Berolina Elektronik GmbH - SAP Cloud

SAP Business One-Implementierung für die Berolina Elektronik GmbH

SAP Business One Betreuung und nachhaltige Systemstabilisierung

Projektumfang

Ganzheitliche Unterstützung der ERP- und Finanzprozesse · Begleitung des Partnerwechsels · Aktualisierung von SAP Business One · Betreuung und Einbindung von Zusatzlösungen · Anpassung und Individualisierung von Formularen · Abstimmung und Koordination der Cloud-Infrastruktur

Dieses Projekt umfasste die kontinuierliche Betreuung der bestehenden SAP-Business-One-Landschaft mit dem Ziel, die Systemstabilität zu erhöhen, Abläufe zu optimieren und den reibungslosen Betrieb im Tagesgeschäft sicherzustellen. Besonderer Fokus lag auf der strukturierten Übernahme aus einer bestehenden Betreuung, der technischen Weiterentwicklung des Systems sowie der engen Abstimmung aller systemrelevanten Komponenten innerhalb der Cloud-Umgebung.

Customer Kundenprofil

Die berolina elektronik gmbh ist in der Elektronikbranche tätig und nutzt SAP Business One als zentrales System für Unternehmenssteuerung und Finanzwesen. Mit steigenden Anforderungen im Tagesgeschäft sowie wachsenden regulatorischen Vorgaben wurde ein verlässlicher Betreuungspartner benötigt, der die Stabilität der Lösung dauerhaft sicherstellt, die Einhaltung relevanter Vorgaben unterstützt und eine zukunftssichere Weiterentwicklung ermöglicht. Ziel war es, den laufenden Betrieb abzusichern, Risiken zu minimieren und die Grundlage für nachhaltiges Wachstum zu schaffen.

Herausforderungen vor Projektstart

Vor Beginn der Betreuung von SAP Business One stand die Berolina Elektronik GmbH vor mehreren operativen und technischen Problemfeldern:

  • Unzureichende Verfügbarkeit in der Systembetreuung, was zu spürbaren Verzögerungen bei der Behebung von Störungen führte
  • Hohe Abhängigkeit von manuellen Abläufen, insbesondere im Rechnungswesen sowie bei der Dokumentenbearbeitung
  • Geringe Nachvollziehbarkeit dokumentenbasierter Prozesse und damit eingeschränkte Transparenz in den Arbeitsabläufen
  • Zunehmende Komplexität im Finanz- und Rechnungswesen, die eine engere fachliche und technische Begleitung erforderte
  • Unsicherheit im Rahmen des Partnerwechsels, verbunden mit Risiken für den stabilen laufenden Betrieb
  • Fehlende strukturierte Abstimmung mit der Cloud-Infrastruktur der Cloudiax-Umgebung, was die Fehleranalyse und Weiterentwicklung erschwerte
  • Veralteter Systemstand von SAP Business One mit wachsenden Risiken hinsichtlich Kompatibilität, Sicherheit und Wartbarkeit
  • Unvollständige bzw. nicht durchgängig umgesetzte elektronische Rechnungsstellung, wodurch die Erfüllung regulatorischer Vorgaben nicht zuverlässig gewährleistet war
  • Standardformulare ohne Abbildung interner Abläufe und ohne konsistentes Erscheinungsbild, was die Prozessqualität und die Außenwirkung beeinträchtigte
  • Bedenken hinsichtlich langfristiger Skalierbarkeit und Regelkonformität, insbesondere im Hinblick auf künftige digitale und gesetzliche Anforderungen

Diese Ausgangslage führte zu Effizienzverlusten im Tagesgeschäft und schränkte die Fähigkeit ein, Prozesse sicher zu skalieren und neue regulatorische sowie digitale Anforderungen zeitnah umzusetzen.

Projektkontext

Die Berolina Elektronik GmbH setzte SAP Business One bereits produktiv ein. Im Mittelpunkt des Vorhabens stand daher keine Neueinführung eines ERP-Systems, sondern eine betreuungsorientierte Projektarbeit mit dem Ziel, die bestehende Systemlandschaft zu stabilisieren, technisch zu modernisieren und durch kontinuierliche Optimierungen nachhaltig weiterzuentwickeln. Der Schwerpunkt lag auf einem verlässlichen Betrieb, einer verbesserten Wartbarkeit sowie der schrittweisen Anpassung an neue fachliche, digitale und regulatorische Anforderungen.

Ziele der Betreuung

Das SAP-Business-One-Betreuungsprojekt wurde mit klar definierten Zielsetzungen aufgesetzt:

Sicherstellung einer durchgängigen Verfügbarkeit und Stabilität des Systems im Tagesbetrieb

Fachkundige Unterstützung für ERP- und Finanzprozesse, inklusive schneller und nachvollziehbarer Problemlösung

Reduzierung operativer Risiken während des Wechsels des Betreuungspartners und Sicherung der Betriebsfähigkeit

Aktualisierung von SAP Business One auf einen aktuellen, unterstützten Systemstand zur Verbesserung von Sicherheit und Kompatibilität

Einführung und Begleitung digitaler Prozesserweiterungen, um manuelle Arbeitsschritte zu reduzieren und Abläufe zu beschleunigen

Erfüllung gesetzlicher Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung durch eine belastbare und prüfungssichere Umsetzung

Optimierung von Formularen und Arbeitsabläufen innerhalb von SAP Business One zur besseren Abbildung interner Prozesse und eines konsistenten Erscheinungsbildes

