SAP Business One bei Tapes & more | Ingold Solutions
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Firmengebäude der Tapes & more GmbH

SAP Business One Einführung bei Tapes & more GmbH

Von Microsoft Dynamics NAV zu einer integrierten SAP-Business-One-Plattform mit On-Premise-Betrieb, Boyum-Erweiterung.

Kunde

Tapes & more GmbH

Branche

Selbstklebetechnik, Verarbeitung und Handel

ERP-Lösung

SAP Business One

Betriebsmodell

On-Premise

Datenbankplattform

Microsoft SQL Server

Implementierungs- und Supportpartner

Ingold Solutions GmbH

Über Tapes & more GmbH

Die Tapes & more GmbH wurde 2005 gegründet und ist auf innovative Lösungen im Bereich der Selbstklebetechnik und Klebebänder spezialisiert. Das Unternehmen vereint Handel, Lagerhaltung und Logistik mit eigenen Produktions- und Verarbeitungsprozessen und bietet damit ein umfassendes Leistungsspektrum entlang der gesamten Wertschöpfungskette.

Klebebänder aus dem Sortiment der Tapes & more GmbH
Lager und Logistik bei Tapes & more

Ausgangslage und Kundenanforderung

Vor Beginn des SAP Business One-Projekts arbeitete das Unternehmen mit Microsoft Dynamics NAV als bestehendem ERP-System. Im Zuge der weiteren Digitalisierung und der zukünftigen Anforderungen an Prozesse, Integrationen, Benutzerfreundlichkeit und Erweiterbarkeit wurde eine neue ERP-Plattform evaluiert.

Tapes & more suchte dabei nicht lediglich nach einem Ersatz für das bestehende System. Ziel war vielmehr eine ERP-Lösung, die eine langfristig tragfähige Plattform für die unterschiedlichen Unternehmensbereiche bietet und gleichzeitig skalierbar genug ist, um spezifische Anforderungen des Unternehmens abzubilden.

Im Rahmen einer umfassenden Präsentation von SAP Business One analysierte Ingold Solutions gemeinsam mit dem Kunden die zentralen Anforderungen und demonstrierte, wie sich diese durch gezielte ERP-Funktionalitäten und passgenaue Lösungsansätze abbilden lassen. Dabei standen folgende Bereiche im Fokus:

Finanzwesen und Controlling

Einkauf und Lieferantenmanagement

Vertrieb und Kundenmanagement

Lager und Bestandsführung

Produktion und Stücklisten

Qualitätsprozesse

Reporting und Business Intelligence

Benutzer- und Berechtigungsmanagement

Schnittstellen und Integrationen

Datenmigration aus Navision

Erweiterungsmöglichkeiten durch Add-ons

Diese frühe Analyse bildete die Grundlage für die weitere Lösungs- und Projektplanung.

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Herausforderungen und Ziele

1. Migration von Microsoft Dynamics NAV auf SAP Business One

Eine zentrale Herausforderung war der Wechsel vom bestehenden Microsoft-Dynamics-NAV-/Navision-System auf SAP Business One.

Dabei musste nicht nur die technische Übernahme relevanter Daten betrachtet werden. Ebenso wichtig war die Frage, wie bestehende Geschäftsprozesse zukünftig innerhalb von SAP Business One strukturiert werden sollten.

Bereits während der Evaluierungsphase wurden deshalb Möglichkeiten zur Datenmigration, zum Mapping von Stammdaten und zur Übernahme bestehender Informationen analysiert.

Dazu gehörten insbesondere Themen wie:

  • Kunden- und Lieferantenstammdaten
  • Artikelstammdaten
  • weitere relevante ERP-Stammdaten
  • Datenmapping zwischen Navision und SAP Business One
  • Datenimport und Validierung
  • Vorbereitung der neuen Systemstruktur

Ziel war nicht die bloße technische Kopie der bestehenden Umgebung, sondern der kontrollierte Übergang auf eine neue ERP-Plattform.

2. Komplexe Unternehmensprozesse zwischen Handel, Lager und Verarbeitung

Die Anforderungen von Tapes & more gehen über klassische Handelsprozesse hinaus. Neben den Kernbereichen Einkauf, Vertrieb, Finanzwesen und Lagerverwaltung spielen insbesondere Produktions- und Verarbeitungsprozesse eine wichtige Rolle.

Im Rahmen der Anforderungsanalyse wurden daher auch die spezifischen operativen Abläufe des Unternehmens detailliert betrachtet. Im Fokus standen dabei insbesondere:

  • Konfektionierung und Stücklistenverwaltung
  • Fertigungsprozesse und Materialverbrauch
  • Arbeitszeiterfassung
  • Chargenverwaltung und Rückverfolgbarkeit
  • Qualitätskontrolle und Rückstellmuster
  • Freigabeprozesse

Ziel war es, sowohl die klassischen kaufmännischen Abläufe als auch die besonderen Anforderungen aus Produktion und Verarbeitung ganzheitlich zu erfassen und in einer integrierten ERP-Lösung abzubilden.

