Intercompany Integration mit SAP Business One
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Einführung

Die Ingold Intercompany Integration ist eine leistungsstarke Lösung zur Vereinfachung und Automatisierung von Prozessen zwischen verschiedenen Geschäftseinheiten innerhalb einer Unternehmensgruppe. Dies gilt insbesondere dann, wenn diese Einheiten SAP Business One als ERP-System (Enterprise Resource Planning) einsetzen. Diese Lösung bietet erhebliche Vorteile für Unternehmen mit mehreren Tochtergesellschaften, Niederlassungen oder Geschäftseinheiten, die ihre Aktivitäten koordinieren und Daten effizient austauschen müssen.

Intercompany-Funktionen

SAP Intercompany Integration bezieht sich auf eine Reihe von Tools und Prozessen, die zur Verwaltung und Synchronisierung von Daten und Transaktionen zwischen verschiedenen rechtlichen Einheiten innerhalb desselben Unternehmens, die SAP-Systeme verwenden, genutzt werden. In einem großen Unternehmen können verschiedene Geschäftsbereiche oder Abteilungen als separate Einheiten agieren, müssen jedoch miteinander interagieren und Transaktionen durchführen. SAP Intercompany Integration wurde entwickelt, um diese Interaktionen zu vereinfachen und zu automatisieren.

ZU DEN LIZENZKOSTEN

Liste der Intercompany-Funktionen

Artikelstammdaten-Synchronisation
(SAP B1 << B1if >> SAP B1)

Die Anlage und Aktualisierung von Artikeln in einer Datenbank führt zur Aktualisierung von Artikeln in einer anderen SAP B1-Datenbank. Dies garantiert, dass Artikelinformationen unternehmensweit konsistent und aktuell gehalten werden.

Bestellung zu Kundenauftrag
(Als geparkten Beleg speichern)
(SAP B1 << B1if >> SAP B1)

Das Anlegen einer Bestellung in einer SAP B1-Datenbank generiert automatisch einen geparkten Kundenauftrag in einer anderen SAP B1-Datenbank. Dies ermöglicht eine nahtlose und effiziente Abwicklung von Bestellprozessen zwischen den Unternehmen.

Lieferschein
(Als geparkten Beleg speichern)
(SAP B1 << B1if >> SAP B1)

Das Anlegen eines Lieferscheins in einer SAP B1-Datenbank führt zur automatischen Erstellung eines geparkten Lieferscheins in einer anderen SAP B1-Datenbank. Dies optimiert den Prozess der Warenbewegung und -annahme zwischen den verbundenen Einheiten.

Ausgangsrechnung
(Als geparkten Beleg speichern)
(SAP B1 << B1if >> SAP B1)

Die Erstellung einer Ausgangsrechnung in einer SAP B1-Datenbank führt automatisch zur Erstellung einer geparkten Eingangsrechnung in einer anderen SAP B1-Datenbank. Dies erleichtert die Finanzabwicklung und Buchhaltung zwischen den Einheiten.

Intercompany-Überwachung
(SAP B1 << B1if >> SAP B1)

Ein zentrales Tool zur Überwachung des Intercompany-Synchronisationsprozesses, das sicherstellt, dass alle Prozesse reibungslos und ohne Dateninkonsistenzen ablaufen.

DEMOTERMIN BUCHEN

Integrationspunkte

Artikelstammdaten

Die Lösung “Ingold Intercompany Integration” für SAP Business One optimiert die Synchronisation von Artikelstammdaten über verschiedene Unternehmensdatenbanken hinweg. Sie sorgt für den Abgleich wichtiger Daten, die entscheidend für einheitliche Abläufe in Lagerhaltung, Vertrieb und Einkauf über alle Unternehmenseinheiten hinweg sind. Folgende Eigenschaften werden typischerweise synchronisiert:

Artikelcode

Die eindeutige Identifikationsnummer jedes Artikels.

Artikelname

Die Beschreibung des Artikels.

Fremdsprachliche Bezeichnung

Die Artikelbezeichnung in einer anderen Sprache.

Artikelgruppe

Die Kategorisierung des Artikels.

Artikeltyp

Gibt an, ob es sich bei dem Artikel um ein Produkt, eine Dienstleistung oder einen anderen Typ handelt.

Maßeinheit

Die Standardmaßeinheit, in der der Artikel verkauft, eingekauft oder gelagert wird.

Preisgestaltung

Informationen zu Verkaufs- und Einkaufspreisen des Artikels.

