Was Unternehmen tatsächlich verlieren, wenn sie SAP Business One Cloud nicht einsetzen
Die operativen und finanziellen Kosten, an veralteten Systemen festzuhalten, sind deutlich höher, als den meisten KMU bewusst ist — und sie steigen schleichend weiter an.
Stellen Sie sich einen typischen Mittwochmorgen in einem mittelständischen Großhandelsunternehmen vor. Der Vertriebsleiter muss wissen, ob ein wichtiger Auftrag bis Freitag ausgeliefert werden kann. Die Antwort erfordert die Prüfung der Lagerbestände, die in einer Excel-Tabelle gespeichert sind, welche jeden Morgen vom Lagerteam aktualisiert wird. Diese Tabelle wurde zuletzt am Dienstag aktualisiert. Gleichzeitig benötigt der Finanzleiter eine monatliche Gewinn-und-Verlust-Rechnung, deren Zusammenstellung das Buchhaltungsteam fast den gesamten Tag kostet, da die Daten manuell aus drei unterschiedlichen Systemen zusammengeführt werden müssen. Währenddessen führt der Operations Manager ein Gespräch mit einem Lieferanten, kann jedoch die Einkaufshistorie nicht abrufen, da diese in einer anderen Software auf einem separaten Server gespeichert ist.
Nichts davon ist eine akute Krise. Aber effizient ist es ebenfalls nicht. Und die Kosten dieser permanenten Reibungsverluste — manuelle Dateneingaben, Wartezeiten und Entscheidungen auf Basis veralteter Informationen — summieren sich an jedem einzelnen Arbeitstag.
Weltweit nutzen bereits über 65.000 kleine und mittelständische Unternehmen SAP Business One als zentrale ERP-Plattform. Ein wachsender Teil davon betreibt die Lösung inzwischen in der Cloud. Unternehmen, die weiterhin mit voneinander getrennten Legacy-Systemen arbeiten, sparen kein Geld. Sie bauen vielmehr schrittweise versteckte Kosten auf — in Form von verpassten Geschäftschancen, verschwendeter Arbeitszeit und vermeidbaren Fehlern.
Die Ingold Solutions GmbH, zertifizierter SAP Partner mit Sitz in Berlin, unterstützt KMU aus den Bereichen Fertigung, Großhandel, Einzelhandel, Logistik und E-Commerce bei der Einführung von SAP Business One Cloud auf Microsoft Azure. Dieser Beitrag zeigt offen und praxisnah, welchen Herausforderungen Unternehmen gegenüberstehen, wenn sie die Einführung verzögern — und was sich verändert, wenn sie den Schritt in die Cloud gehen.
Über 65.000 kleine und mittelständische Unternehmen weltweit setzen inzwischen auf SAP Business One — SAP
Das Problem mangelnder Datentransparenz, das schlechte Entscheidungen fördert Fragt man viele Geschäftsführer oder Entscheider nach der aktuellen Umsatzentwicklung, der Bruttomarge des letzten Monats oder nach schwächelnden Produktlinien, lautet die ehrliche Antwort oft: „Ich kann Ihnen die Zahlen bis heute Abend liefern.“ In einem Unternehmen mit SAP Business One Cloud dauert diese Antwort etwa dreißig Sekunden — über ein Live-Dashboard. In Unternehmen ohne Cloud-ERP muss zunächst jemand die Informationen aus verschiedenen Datenquellen zusammensuchen. Wenn Finanzwesen, Lagerverwaltung, Einkauf und Vertrieb auf separaten Systemen laufen, sind Managementinformationen meist bereits veraltet, bevor sie überhaupt beim Entscheider ankommen. Entscheidungen werden auf Basis der Zahlen der letzten Woche getroffen. Liquiditätsprognosen beruhen auf Annahmen statt auf Echtzeitdaten. Bestellungen erfolgen aus dem Bauchgefühl heraus statt auf Grundlage aktueller Nachfrageentwicklungen. In einem Unternehmen mit SAP Business One Cloud wird diese Frage innerhalb von dreißig Sekunden über ein Live-Dashboard beantwortet. Ohne Cloud-ERP muss erst jemand die Informationen zusammensuchen. Die Folgen mangelnder Transparenz sind keineswegs theoretisch. Lagerbestände werden in manchen Bereichen überhöht aufgebaut, weil niemand aktuelle Nachfrageentwicklungen erkennt. Kundenaufträge verzögern sich, weil der Vertrieb erst zu spät erfährt, dass ein Artikel nicht mehr verfügbar ist. Finanzberichte enthalten Fehler, da Zahlen aus unterschiedlichen Quellen manuell abgeglichen werden müssen. Das sind keine Ausnahmefälle — sondern Alltag in Unternehmen mit fragmentierten Systemlandschaften. SAP Business One Cloud konsolidiert all diese Prozesse in einer einzigen Umgebung. Finanzwesen, Einkauf, Lagerverwaltung, Vertrieb und Kundenmanagement greifen in Echtzeit auf dieselben Daten zu. Das Dashboard eines Geschäftsführers um 9 Uhr morgens zeigt die tatsächlichen Zahlen vom Vortag — und keine mühsam zusammengestellte Annäherung daran.Die tatsächlichen Kosten lokaler On-Premise-Infrastruktur
On-Premise-ERP-Systeme wirken auf den ersten Blick günstiger als Cloud-Lösungen — zumindest solange man ausschließlich auf die Lizenzkosten schaut. Berücksichtigt man jedoch die Gesamtkosten, verändert sich die Kalkulation erheblich. Unternehmen mit eigener Serverinfrastruktur tragen zahlreiche Kosten, die häufig unterschätzt werden:- Hardware-Erneuerungen alle drei bis fünf Jahre