3. On-Premise-Betrieb mit administrativer Eigenständigkeit

Tapes & more entschied sich für den Betrieb von SAP Business One in der eigenen IT-Infrastruktur. Dabei standen die Integration in die bestehende Systemlandschaft, die administrative Eigenständigkeit des Kunden und klar definierte Verantwortlichkeiten im Fokus.

Lösung durch Ingold Solutions

1. End-to-End-Implementierung von SAP Business One

Nach Abschluss der Evaluierungs- und Planungsphase übernahm Ingold Solutions die SAP-Business-One-Einführung über den gesamten Projektlebenszyklus.

Der Leistungsumfang umfasste unter anderem:

  • Anforderungs- und Prozessanalyse
  • Lösungsdesign
  • technische Installation
  • SAP-Business-One-Konfiguration
  • Einrichtung der relevanten Unternehmensprozesse
  • Benutzer- und Berechtigungskonzept
  • Vorbereitung und Unterstützung der Datenmigration
  • Test und Validierung
  • Go-Live-Vorbereitung
  • Produktivsetzung
  • Stabilisierung nach dem Go-Live
  • laufenden technischen und fachlichen Support

Damit begleitete Ingold Solutions das Projekt von der ersten Produktdemonstration bis zum laufenden produktiven Betrieb.

2. Aufbau der On-Premise-Systemlandschaft

Die SAP-Business-One-Lösung wurde auf der lokalen Infrastruktur von Tapes & more eingerichtet.

Die realisierte Umgebung umfasst unter anderem:

  • SAP Business One
  • Microsoft SQL Server
  • Crystal Reports
  • System Landscape Directory
  • Data Transfer Workbench
  • Remote Support Platform
  • Integration Framework
  • Service Layer
  • SAP Business One Web Client
  • SQL-basierte Systemanbindungen

Die technische Architektur wurde so aufgebaut, dass sie sowohl den Anforderungen von SAP Business One als auch dem gewünschten Betriebsmodell des Kunden entspricht.

3. Active Directory und Single Sign-On

Ein weiterer Bestandteil der Implementierung war die Einbindung von SAP Business One in die bestehende IT-Umgebung von Tapes & more. Durch die Anbindung an Microsoft Active Directory und die Aktivierung von Single Sign-on wurde eine komfortable und zentrale Benutzeranmeldung ermöglicht.

Dadurch ließ sich SAP Business One optimal in die vorhandene IT-Infrastruktur integrieren und der Anmeldeprozess für die Anwender vereinfachen.

4. Administrative Kontrolle durch Tapes & more

Ein wesentliches Merkmal der Lösung ist der Betrieb innerhalb der kundeneigenen IT-Struktur. Dadurch kann Tapes & more administrative Aufgaben eigenständig übernehmen, während Ingold Solutions als technischer und fachlicher SAP-Partner bei spezifischen Anforderungen unterstützt.

So verbindet das Modell IT-seitige Eigenständigkeit mit spezialisiertem SAP-Business-One-Know-how.

5. Boyum B1 Usability Package

Für entsprechende Individualisierungen und Prozessoptimierungen wurde das Boyum B1 Usability Package eingesetzt und in die SAP-Business-One-Landschaft vollständig integriert.

Boyum ermöglicht es, SAP Business One gezielt an operative Anforderungen anzupassen, beispielsweise über:

  • optimierte Benutzeroberflächen
  • zusätzliche Felder und Funktionen
  • Validierungen & Automatisierungen
  • benutzerspezifische Prozesslogiken
  • angepasste Arbeitsabläufe.

Projektvorgehen

Konfektionierung von Klebebandrollen bei Tapes & more

Phase 1 – Demo und Systemevaluierung

Vorstellung von SAP Business One sowie Diskussion der bestehenden und zukünftigen Anforderungen.

Phase 2 – Prozess- und Anforderungsanalyse

Detaillierte Bewertung der relevanten Geschäftsprozesse und Definition der zukünftigen Systemarchitektur.

Phase 3 – Lösungsdesign

Festlegung der SAP-Business-One-Struktur, technischen Architektur, Benutzer- und Berechtigungskonzepte sowie erforderlicher Erweiterungen.

Phase 4 – Technische Implementierung

Installation und Konfiguration von SAP Business One und der erforderlichen Server- und Infrastrukturkomponenten.

Phase 5 – Prozesskonfiguration und Erweiterungen

Einrichtung der definierten SAP-Prozesse sowie Umsetzung der erforderlichen Boyum-Funktionalitäten.

Phase 6 – Datenmigration und Validierung

Vorbereitung der Datenübernahme aus dem bestehenden Navision-System, Datenmapping sowie Validierung der übernommenen Daten.

Phase 7 – Testing und Go-Live

Funktionale und technische Tests sowie Vorbereitung und Durchführung des produktiven Systemstarts.