Gewicht und Abmessungen

Physische Merkmale des Artikels wie Gewicht, Volumen und Größe.

Lagerdaten

Dazu gehören Informationen wie Standardlagerort, Bewertungsmethode des Lagerbestands und Lagerbestandsmengen.

Hersteller

Angaben zum Hersteller des Artikels.

Lieferantenkatalognummer

Die vom Lieferanten bereitgestellte Katalognummer für den Artikel.

Standardlieferant

Der bevorzugte Lieferant oder Anbieter für den Einkauf des Artikels.

Artikeleigenschaften

Alle 64 Artikeleigenschaften können von einer SAP Business One Datenbank in eine andere synchronisiert werden.

Barcodes

Barcode-Informationen für den Artikel.

Verkaufs- und Einkaufsinformationen

Details darüber, wie der Artikel in Verkaufs- und Einkaufsprozessen gehandhabt wird.

Benutzerdefinierte Felder

Zusätzliche Felder, die an spezifische Geschäftsanforderungen angepasst sind, einschließlich benutzerdefinierter Felder (UDFs), können von einer SAP Business One Datenbank in eine andere synchronisiert werden.

Abhängig von der Konfiguration von SAP Business One und der Intercompany Integration Solution können die synchronisierten Eigenschaften variieren. Durch die Synchronisation wird sichergestellt, dass alle betroffenen Niederlassungen oder Tochtergesellschaften des Unternehmens mit konsistenten und aktuellen Informationen über ihre Artikel arbeiten, was für eine effiziente Bestandsverwaltung, Beschaffung und Verkaufsprozesse von entscheidender Bedeutung ist.

Dokumentenaustauschzyklus

Von Einkaufsbestellung zu geparktem Kundenauftrag

Mit der Ingold Intercompany Integration Lösung in SAP Business One können Sie Ihre Prozesse über mehrere Geschäftseinheiten oder Tochtergesellschaften hinweg optimieren, indem Sie Einkaufsbestellungen in einer Unternehmensdatenbank in geparkte Kundenaufträge in einer anderen umwandeln. Nachfolgend finden Sie einen Überblick über den Prozess der Umwandlung einer Einkaufsbestellung in einen geparkten Kundenauftrag mit der Intercompany Integration von SAP Business One:

1. Initiierung der Einkaufsbestellung

Eine Einkaufsbestellung wird in der einkaufenden Gesellschaft (Tochtergesellschaft) erstellt. Diese Bestellung wird an das verkaufende Unternehmen (Hauptniederlassung) innerhalb derselben Organisation, aber in einer anderen Unternehmensdatenbank gerichtet.

2. Intercompany-Transaktion

Die Intercompany Integration Lösung erkennt diese Transaktion als eine unternehmensinterne Transaktion. Die Details der Bestellung werden automatisch von der Datenbank der Zweigniederlassung in die Datenbank der Muttergesellschaft repliziert und übertragen.

3. Erstellung des geparkten Kundenauftrags

In der Datenbank der Hauptniederlassung werden die Informationen aus der Einkaufsbestellung verwendet, um einen entsprechenden geparkten Kundenauftrag zu erstellen. Dieser geparkte Kundenauftrag enthält alle relevanten Details aus der ursprünglichen Einkaufsbestellung, wie Artikelnummern, Mengen, Preise und Lieferdaten.

4. Bearbeitung des Kundenauftrags

Der Kundenauftrag in der Hauptniederlassung wird dann in der üblichen Weise bearbeitet, was zur Lieferung von Waren oder Dienstleistungen an die Zweigniederlassung führt.

5. Synchronisation und Aktualisierungen

Um Genauigkeit und Konsistenz zu gewährleisten, werden die Daten während des gesamten Prozesses zwischen den beiden Unternehmensdatenbanken synchronisiert. Alle Aktualisierungen oder Änderungen, die auf einer Seite an einem Verkaufs- oder Einkaufsauftrag vorgenommen werden, spiegeln sich im entsprechenden Dokument in der Datenbank des anderen Unternehmens wider.

6. Dokumentenfluss und Nachverfolgbarkeit

SAP Business One ermöglicht eine vollständige Nachverfolgbarkeit von unternehmensinternen Transaktionen. Die Benutzer können den Dokumentenfluss von der Einkaufsbestellung in der Zweigniederlassung über den geparkten Kundenauftrag bis hin zum Kundenauftrag in der Hauptniederlassung verfolgen.

