung: Das eDocument Cockpit oder eine vergleichbare Monitoring-Lösung zeigt an, ob ein Dokument angenommen, abgelehnt oder erfolgreich zugestellt wurde.  

• Archivierung: Das strukturierte Originaldokument wird entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen archiviert, die in verschiedenen Rechtsordnungen acht Jahre oder länger betragen können.  

Jeder dieser Prozessschritte kann unabhängig von den anderen fehlschlagen. Ein Dokument kann beispielsweise korrekt erzeugt werden, aber die Schema-Validierung nicht bestehen. Ebenso kann ein erfolgreich validiertes Dokument bei der Übermittlung an den Access Point des Empfängers scheitern.  Deshalb ist eine transparente Statusüberwachung über den gesamten Prozess hinweg entscheidend. Für Finanzteams reicht eine einfache Unterscheidung zwischen „gesendet“ und „nicht gesendet“ in der Praxis nicht aus. 

Eingehende und ausgehende E-Rechnungen 

Eingehende und ausgehende E-Rechnungen sollten als zwei eigenständige Prozesse betrachtet werden. Anforderungen, Fristen und Systemverhalten unterscheiden sich teilweise erheblich.  Dies ist insbesondere deshalb relevant, weil einige aktuelle gesetzliche Vorgaben – darunter die deutschen Regelungen –Unternehmen bereits zum Empfang strukturierter Rechnungen verpflichten, bevor eine allgemeine Verpflichtung zur Ausstellung solcher Rechnungen greift.

Ausgehende E-Rechnungen 

SAP Business One erzeugt aus einem Verkaufsbeleg ein strukturiertes Dokument, validiert dieses gegen das relevante Schema und übermittelt es anschließend über den vorgesehenen Kanal.  Dieser Prozess muss spätestens dann vollständig eingerichtet sein, wenn für das jeweilige Unternehmen eine gesetzliche Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen in Kraft tritt. 

Eingehende E-Rechnungen 

Eine strukturierte Lieferantenrechnung muss empfangen, validiert und möglichst automatisch dem entsprechenden Einkaufsbeleg zugeordnet werden. Gerade hier kann eine gut implementierte E-Invoicing-Lösung neben der Compliance erhebliche Effizienzvorteile in der Kreditorenbuchhaltung schaffen. Bei einer entsprechend konfigurierten Verarbeitung können Einkaufsbelege automatisch mit den strukturierten Rechnungsdaten befüllt werden, anstatt diese trotz vorhandener maschinenlesbarer Daten manuell erfassen zu müssen. 

Deutschland 

Die deutsche E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich basiert auf dem Wachstumschancengesetz, dem der Bundesrat im März 2024 zugestimmt hat. Die Einführung erfolgt stufenweise.

Datum	Anforderung
Ab 1. Januar 2025	Alle inländischen Unternehmen müssen strukturierte E-Rechnungen für inländische B2B-Umsätze empfangen können. Für diese Empfangspflicht gilt keine Umsatzgrenze.
Bis 31. Dezember 2026	Lieferanten dürfen weiterhin Papierrechnungen oder andere elektronische Formate wie einfache PDF-Rechnungen verwenden, sofern die entsprechenden Voraussetzungen erfüllt sind.
Ab 1. Januar 2027	Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro müssen für inländische B2B-Umsätze strukturierte E-Rechnungen ausstellen.
Ab 1. Januar 2028	Die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen wird grundsätzlich auf alle Unternehmen ausgeweitet, unabhängig vom Umsatz.

Akzeptiert werden Formate, die den Anforderungen der EN 16931 entsprechen. Dazu gehören insbesondere XRechnung und ZUGFeRD in den entsprechenden zulässigen Versionen und Profilen sowie Peppol BIS 3.0. Deutschland verfolgt dabei bewusst einen dezentralen Ansatz. Für B2B-Rechnungen gibt es keine zentrale staatliche Clearance Plattform. Stattdessen können strukturierte Rechnungen beispielsweise per E-Mail, Peppol, EDI oder API zwischen den Geschäftspartnern ausgetauscht werden.  Damit unterscheidet sich die deutsche Architektur deutlich von zentralisierten Clearance-Modellen wie in Polen oder Italien.  Für SAP-Business-One-Kunden mit einem Umsatz oberhalb der 800.000-Euro-Grenze ist insbesondere der 1. Januar 2027 relevant. Die Verpflichtung zum Empfang von E-Rechnungen besteht jedoch bereits. Damit sind die eDocument- und Peppol-Funktionen von SAP Business One schon heute für deutsche Unternehmen von Bedeutung. Polen  Polen verfolgt einen grundlegend anderen Ansatz als Deutschland.  KSeF (Krajowy System e-Faktur) ist eine zentralisierte Clearance Plattform der polnischen Finanzverwaltung. Rechnungen werden über das staatliche System validiert und ausgestellt, anstatt ausschließlich direkt zwischen Geschäftspartnern ausgetauscht zu werden.