Phase 8 – Support, Optimierung und Wissenstransfer

Die Zusammenarbeit zwischen Tapes & more und Ingold Solutions ist langfristig angelegt und geht über die Einführung von SAP Business One hinaus. Auch im laufenden Betrieb steht Ingold Solutions dem Unternehmen als zuverlässiger Partner zur Seite.

Beratung und Schulung bei Tapes & more

Support und Experten-Trainings nach dem Go-Live

Ein wesentlicher Bestandteil der Zusammenarbeit ist der kontinuierliche Wissenstransfer nach der Implementierung. Neben dem klassischen technischen Support stellte Ingold Solutions für Tapes & more wiederholt professionelle Experten-Trainings und Fachschulungen bereit.

Diese Trainings dienten nicht nur der grundlegenden Systembedienung. Je nach Themenbereich wurden gemeinsam mit den Anwendern und Verantwortlichen konkrete SAP-Business-One-Funktionen und operative Fragestellungen vertieft.

Der Support umfasst damit zwei Ebenen:

Technischer Support für System-, Konfigurations- und technische Fragestellungen.

Experten- und Fachtrainings für komplexere Prozessfragen, Systemoptimierungen und die Weiterentwicklung des internen SAP-Know-hows.

Dadurch wird der Kunde zunehmend in die Lage versetzt, SAP Business One eigenständig zu nutzen und bestimmte Aufgaben selbst zu administrieren, während für komplexere Anforderungen weiterhin erfahrene SAP-Spezialisten zur Verfügung stehen.

Ergebnisse und geschaffener Mehrwert

Durch das Zusammenspiel von SAP Business One, Boyum erhält Tapes & more eine ERP-Lösung, die kaufmännische Prozesse mit den spezifischen Anforderungen an Lager, Materialwirtschaft und Verarbeitung verbindet.

Durchgängige Prozesse: Einkauf, Vertrieb, Lager und Finanzwesen greifen auf eine gemeinsame Datenbasis zu. Das reduziert doppelte Datenpflege und erleichtert die Abstimmung zwischen den Unternehmensbereichen.

Mehr Transparenz in der Auftragsabwicklung: Die Verbindung kaufmännischer und operativer Prozesse verbessert die Übersicht über Aufträge, Bestände und Materialbewegungen.

Erweiterte Benutzerfreundlichkeit: Boyum ergänzt SAP Business One um zusätzliche Funktionen und individuell anpassbare Bedienabläufe.

Flexibilität für zukünftige Anforderungen: Die modulare Systemlandschaft ermöglicht es, zusätzliche Funktionen und Prozesse bei Bedarf zu integrieren.

Mit SAP Business One verfügt Tapes & more über eine starke, skalierbare ERP-Basis, die individuelle Erweiterungen ermöglicht. Der Betrieb in der eigenen IT-Infrastruktur sichert dem Unternehmen dabei ein hohes Maß an Kontrolle und Eigenständigkeit.

Zusammenarbeit als zentraler Erfolgsfaktor

Das Projekt erforderte eine besonders enge Zusammenarbeit zwischen Tapes & more und Ingold Solutions. Die Entscheidung für eine lokale SAP-Business-One-Installation mit weitreichenden administrativen Rechten beim Kunden erforderte eine klare Abstimmung der technischen Verantwortlichkeiten.

Gleichzeitig mussten mehrere Lösungsbausteine – SAP Business One, Microsoft SQL Server, Boyum sowie – innerhalb einer konsistenten Architektur berücksichtigt werden.

Der regelmäßige Austausch setzt sich auch nach dem Go-Live fort.

Fazit

Die Einführung von SAP Business One bei Tapes & more GmbH zeigt, wie der Wechsel von einem bestehenden ERP-System wie Microsoft Dynamics NAV auf eine moderne und langfristig erweiterbare SAP-Plattform strukturiert umgesetzt werden kann.

Ingold Solutions begleitete das Projekt von der Anforderungsanalyse über die Implementierung und Datenmigration bis zum Go-Live.

Durch die Kombination aus SAP Business One, Microsoft SQL Server, Active Directory und SSO, Boyum B1 Usability Package sowie entstand eine flexible ERP-Lösung, die sowohl Standardisierung als auch individuelle Prozessanforderungen unterstützt. Die Integration in die bestehende IT-Infrastruktur ermöglicht Tapes & more zugleich einen eigenständigen Betrieb und die gezielte Weiterentwicklung seiner Systemlandschaft.

Die langfristige Zusammenarbeit mit Ingold Solutions stellt sicher, dass Tapes & more auch über die Einführung hinaus bei technischen und fachlichen Fragen sowie bei der kontinuierlichen Optimierung von SAP Business One unterstützt wird.

Kontaktieren Sie uns für eine kostenlose und unverbindliche Erstberatung – unser Team meldet sich an Werktagen innerhalb von 24 Stunden bei Ihnen.

Im ersten Gespräch besprechen wir Ihre Anforderungen und Ziele und geben Ihnen konkrete Empfehlungen für die nächsten Schritte.

Nina

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