7. Integration und Automatisierung

Der Prozess ist weitgehend automatisiert, wodurch der Bedarf an manueller Dateneingabe reduziert und das Risiko von Fehlern minimiert wird. Eine effiziente und konsistente Abwicklung der Transaktionen zwischen den verbundenen Unternehmen ist gewährleistet.

8. Compliance und Berichterstattung

Das System stellt sicher, dass alle unternehmensinternen Transaktionen internen Richtlinien und externen Vorschriften entsprechen. Das Berichtswesen wird vereinfacht und bietet einen klaren Überblick über unternehmensinterne Transaktionen. Diese Funktion der SAP Business One Intercompany Integration Lösung steigert deutlich die betriebliche Effizienz für Unternehmen mit mehreren Tochtergesellschaften oder Zweigniederlassungen, indem sie sicherstellt, dass unternehmensinterne Transaktionen reibungslos und genau abgewickelt werden.

Lieferung zu geparktem Wareneingang

In SAP Business One ermöglicht die Ingold Intercompany Integration Lösung den Prozess der Umwandlung einer Lieferung von einer Unternehmensdatenbank in einen geparkten Wareneingang in einer anderen. Nachfolgend finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Umwandlung einer Lieferung in einen geparkten Wareneingang:

Initiierung der Lieferung

Im verkaufenden Unternehmen (Hauptniederlassung) wird ein Lieferschein basierend auf einem Kundenauftrag erstellt. Dies geschieht in der Regel, nachdem ein Kundenauftrag vom einkaufenden Unternehmen (Zweigniederlassung) erfüllt wurde. Der Lieferschein enthält Details wie Artikelnummern, Mengen, Versanddetails und Lieferdaten.

Erkennung der Intercompany-Transaktion

Die Intercompany Integration Lösung identifiziert diese Lieferung als Teil einer Intercompany-Transaktion. Die Details der Lieferung werden automatisch von der Datenbank der Muttergesellschaft in die Datenbank der Tochtergesellschaft repliziert und übertragen.

Erstellung des geparkten Wareneingangs

In der Datenbank der Zweigniederlassung werden die Informationen aus der Lieferung verwendet, um einen entsprechenden geparkten Wareneingang zu erstellen. Dieser geparkte Wareneingang spiegelt die Lieferdetails der Hauptniederlassung wider und stellt sicher, dass die empfangenen Waren genau erfasst werden.

Überprüfung und Anpassung

Der geparkte Wareneingang in der Zweigniederlassung kann überprüft und ggf. angepasst werden, um Abweichungen oder zusätzliche Details, die in der ursprünglichen Lieferung nicht erfasst wurden, zu berücksichtigen. Anpassungen können Änderungen der erhaltenen Mengen, des Zustands der Waren oder zusätzliche Versandkosten umfassen.

Finalisierung des Wareneingangs

Sobald der geparkte Wareneingang in der Zweigniederlassung überprüft und bestätigt wurde, kann er in einen endgültigen Wareneingang umgewandelt werden. Damit ist der Wareneingang im Bestandssystem der Filiale abgeschlossen.

Synchronisation und Datenpräzision

Die Daten werden kontinuierlich zwischen den Datenbanken der Zweigniederlassung und der Hauptniederlassung synchronisiert, um Genauigkeit und Konsistenz zu gewährleisten. Jede Aktualisierung oder Änderung der Lieferung oder des Wareneingangs wird im entsprechenden Dokument in der Datenbank des anderen Unternehmens widergespiegelt.

Dokumentenfluss und Nachverfolgbarkeit

Der gesamte Prozess, von der Erstellung der Lieferung in der Hauptniederlassung bis zum Wareneingang in der Zweigniederlassung, wird verfolgt und aufgezeichnet. Diese Rückverfolgbarkeit ist für die Rechnungsprüfung, die Einhaltung von Vorschriften und die effiziente Verwaltung von Transaktionen zwischen Unternehmen von entscheidender Bedeutung.

Automatisierte Verarbeitung und Effizienz

Die Automatisierung dieses Prozesses minimiert die manuelle Dateneingabe, reduziert Fehler und spart Zeit. Sie gewährleistet einen reibungslosen und effizienten Transfer von Waren und Informationen zwischen den angeschlossenen Unternehmen.