- Laufender IT-Aufwand für Wartung und Patches
- Zeitintensive Software-Upgrade-Projekte
- Backup- und Disaster-Recovery-Infrastruktur
- Strom- und Kühlungskosten
- Physische Sicherheit des Serverraums
Sicherheitslücken, die heute nicht mehr akzeptabel sind
Die Cybersicherheitsrisiken veralteter ERP-Systeme sind mittlerweile gut dokumentiert. Die US-Behörde CISA (Cybersecurity and Infrastructure Security Agency) hat bereits konkrete Warnungen hinsichtlich veralteter ERP-Plattformen veröffentlicht und dabei insbesondere Schwachstellen bei Identitätsmanagement, Zugriffskontrollen und Patch-Management hervorgehoben. Für Unternehmen im europäischen Markt verschärft die DSGVO diese Problematik zusätzlich. Sensible Kundendaten, Finanzinformationen und Lieferketten-Daten in unzureichend geschützten Systemen stellen nicht nur ein technisches, sondern auch ein regulatorisches Risiko dar.72 % aller gescheiterten ERP-Projekte sind auf mangelhafte Stakeholder- und Sicherheitsmanagement-Prozesse zurückzuführen — WorldMetrics 2024
SAP Business One Cloud auf Microsoft Azure bietet Sicherheitsstandards auf Enterprise-Niveau, die viele KMU eigenständig kaum realisieren könnten. Die Infrastruktur umfasst:- Verschlüsselte Datenspeicherung
- Automatisiertes Patch-Management
- Benutzer- und Rollenverwaltung
- DDoS-Schutz
- Kontinuierliches Monitoring
- Hochverfügbarkeits- und Backup-Lösungen
Warum Wachstum Legacy-Systeme überfordert
Legacy-ERP-Systeme funktionieren meist so lange „gut genug“, bis Unternehmen wachsen. Ein Unternehmen mit dreißig Nutzern und einem kleinen lokalen ERP-System kommt oft zunächst zurecht. Doch sobald ein zweites Lager hinzukommt, neue Märkte erschlossen werden oder zusätzliche E-Commerce-Kanäle integriert werden, treten die Probleme sichtbar hervor:- Langsame Systemperformance
- Verzögerte Datenverarbeitung
- Zunehmende manuelle Workarounds
- Komplexe Integrationsprojekte
- Hohe Kosten für Individualentwicklungen
- Einfache Erweiterung der Benutzeranzahl
- Unterstützung mehrerer Standorte
- Integration zusätzlicher Systeme
- Internationale Skalierung
- Multi-Entity- und Multi-Currency-Funktionen
Lagerverwaltung und Supply Chain: Hier entstehen die größten versteckten Verluste
Kaum ein Unternehmensbereich verursacht höhere versteckte Kosten als ineffizientes Bestandsmanagement. Überbestände binden Kapital. Fehlbestände führen zu Umsatzeinbußen, Lieferverzögerungen und unzufriedenen Kunden. SAP Business One Cloud bietet leistungsstarke Funktionen für modernes Inventory Management:- Echtzeit-Lagerbestandsverfolgung über alle Lagerorte hinweg
- Automatische Nachbestellgrenzen
- Nachfrageprognosen auf Basis historischer Daten
- Landed Cost Berechnung inklusive Zoll, Fracht und Handling
- Vollständige Chargen- und Seriennummernverfolgung
Die Realität hybrider Arbeit, die Legacy-Systeme nicht mehr unterstützen können
Die Annahme, dass alle ERP-Nutzer im selben Büro arbeiten, ist längst überholt. Vertriebsteams arbeiten unterwegs. Finance Manager im Homeoffice. Lagerleiter benötigen Zugriff über mobile Geräte. Legacy-Systeme wurden dafür nie konzipiert. Die typischen Workarounds — VPN-Verbindungen, Remote-Desktop-Sitzungen oder per E-Mail versandte Excel-Dateien — sind langsam, unpraktisch und sicherheitskritisch. SAP Business One Cloud hingegen ist browserbasiert und weltweit erreichbar. Über mobile Apps können Nutzer:- Berichte abrufen
- Genehmigungen erteilen
- Bestellungen auslösen
- Geschäftsdaten in Echtzeit einsehen
Warum Ingold Solutions SAP Business One Cloud anders implementiert
SAP-Partner gibt es viele. Was Ingold Solutions unterscheidet, ist die Kombination aus technischer Tiefe, Branchenverständnis und langfristiger Verantwortung. Die Ingold Solutions GmbH ist:- ISO 9001 zertifizierter SAP Silver Partner
- ISO 27001 zertifiziert
- Microsoft Solution Partner
- Adobe Bronze Partner
- Fertigung
- Großhandel
- Einzelhandel
- Logistik
- Fashion
- E-Commerce
- Magento
- Shopify
- Shopware
- WooCommerce
Die Entscheidung, die immer wieder verschoben wird
Die meisten Unternehmen wissen längst, welche Probleme Cloud-ERP lösen würde. Dennoch wird die Entscheidung oft verschoben. Der Zeitpunkt scheint nie perfekt zu sein. Es gibt immer dringendere Projekte, ein stärkeres Quartal oder wichtigere Prioritäten. Doch die Kosten des Wartens entstehen schleichend:- Arbeitsstunden für unnötige manuelle Prozesse
- Entscheidungen auf Basis veralteter Daten
- Sicherheitsrisiken
- Wachstumsprojekte, die an der IT scheitern
Applicable for Package
Optional