Etablierung einer zentralen Anlaufstelle für alle Themen rund um ERP, Schnittstellen und Cloud-Infrastruktur zur klaren Steuerung und Koordination

Leistungsumfang der SAP-Business-One-Betreuung

Laufende Betreuung von SAP Business One und Finanzwesen

Es wurde ein verlässliches, klar geregeltes Betreuungsmodell umgesetzt, das folgende Leistungen abdeckt:

  • Anwenderunterstützung im Tagesgeschäft
  • Analyse und Behebung von Störungen in ERP- und Finanzprozessen
  • Unterstützung bei Buchungen, Auswertungen sowie Monats- und Jahresabschlussarbeiten
  • Ursachenanalyse von Fehlermeldungen und Ableitung von Optimierungen
  • Überwachung von Systemleistung und Stabilität zur Absicherung des laufenden Betriebs
  • Beratung zu bewährten Vorgehensweisen für zentrale Geschäftsprozesse

Partnerwechsel und strukturierte Systemübernahme

Im Rahmen der Betreuung wurde der Übergang zu einem neuen Ansprechpartner sicher und ohne Betriebsunterbrechung realisiert:

  • Umfassende Systemanalyse inklusive Dokumentation der bestehenden Landschaft
  • Prüfung der aktuellen Einstellungen sowie der eingesetzten Zusatzlösungen
  • Geregelte Übernahme der Systemverantwortung und Zuständigkeiten
  • Sicherstellung des kontinuierlichen Geschäftsbetriebs während der Übergangsphase
  • Enge Abstimmung mit Cloudiax bei allen technischen Rahmenbedingungen

Aktualisierung von SAP Business One im laufenden Betrieb

Als Teil des Betreuungsprojekts erfolgte die Aktualisierung auf einen aktuellen, unterstützten Systemstand:

  • Bewertung der Aktualisierungsreife und Risikobetrachtung
  • Prüfung der Kompatibilität von Zusatzlösungen und Erweiterungen
  • Aufbau und Vorbereitung einer Testumgebung zur Validierung
  • Durchführung der Aktualisierung im Produktivsystem
  • Funktionstests, Nacharbeiten und Stabilisierung nach der Umstellung

Betreuung und Einbindung von cks.DIGITAL 4.0

Zur Optimierung und Digitalisierung von Abläufen wurden zusätzliche Funktionen eingeführt und dauerhaft begleitet:

  • Einrichtung und laufende Betreuung von cks.DIGITAL 4.0
  • Automatisierung dokumentenbasierter Arbeitsabläufe
  • Erhöhung der Transparenz über Abteilungen hinweg
  • Reduzierung manueller Bearbeitungsschritte und Senkung der Fehlerquote

Betreuung und Integration von CKS.eInvoice

Zur Erfüllung gesetzlicher Anforderungen wurde die elektronische Rechnungsstellung zuverlässig umgesetzt:

  • Einbindung von CKS.eInvoice in SAP Business One
  • Umsetzung der Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung nach deutschen und europäischen Vorgaben
  • Tests, fachliche Validierung und Unterstützung im laufenden Betrieb
  • Vorbereitung auf künftige Anpassungen durch neue gesetzliche Regelungen

Individualisierung von Formularen in SAP Business One

Im Rahmen der Betreuung wurden Formulare an interne Abläufe und Anforderungen angepasst:

  • Rechnungen
  • Lieferscheine
  • Einkaufs- und buchhalterische Belege
  • Prozessgerechte, übersichtliche und anwenderfreundliche Gestaltung

Koordination der Cloud-Umgebung mit Cloudiax

Für einen stabilen Betrieb in der Cloud wurde die technische Abstimmung eng begleitet:

  • Koordination mit Cloudiax zu Infrastruktur- und Betriebsfragen
  • Unterstützung bei Aktualisierungen sowie bei der Installation von Zusatzlösungen
  • Sicherstellung von Verfügbarkeit, Leistung und Stabilität der Systemumgebung

Ergebnisse und geschäftlicher Nutzen

Das Betreuungsprojekt rund um SAP Business One führte zu klar messbaren Verbesserungen im Betrieb und in den Abläufen:

Fazit

Dieses Betreuungsprojekt für berolina-elektronik.de verdeutlicht, wie eine strukturierte und vorausschauende Unterstützung eine bestehende ERP-Landschaft nachhaltig stärken kann. Durch die konsequente Bearbeitung der wesentlichen Herausforderungen, die Stabilisierung des laufenden Betriebs, die Aktualisierung des Systems sowie die Einbindung erforderlicher Zusatzlösungen arbeitet die Berolina Elektronik GmbH heute in einer belastbaren, regelkonformen und skalierbaren SAP-Business-One-Umgebung. Damit sind sowohl die operative Sicherheit als auch die Grundlage für weiteres Wachstum und künftige Anforderungen dauerhaft geschaffen.

Kontaktieren Sie uns für eine kostenlose und unverbindliche Erstberatung – unser Team meldet sich an Werktagen innerhalb von 24 Stunden bei Ihnen.

Im ersten Gespräch besprechen wir Ihre Anforderungen und Ziele und geben Ihnen konkrete Empfehlungen für die nächsten Schritte.

Nina

Ansprechpartner

Nina

Project Coordination

#gerneperDu

Nächstes Projekt

IndustryVerse

SAP Business One Einführung bei IndustryVerse