Compliance und Berichterstattung

Der Prozess stellt sicher, dass alle Transaktionen den internen Kontrollrichtlinien und externen Vorschriften entsprechen. Darüber hinaus vereinfacht er das Reporting und die Analyse von Intercompany-Transaktionen. Durch die Automatisierung der Umwandlung von Lieferungen in geparkte Wareneingänge steigert die Intercompany Integration Lösung von SAP Business One signifikant die betriebliche Effizienz für Unternehmen mit mehreren Einheiten, indem sie einen nahtlosen und präzisen Prozess für die Verwaltung von unternehmensübergreifenden Lagertransfers sicherstellt.

Von Ausgangsrechnung zu geparkter Eingangsrechnung

In SAP Business One ermöglicht die Ingold Intercompany Integration Lösung den Prozess der Umwandlung einer Ausgangsrechnung in einer Unternehmensdatenbank in eine geparkte Eingangsrechnung in einer anderen. Nachfolgend finden Sie die Vorgehensweise für die Erstellung von einer Ausgangsrechnung zu einer geparkten Eingangsrechnung:

Erstellung der Ausgangsrechnung

Im verkaufenden Unternehmen (Hauptniederlassung) wird eine Ausgangsrechnung erstellt. Diese Rechnung wird in der Regel ausgestellt, nachdem ein Verkauf an ein einkaufendes Unternehmen (Zweigniederlassung) innerhalb derselben Organisation, aber mit einer anderen Unternehmensdatenbank, getätigt wurde. Die Ausgangsrechnung enthält Details wie Produkt- oder Dienstleistungsbeschreibungen, Mengen, Preise und den fälligen Gesamtbetrag.

Erkennung der Intercompany-Transaktion

Die Intercompany Integration Lösung identifiziert diese Ausgangsrechnung als Teil einer Intercompany-Transaktion. Anschließend werden die Details der Ausgangsrechnung automatisch von der Datenbank der Hauptniederlassung in die Datenbank der Zweigniederlassung repliziert und übertragen.

Erstellung der geparkten Eingangsrechnung

Anhand der Details der Ausgangsrechnung wird in der Datenbank der Zweigniederlassung eine entsprechende geparkte Eingangsrechnung erstellt. Diese geparkte Eingangsrechnung spiegelt die Details der Ausgangsrechnung der Hauptniederlassung wider und stellt sicher, dass die einkaufende Einheit die Verbindlichkeit korrekt erfasst.

Überprüfung und Anpassung

Die in der Zweigniederlassung gespeicherte Eingangsrechnung kann überprüft und gegebenenfalls angepasst werden. Anpassungen können erforderlich sein, wenn Abweichungen, zusätzliche Kosten oder besondere Vereinbarungen zwischen Unternehmenseinheiten berücksichtigt werden müssen.

Finalisierung der Eingangsrechnung

Sobald die geparkte Eingangsrechnung in der Zweigniederlassung überprüft und bestätigt wurde, kann sie in eine endgültige Eingangsrechnung umgewandelt werden. Dadurch wird die Transaktion abgeschlossen und die Verbindlichkeit im Buchhaltungssystem der Zweigniederlassung erfasst.

Synchronisation und Datenkonsistenz

Um die Konsistenz und Genauigkeit der Daten zu gewährleisten, werden diese ständig zwischen den Datenbanken der Hauptniederlassung und der Zweigniederlassung synchronisiert. Jede Aktualisierung oder Änderung der Aus- oder Eingangsrechnung wird in das entsprechende Dokument der anderen Gesellschaft übernommen.

Dokumentenfluss und Prüfpfad

Der gesamte Prozess, von der Erstellung der Ausgangsrechnung in der Hauptniederlassung bis zur Erstellung der Eingangsrechnung in der Zweigniederlassung, wird aufgezeichnet. Dadurch wird ein klarer Prüfpfad geschaffen, der für interne Kontrollen und Compliance-Zwecke wichtig ist.

Automatisierung und Effizienz

Die Automatisierung dieses Prozesses reduziert die manuelle Dateneingabe, minimiert Fehler und erhöht die Effizienz. Sie gewährleistet eine genaue und zeitnahe Erfassung von Intercompany-Transaktionen.

Compliance und Berichterstattung

Der Prozess unterstützt die Einhaltung interner Richtlinien und externer regulatorischer Anforderungen. Er vereinfacht die Konsolidierung von Finanzberichten und das Berichtswesen für das gesamte Unternehmen. Durch die Automatisierung der Umwandlung von Ausgangsrechnungen in geparkte Eingangsrechnungen erleichtert die Intercompany Integration Lösung von SAP Business One das effiziente und genaue Finanzmanagement über verschiedene Zweigniederlassungen oder Tochtergesellschaften hinweg und stellt sicher, dass Intercompany-Abrechnungen nahtlos verarbeitet werden.