Datum	Anforderung
1. Februar 2026	Verpflichtend für große Steuerpflichtige mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 200 Mio. PLN
1. April 2026	Verpflichtend für alle weiteren umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen in Polen
1. Januar 2027	Verpflichtend für Kleinstunternehmer; zudem können Kassenbelege mit Käufer-NIP nicht mehr außerhalb von KSeF ausgestellt werden

Zum Zeitpunkt der Erstellung dieses Leitfadens sind sowohl die erste Phase für große Steuerpflichtige als auch die allgemeine Phase für Unternehmen bereits in Kraft.  Rechnungen werden im XML-Format FA(3) an KSeF übermittelt, dort validiert und mit einer eindeutigen KSeF-ID versehen. Erst anschließend gelten sie im Rahmen des Systems als offiziell ausgestellt.  Das polnische Finanzministerium hat bestätigt, dass bis zum Ende des Kalenderjahres 2026 keine Sanktionen verhängt werden. Dies verschafft Unternehmen praktisch zusätzliche Zeit, technische Probleme zu beheben. Es handelt sich dabei jedoch nicht um eine Verschiebung der eigentlichen gesetzlichen Fristen.  Für SAP-Business-One-Kunden mit Geschäftsaktivitäten in Polen ist die KSeF-Integration daher bereits eine aktuelle operative Anforderung. 

Grenzüberschreitende Transaktionen innerhalb der EU 

Die derzeitigen nationalen Regelungen in Deutschland und Polen betreffen grundsätzlich inländische B2B Transaktionen. Grenzüberschreitende innergemeinschaftliche Umsätze fallen aktuell nicht unter eine einheitliche EU-weite E-Rechnungspflicht.  Dies wird sich mit dem EU-Paket VAT in the Digital Age (ViDA) ändern. Ab dem 1. Juli 2030 sind verpflichtende digitale Meldungen und strukturierte elektronische Rechnungen für bestimmte grenzüberschreitende B2B-Transaktionen innerhalb der EU vorgesehen. Dabei ist eine sachliche Einordnung wichtig: 2030 ist ein konkreter regulatorischer Termin, aber keine unmittelbar bevorstehende Compliance-Frist.  Die dafür erforderliche technische Grundlage – strukturierte Rechnungsdaten, konsistente Umsatzsteuer Identifikationsnummern, saubere Stammdaten und nachvollziehbare elektronische Dokumentenprozesse – benötigt jedoch häufig mehr Vorbereitungszeit als erwartet.  Unternehmen können die aktuellen nationalen Anforderungen in Deutschland und Polen deshalb sinnvoll nutzen, um eine skalierbare E-Invoicing-Architektur aufzubauen, anstatt jede nationale Vorgabe isoliert umzusetzen und für ViDA später erneut umfangreiche Anpassungen vornehmen zu müssen. 

Integration von E-Invoicing-Plattformen von Drittanbietern 

Nicht jedes Unternehmen bildet E-Invoicing ausschließlich über die nativen eDocument- und Peppol-Funktionen von SAP ab. Teilweise kommen spezialisierte E-Invoicing- oder Tax-Compliance-Plattformen zum Einsatz – beispielsweise weil ein Anbieter bereits für andere ERP Systeme oder internationale Gesellschaften genutzt wird oder weil bestimmte nationale Anforderungen durch eine spezialisierte Lösung besser abgedeckt werden.  In diesem Fall ist entscheidend, wie zuverlässig die Belegdaten aus SAP Business One an die externe Plattform übertragen werden und wie Statusinformationen wie angenommen, abgelehnt oder zugestellt wieder zurück in SAP Business One gelangen.  Eine sauber konzipierte Integration stellt sicher, dass SAP Business One das operative führende System bleibt, während die spezialisierte Plattform die länderspezifische Validierungs- und Übermittlungslogik übernimmt. 

Häufige Probleme bei der Implementierung 

E-Invoicing als reines Finanzprojekt betrachten 

E-Invoicing betrifft nicht nur Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung, sondern auch Stammdatenqualität, Belegnummerierung, Steuerkennzeichen und ERP-Anpassungen. Werden IT und ERP-Berater nicht frühzeitig einbezogen, entstehen häufig unnötige Verzögerungen. 

