Digitale Archivierung für SAP Business One | Ingold Solutions
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Digitale Archivierung für SAP Business One

Archivieren Sie Dokumente, E-Mails und Dateien revisionssicher und effizient direkt in SAP Business One.

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cks.DMS – Die moderne, revisionssichere Archivierungslösung für SAP Business One

Archivieren Sie Ihre Dokumente in revisionssicherer, elektronischer Form und erfüllen Sie so die besonderen Anforderungen des Handels- und Steuerrechts. cks.DMS gewährleistet, dass jede Änderung an einem archivierten Dokument automatisch eine neue Revision erzeugt und diese zusätzlich zum ‘Original’ gespeichert wird. So ist jede Änderung Schritt für Schritt nachvollziehbar. WICHTIG: Auch mit SAP Business One erstellte Ausgangsbelege werden automatisch revisionssicher abgelegt.

Verfügbarkeit von Informationen in Ihrem Unternehmen

Dokumente erreichen oft nicht sofort die Abteilungen, die sie benötigen, und durchlaufen mehrere Stationen im Verarbeitungsprozess. Mit cks.DMS stehen die Informationen aus digital archivierten Dokumenten jederzeit und ortsunabhängig allen berechtigten Mitarbeitern zur Verfügung – schnell und effizient.

Schnelle Suche nach Dokumenten und Informationen

Mit cks.DMS können Sie Dokumente, E-Mails und Dateien direkt hinter Geschäftsvorgängen und -partnern archivieren. Über einen einfachen Rechtsklick können Sie alle zugehörigen Dokumente einsehen – sogar die archivierten Belege der jeweiligen Transaktionen. Zusätzlich ermöglicht die Volltextsuche das schnelle Auffinden von Informationen, wobei Wildcards und Operatoren wie AND und OR für präzise Ergebnisse sorgen.

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Revisionssichere digitale Archivierung von Dokumenten, E-Mails und Dateien

Digitale Archive, auch elektronische Archive genannt, bieten mehr als nur eine kostengünstige Alternative zur traditionellen Aufbewahrung von handels- und steuerrechtlich relevanten Dokumenten. Sie ermöglichen es, Informationen sicher zu speichern und diese schnell und einfach zugänglich zu machen – sofort und auch noch in vielen Jahren. Mit cks.DMS verwalten und archivieren Sie Ihre Dokumente direkt über die SAP Business One-Benutzeroberfläche und können jederzeit auf archivierte Informationen zugreifen, ohne die Anwendung zu wechseln.

Nahtlose Integration in SAP Business One

Mit cks.DMS müssen Sie sich nicht an eine neue Benutzeroberfläche gewöhnen. Das System ist vollständig in die SAP Business One-Oberfläche integriert, sodass Sie ohne Umschalten zwischen verschiedenen Anwendungen arbeiten können. Dokumente, E-Mails und Dateien werden automatisch mit den entsprechenden SAP-Belegen oder Geschäftspartnern verknüpft und archiviert. So sind alle relevanten Informationen sofort in SAP Business One verfügbar.

Digitale Archivierung für SAP Business One – cks.DMS

Revisionssichere Archivierung von Ausgangsbelegen

Ausgangsbelege wie selbst erstellte Rechnungen werden nicht automatisch revisionssicher in SAP Business One gespeichert. Mit cks.DMS können Sie diese Belege in eine unveränderbare Revision überführen und sicher archivieren. Mithilfe von cks.RUN können Sie diesen Prozess sogar nach Feierabend automatisch durchführen lassen.

Dokumente im SAP Genehmigungsverfahren übergeben

Empfänger von Genehmigungsanfragen können mit cks.DMS das archivierte Dokument einsehen und mit den Werten im geparkten SAP-Beleg abgleichen. So wird eine zusätzliche Sicherheitsebene geschaffen und der Genehmigungsprozess effizienter gestaltet.

Vereinfachtes Genehmigungsverfahren mit cks.DMS

Die Konfiguration des SAP Genehmigungsverfahrens kann zeitaufwendig sein. cks.DMS bietet eine vereinfachte Lösung, bei der Dokumente vorab zur Genehmigung weitergereicht werden. Nach der Genehmigung wird daraus automatisch der entsprechende SAP-Beleg erstellt.

Archivierung von Dokumenten zu Chargen- und Seriennummern-Vorgängen

Archivieren Sie Ihre Prüfprotokolle zusammen mit den entsprechenden Chargen- und Seriennummern in SAP Business One. So finden Sie bei Bedarf die gewünschten Dokumente sofort.

Automatische Zuordnung von wiederkehrenden Dokumenten

Versehen Sie Ihre Ausgangsbelege wie Angebote und Auftragsbestätigungen mit einem kleinen QR-Code. Importieren Sie das Dokument nach dessen Rückkehr in den cks.DIGITAL 4.0 Dokumentenmanager, wird es direkt mit dem passenden SAP-Beleg verknüpft und revisionssicher archiviert.