Intercompany-Überwachung

In SAP Business One mit der Ingold Intercompany Integration Lösung spielt die Funktion der Intercompany-Überwachung eine entscheidende Rolle bei der Überwachung und Verwaltung sowohl von Intercompany-Transaktionen als auch der Synchronisation von Artikelstammdaten. Dieses Tool wurde entwickelt, um die Konsistenz, Genauigkeit und Aktualität der Daten über die verbundenen Unternehmen hinweg zu gewährleisten. Die wichtigsten Aspekte der Intercompany-Überwachung in diesem Zusammenhang sind:

1. Überwachung von Intercompany-Transaktionen

Mit der unternehmensübergreifenden Überwachung können Sie den Status verschiedener unternehmensübergreifender Transaktionen wie Ausgangsrechnungen, Eingangsrechnungen, Bestellungen, Kundenaufträge, Lieferungen, Wareneingangsbestellungen usw. verfolgen. Sie bietet einen Überblick über den Lebenszyklus jeder Transaktion, von der Initiierung bis zum Abschluss, über verschiedene Unternehmensdatenbanken hinweg.

2. Synchronisation von Artikelstammdaten

Das Tool überwacht auch die Synchronisierung von Artikelstammdaten zwischen verschiedenen Unternehmen. Dazu gehören Details wie Artikelbeschreibungen, Preise, Maßeinheiten und andere Schlüsselattribute. Es stellt sicher, dass Änderungen an den Artikelstammdaten in einem Unternehmen genau und zeitnah in den anderen verbundenen Unternehmen widergespiegelt werden.

3. Fehlerbehandlung und Warnmeldungen

Die unternehmensübergreifende Überwachung kann Synchronisationsprobleme oder Fehler bei unternehmensübergreifenden Transaktionen erkennen und die Benutzer darüber informieren. Dies hilft, Unstimmigkeiten oder Probleme sofort zu beheben und die Datenintegrität im gesamten Unternehmensnetzwerk aufrechtzuerhalten.

4. Berichterstattung und Analyse

Das Monitoring-Tool stellt Berichte und Analysewerkzeuge zur Verfügung, um den Fluss der unternehmensübergreifenden Transaktionen und den Status der Datensynchronisation zu überprüfen. Dies ist für die Rechnungsprüfung, die Einhaltung von Vorschriften und fundierte Geschäftsentscheidungen von entscheidender Bedeutung.

5. Datenkonsistenz und -validierung

Zur Sicherstellung der Datenkonsistenz zwischen den vernetzten Datenbanken werden regelmäßige Überprüfungen und Validierungen durchgeführt. Dazu gehört auch die Überprüfung der Übereinstimmung der Transaktionsdaten in den entsprechenden Dokumenten zwischen den Unternehmen.

6. Benachrichtigungen und Workflow-Management für Benutzer

Benutzer können Benachrichtigungen über ausstehende Aktionen, erforderliche Genehmigungen oder Probleme, die Aufmerksamkeit benötigen, erhalten. Dies unterstützt ein effizientes Workflow-Management für unternehmensübergreifende Prozesse.

7. Anpassung und Konfiguration

Die Intercom-Überwachung kann auf der Grundlage spezifischer betrieblicher Anforderungen angepasst und konfiguriert werden, wie z. B. die Festlegung spezifischer Synchronisierungsintervalle oder die Definition von Alarmbedingungen.

8. Integration mit Kernprozessen

Das Tool ist in die Kernprozesse von SAP Business One integriert, um sicherzustellen, dass die unternehmensübergreifenden Aktivitäten mit den gesamten Geschäftsprozessen abgestimmt sind.

9. Verbesserte Zusammenarbeit

Es fördert die Zusammenarbeit und Koordination zwischen verschiedenen Einheiten innerhalb einer Organisation, indem es eine transparente Sicht auf unternehmensübergreifende Transaktionen und Datensynchronisation bietet.

10. Skalierbarkeit und Anpassungsfähigkeit

Das Überwachungssystem ist skalierbar und anpassungsfähig, um das Wachstum des Unternehmens und Änderungen in der Organisationsstruktur zu unterstützen.

Zusammengefasst ist das Intercompany Monitoring in SAP Business One ein umfassendes Tool, das die ordnungsgemäße Abwicklung von Intercompany-Transaktionen und die Synchronisation von Artikelstammdaten gewährleistet.