Aufwand für die Stammdatenbereinigung unterschätzen 

Strukturierte E-Rechnungen verzeihen unvollständige oder inkonsistente Kunden- und Lieferantenstammdaten deutlich weniger als herkömmliche PDF-Rechnungen. Fehlende Umsatzsteuer-IDs oder inkonsistente Firmierungen können zu Validierungsfehlern führen. 

Davon ausgehen, dass eine Länderkonfiguration für alle Märkte ausreicht 

Deutschland verwendet ein dezentrales Austauschmodell, während Polen auf ein zentrales Clearance-System setzt. Unternehmen, die in beiden Ländern tätig sind, benötigen daher unterschiedliche Konfigurationen und Prozesse. 

Fehlendes Monitoring für abgelehnte oder festhängende Dokumente 

Ohne transparente Statusüberwachung können abgelehnte Rechnungen unbemerkt unbearbeitet bleiben. Das kann sowohl den Cashflow als auch die Compliance beeinträchtigen. 

Format- und Schemaänderungen nicht berücksichtigen 

E-Invoicing-Schemata entwickeln sich weiter. Eine Implementierung sollte daher von Anfang an so ausgelegt sein, dass zukünftige Schema- und Formatänderungen effizient umgesetzt werden können. 

Archivierungsanforderungen unterschätzen 

In verschiedenen Rechtsordnungen müssen strukturierte Rechnungen über viele Jahre in ihrem ursprünglichen Format aufbewahrt werden. Die Archivierung sollte deshalb bereits Bestandteil der ursprünglichen Lösungsarchitektur sein. 

Checkliste für die E-Invoicing-Implementierung mit SAP Business One 

• Prüfen, welche nationalen E-Invoicing-Vorgaben für das Unternehmen gelten und ab wann.  

• Kunden- und Lieferantenstammdaten auf Vollständigkeit prüfen, insbesondere USt-IDs, Firmierungen und Adressen.  

• Benötigte Formate festlegen, beispielsweise XRechnung, ZUGFeRD, FA(3) oder Peppol BIS.  

• Entscheiden, ob SAP-eDocument-/Peppol-Funktionen, eine Drittanbieterplattform oder eine Kombination eingesetzt werden soll.  

• eDocument-Erzeugung im Web Client beziehungsweise klassischen Client für die relevanten Belegarten konfigurieren.  

• Falls erforderlich, Peppol-Access-Point-Anbindung über SAP Document and Reporting Compliance, Cloud Edition, einrichten.  

• Monitoring-Prozess für erzeugte, validierte, übermittelte, akzeptierte und abgelehnte Dokumente definieren.  

• Prozess für den Abgleich eingehender Rechnungen mit Einkaufsbelegen definieren.  

• Sicherstellen, dass die Archivierung die jeweiligen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen erfüllt.  

• Schema-Updates als laufende Wartungsaufgabe einplanen.  

• Finanzabteilung sowie IT-/ERP-Verantwortliche von Projektbeginn an einbeziehen.  

Wie Ingold Solutions Sie bei E-Invoicing mit SAP Business One unterstützt 

Als SAP Silver Partner mit Sitz in Berlin unterstützt Ingold Solutions Unternehmen bei SAP-Business-One-Implementierungen, Integrationen und im laufenden Betrieb – in Deutschland, innerhalb der EU und auf internationalen Märkten.  Unser Team begleitet Unternehmen bei der Umsetzung regulatorischer E-Invoicing-Anforderungen: von der Analyse der tatsächlich relevanten gesetzlichen Vorgaben über die Konfiguration von eDocument- und Peppol-Funktionen in SAP Business One bis hin zur Bereinigung der erforderlichen Stammdaten sowie zur Einrichtung zuverlässiger Monitoring- und Archivierungsprozesse.  Ob Sie sich auf die deutsche Ausstellungspflicht ab 2027 vorbereiten, bereits unter die polnischen KSeF-Anforderungen fallen oder eine länderübergreifende E-Invoicing-Strategie mit Blick auf die EU-Vorgaben ab 2030 entwickeln: Eine frühzeitig sauber konzipierte SAP-Business-One-Konfiguration ist in der Regel deutlich weniger aufwendig als eine nachträgliche Anpassung unter Zeitdruck.  Kontaktieren Sie Ingold Solutions, um Ihre Anforderungen an E-Invoicing mit SAP Business One zu besprechen und zu erfahren, wie unser Team Sie bei der Umsetzung in Deutschland, der EU und darüber hinaus unterstützen kann.