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Automatisierungen und Zusatzfunktionen für Ihre Belegverarbeitung

Automatisierte Erfassung von Rechnungen im PDF- oder Papierformat

Mit cks.ADC können Sie Eingangsrechnungen, Lieferscheine, Kundenbestellungen und Zahlungsavisen aus verschiedenen Formaten automatisch erfassen und per Knopfdruck vollständig ausgefüllte SAP-Belege erzeugen. So senken Sie die Kosten in der Buchhaltung und steigern die Effizienz Ihrer Prozesse.

Revisionssichere Archivierung von handels- und steuerrechtlich relevanten Dokumenten

Dokumente, die mit cks.eINVOICE automatisch erfasst werden, sind gleichzeitig auch revisionssicher archiviert. Mit cks.DMS können Sie darüber hinaus alle anderen Dokumente, E-Mails und Dateien rechtssicher archivieren und direkt in SAP Business One verfügbar machen – für eine schnelle und sichere Verarbeitung.

Automatischer Import neuer E-Rechnungen

Mit cks.RUN können Sie E-Mail-Postfächer überwachen und eingehende E-Mails einschließlich Anhänge automatisch in die Belegerfassung von cks.eINVOICE überführen. So erhalten Sie neue Eingangsrechnungen direkt per E-Mail und können diese effizient weiterverarbeiten.

Verschieben Sie E-Rechnungen direkt aus Microsoft Outlook

Mit cks.OUTLOOK können Sie E-Rechnungen, die Sie per E-Mail erhalten, direkt aus Microsoft Outlook in den Dokumentenmanager von cks.DIGITAL 4.0 übertragen – ohne die Benutzeroberfläche wechseln zu müssen. Die angehängten Fremdbelege sind sofort für die Verarbeitung mit cks.eINVOICE verfügbar.

Vollautomatisierte Belegverarbeitung

Mitarbeiter in der Buchhaltung erhalten neue Fremdbelege nur wenige Minuten nach Eingang im Unternehmen als fertig ausgefüllte geparkte Belege. Diese können schnell überprüft, verbucht und gemäß dem Genehmigungsverfahren weitergeleitet werden. Automatisieren Sie Ihre gesamte Belegverarbeitung für mehr Effizienz und weniger manuellen Aufwand.

Noch effizienter mit Erweiterungen für cks.DMS

Automatisierte Belegerfassung mit cks.ADC

  • Optimieren Sie Ihre Buchhaltungsprozesse mit cks.ADC. Unsere Lösung ermöglicht Ihnen die automatische Erstellung vollständig ausgefüllter SAP-Belege auf Knopfdruck.
  • Dank der automatisierten Belegerfassung von Fremdbelegen sparen Sie wertvolle Zeit und entlasten Ihre Buchhaltung. Reduzieren Sie die Fehlerquote erheblich im Vergleich zur manuellen Eingabe und vermeiden Sie unnötige Korrekturen.
  • Zudem können Sie Abweichungen zu Basisbelegen und Stammdaten direkt im SAP-Beleg einsehen, was eine noch präzisere und effizientere Bearbeitung ermöglicht. Verlassen Sie sich auf eine fehlerfreie und reibungslose Buchhaltung!

Effiziente Digitale Archivierung mit cks.DMS

  • Nutzen Sie die Vorteile der digitalen Archivierung mit cks.DMS und archivieren Sie Dokumente, E-Mails und Dateien in revisionssicherer Form.
  • Die moderne elektronische Archivierung stellt sicher, dass Ihre Daten nicht nur sicher, sondern auch dauerhaft und zugänglich bleiben. Verfügbar von jedem Arbeitsplatz aus, können Sie relevante Dokumente und Informationen innerhalb von Sekunden finden – schnell und effizient.
  • Maximieren Sie die Verfügbarkeit und Sicherheit Ihrer Unternehmensinformationen mit unserer innovativen Archivierungslösung.

Microsoft Outlook Add-in für cks.DIGITAL 4.0
cks.OUTLOOK

Verschieben Sie E-Mails und Anhänge direkt aus Microsoft Outlook in cks.DIGITAL 4.0, um diese sicher zu archivieren und Geschäftspartnern sowie SAP-Belegen zuzuordnen.

  • Verschieben Sie E-Mails und Anhänge mühelos, ohne die Microsoft Outlook-Oberfläche zu verlassen – direkt in Ihr Dokumentenmanagement-System.
  • Ordnen Sie E-Mails und Anhänge auf einfache Weise einem Geschäftspartner oder einem SAP-Beleg in SAP Business One zu.
  • Erkennen Sie archivierte E-Mails sofort in Microsoft Outlook, um den Überblick zu behalten und die Effizienz zu steigern.

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